PROPÓSITO – ADAPTARSE A UN NUEVO PUESTO DE TRABAJO

En esta época del año se suelen dar cambios en las empresas. Es posible verse en la situación de pérdida de algún miembro del equipo por vacaciones, cambio de empresa o incluso por alguna enfermedad común.

Esto puede traer consigo un aumento de las áreas de responsabilidad de ciertos miembros del equipo en la empresa. Si además lo unimos a posibles picos de demanda, puede provocar una situación difícil de manejar.

Suponer que controlarás las tareas y áreas de responsabilidad de un nuevo puesto en un breve espacio de tiempo te puede llevar por el camino de la frustración, ansiedad y estrés.

Toda nueva tarea necesita de un tiempo de adaptación. Entonces, una o varias áreas de responsabilidad necesitarán mucho más para llegar a controlar el 100% de las tareas que las componen.

Dependiendo de la especialización del puesto a cubrir, este factor es algo que se debe tener en cuenta, ya sean semanas o meses.

Si te encuentras o te sueles encontrar en esta situación y asumes frecuentemente la carga de trabajo del miembro del equipo ausente, porque la dimensión y/o organización de tu empresa lo requiere, este es tu artículo.

Hoy te traigo un completo documento donde te presento los factores más importantes a tener en cuenta a la hora de asumir y adaptarse a un nuevo puesto de trabajo y sus responsabilidades.

Además te presentaré 10 estrategias para adaptarte de la mejor manera a las responsabilidades de un nuevo puesto de trabajo.

Vamos al lío…


FACTORES A TENER EN CUENTA

Antes de proporcionarte los recursos necesarios para afrontar un reto de esta magnitud me gustaría presentarte aquellos factores sobre los que debes tomar conciencia a la hora de asumir una carga de trabajo o responsabilidad determinada de parte de un miembro de tu equipo.

¿Durante cuánto tiempo se va a dar la ausencia?

¿Es una baja temporal por vacaciones o enfermedad? o ¿es una ausencia por baja definitiva de la empresa?

En el primer caso podrás establecer unos tiempos más o menos aproximados de cobertura.

En el segundo, no solo no tendrás una previsión, sino que te tocará currar para conseguir un sustituto de garantías para el puesto y enseñarle el funcionamiento de sus nuevas áreas de responsabilidad.

¿Tienes experiencia previa en este nuevo puesto de trabajo?

Quizás en otra ocasión ya has actuado en este rol y solo tengas la necesidad de tomar cierto rodaje antes de controlar las tareas asociadas al nuevo puesto.

En caso de que debas adaptarte al nuevo puesto desde cero, pregúntate:

  • ¿Existe algún otro miembro del equipo que pueda asumir el cargo y tenga mayor experiencia?
  • ¿Cuáles de las nuevas tareas pueden ser subcontratadas?

¿Te sientes motivado con tus nuevas áreas de responsabilidad?

Hacer algo que no te motive nada puede ser contraproducente no solo para ti, sino para tu propia empresa. Puede mermar la calidad del trabajo que realices, consiguiendo que los clientes o jefes queden insatisfechos con los resultados.

¿Tienes los recursos suficientes para asumir tus nuevas tareas?

Puede que ahora que te toca a ti asumir la responsabilidad de este nuevo rol, te des cuenta de que son necesarios más recursos o herramientas o simplemente renovarlos.

¿Cuántos proyectos en marcha debes asumir?

Tomando el ejemplo de la rama informática, cada maestrillo tiene su librillo. Si un desarrollador ha empezado un código, difícilmente podrá continuarlo otra persona a no ser que lo haya organizado y pormenorizado su funcionamiento con todo lujo de detalles.

Aún en este último caso, la persona que asuma el proyecto tendrá otra forma totalmente distinta de desarrollar por lo que, para llegar al resultado esperado, costará bastante más que si lo hiciera el primer creador.

Conclusión, mientras menos proyectos en marcha tengas que asumir, más fácil será adaptarte al nuevo puesto de trabajo y más llevadero será el tiempo que tengas que asumir estas funciones.

¿Qué nivel de ansiedad me provocará esta situación?

Relacionado con todos los puntos anteriores. A mayor cantidad de interrogantes y puntos negativos sumes, mayor será el nivel de ansiedad que provocará en ti la adaptación al nuevo puesto de trabajo.

¿Qué puedes aprender de esta experiencia?

Ahora que estás metido hasta arriba en el barro quizás no lo veas, pero te aseguro que de esta experiencia vas a aprender y mucho. No te quedes con lo malo.

Busca un aprendizaje en cada proyecto en el que te embarques.

  • Nuevos conocimientos dentro de tu empresa
  • Revisión y validación/mejora del puesto de trabajo
  • Aumento de la autoestima, por conseguir sacar el trabajo adelante

ESTRATEGIAS PARA ADAPTARTE A LAS RESPONSABILIDADES DE UN PUESTO DE TRABAJO

Ahora que sabes los factores que debes tomar en consideración a la hora de asumir nuevas responsabilidades dentro de tu empresa, voy a presentarte 10 estrategias para saber cómo adaptarte a un nuevo puesto de trabajo.

Establece una fecha fin prevista para la situación

Siempre debes establecer una previsión de resolución de la situación. De lo contrario al cabo de un tiempo soportando esa mayor carga de trabajo caerás en la desmotivación y ansiedad. Uno de tus objetivos primordiales debe ser evitar llegar al Síndrome del Burnout.

Detalla el propósito y los objetivos que tiene el área de responsabilidad de la que te encargarás

La clave de la productividad personal, tener bien claro el para qué haces lo que haces. Ni se te ocurra saltarte este paso o es muy probable que termines priorizando las tareas equivocadas cada día.

