PROPÓSITO – REUNIONES EXPRESS

Hoy día dedicamos tanto tiempo a las reuniones que en ocasiones perdemos la visión de su significado y utilidad para la consecución de los objetivos de empresa y los nuestros propios.

A estas alturas, no es de extrañar que tendamos a clasificarlas como un obstáculo para poder avanzar.

Un obstáculo que nos ponen semanal, quincenal o mensualmente desde nuestra propia empresa o los clientes de ésta.

Si en estos momentos sientes que has desarrollado cierta “alergia” a las reuniones, en este artículo encontrarás una buena solución.

Me gustaría introducirte en las reuniones express. Un estilo de reunión que busca recapitular, debatir y decidir sobre un tema o proyecto en concreto en un tiempo muy reducido.

La idea principal es estar al tanto del punto en que el equipo se encuentra en un proyecto en concreto y los siguientes pasos a dar para avanzar con paso firme.

“Nada es particularmente difícil si lo divides en pequeños trabajos”. –Henry Ford

¿Qué ventajas ofrecen las reuniones express?

• Sencillez

No necesita de reservas de salas, equipos tecnológicos, ni siquiera de mobiliario. Se puede y, de hecho se recomienda hacer de pie.

• Agilidad en la ejecución

Su duración real (entre establecimiento y reunión efectiva) no será mayor de 15 minutos.

• Creatividad

Disponer de un tiempo limitado y reducido hará que el equipo se enfoque en conseguir resultados y fluyan las ideas con mayor soltura. Entonces se tomarán decisiones sin dar tanta vuelta a cada asunto.

• Flexibilidad

Si se hace de manera responsable, se pueden programar reuniones express entre miembros determinados del equipo implicados en un proyecto en concreto.

El momento para realizarlas también es flexible dependiendo de la necesidad del equipo.

• Fomenta la participación y el debate

Di adiós a los tiempos muertos por aquello de “ya lo comentaré más adelante” o porque simplemente no hay nada que decir. ¡Ahora no hay tiempo!

La oportunidad es aquí y ahora, por lo que cada miembro del equipo que acuda se verá incitado a participar por la sensación de escasez de tiempo.

• Fomenta la coordinación del equipo

Al empezar y finalizar cada jornada de trabajo con una actualización de objetivos o hitos cada miembro del equipo estará siempre al tanto de su cometido y el estado de avance del proyecto en cuestión.

Será como mirar al inicio y fin de jornada el GPS del equipo. Todos sabrán desde dónde parten y hasta dónde deben llegar.

• Detecta y soluciona bloqueos

Ayuda a plantear los bloqueos que puedan estar experimentando los miembros del equipo con respecto a una tarea en concreto y proponer soluciones sobre la marcha.

Todos conocemos el dicho de “dos cabezas piensan mejor que una”. Imagina un equipo de trabajo entero.

• Ahorra reuniones innecesarias

Al quedar revisado y validado el estado de avance de los proyectos entre los miembros del equipo solo se harán necesarias reuniones más profundas para temas