Establece un propósito y objetivos hasta la fecha fin prevista que te permitan fijar sin lugar a dudas las prioridades en tus planes de acción semanales y diarios.

Detalla todas tareas que realiza la persona a la que sustituyes cada día

Para ello puedes utilizar listas de control con las que dejar lo más claro posible las tareas a realizar en cada cometido.

Una vez hayas llevado todas las acciones diarias al papel, revisa nuevamente las prioridades que has establecido previamente y valídalas o redefínelas para obtener el mejor resultado.

Con estas listas puedes crear guías y procedimientos futuros con los que evitar pérdidas de tiempo a la hora de explicar las tareas a otra persona. Incluso para refrescarte las tareas a ti mismo.

Adapta tus hábitos a tus nuevas responsabilidades

¿Trabajas por bloques de tiempo para facilitar tu enfoque? Ajusta tus bloques de tiempo a tus nuevas responsabilidades en su conjunto y distribúyelos en función de las prioridades que hayas establecido.

No olvides los hábitos de descanso y el cuidado de tu Equilibrio P/CP. Hay que mantener la máquina engrasada para poder seguir produciendo a tope.

Evita juzgar el trabajo previo realizado por la anterior persona

Si la persona anterior lo hace de una manera, tendrá un porqué, no vayas de lumbreras.

Testea tus propios métodos, pero siempre después de haber probado el método utilizado por la anterior persona.

A continuación, visualiza aquello que pueda estar alterando el buen funcionamiento del área e intenta buscar una sencilla solución. A veces es más fácil ver problemas desde fuera y no estamos viciados.

Pon todas tus ganas en lo que haces

Si quieres que la empresa funcione bien, procura no dejar de lado esta área o tendrás una pata cojeando en tu oficina.

Eso sí, no gastes todas tus reservas de energía o terminarás agotado en poco tiempo. Distribuye adecuadamente tus horas de trabajo para terminar la jornada con fuerzas para disfrutar del día.

Pide feedback

Pon a prueba tu forma de trabajo con los miembros más cercanos a esa área. Aquellos que más interactúan usualmente con ella.

Pregunta:

  • ¿La calidad del trabajo es suficiente?
  • ¿En qué creen que puedes mejorar?
  • ¿Cómo creen que puedes mejorar estos factores?

Si tienes dudas sobre la ejecución de tareas no vaciles en preguntarles sobre cómo resolverlas, pero sin llegar a interrumpir su trabajo continuamente.

Si puedes continuar sin resolver una duda, hazlo y reúne la mayor cantidad para preguntarlas de una vez.

Por último, hazte tu propia lista de control con la resolución de aquellas tareas que no tengas procedimentadas. Con el tiempo irás interiorizando estas acciones y quizás ya no la necesites como guía.

Cárgate de paciencia

Debes tener en cuenta que, como te dije antes, la adaptación lleva su tiempo y no conseguirás realizar un trabajo especializado en un breve espacio de tiempo con soltura.

Es muy probable que tengas que bajar en cierta medida la calidad del trabajo en alguna otra área o posponer ciertos proyectos menos relevantes. Aquí es importante que realices un análisis de tus nuevas prioridades.

Sea como fuere, mantener una actitud positiva siempre te ayudará a sobrellevar la nueva carga de trabajo.

No intentes llegar a todo, sé realista

Si no puedes con todo, asúmelo. Quizás es hora de pensar en contratar a alguien o subcontratar una tarea en concreto.

En el capítulo 1 de Conversaciones Emocionales de David Carulla puedes encontrar qué sucede en un equipo de trabajo cuyo jefe carga de tareas por una ausencia.

Revisa a conciencia – Analiza la experiencia

En este caso se hace más imprescindible que nunca la revisión y validación de tu trabajo. Los primeros pasos en un área que no controlamos suelen ser algo caóticos, más aún si no tenías prevista la ausencia.

Echa cada día la vista atrás para validar que lo que estás haciendo es aquello que te llevará por el camino más efectivo para conseguir los objetivos marcados.

Revisa y valida que los objetivos y prioridades que has establecido son los correctos, para no cometer los mismos errores en el futuro.

CONCLUSIÓN

En conclusión, si tienes que asumir responsabilidades de un nuevo puesto de trabajo dentro de tu empresa por cualquier cuestión es necesario:

  1. Tener fecha prevista de finalización
  2. Detallar propósito y objetivos del nuevo puesto
  3. Detallar tareas diarias a realizar
  4. Adaptar tus hábitos a las nuevas responsabilidades
  5. Evitar juzgar el trabajo previo
  6. Poner todas las ganas en el cometido
  7. Pedir feedback
  8. Cargarte de paciencia
  9. Ser realista
  10. Revisar y analizar la experiencia

Aplica estas estrategias y podrás facilitar el trago de adaptarte a las funciones de un nuevo puesto de trabajo dentro de tu empresa.

¿Crees que hay algún factor más a tener en cuenta? ¿Se te ocurre algún consejo más?
Estaré en los comentarios para cualquier cuestión…

Abrazo y a seguir productivos

Música del artículo: Hard Times – Landon McNamara

Yan Vispo

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Ayudo a Ingenieros a gestionar la presión inherente al actual panorama multi-proyectos mediante las 3 claves de planificación: Propósito, hábitos y estrategias.

Mi propósito es ayudarte a enfocar tu atención en las tareas adecuadas para que consigas tus objetivos con el menor de los esfuerzos y dispongas de la energía para disfrutar de lo que realmente te apasiona en la vida.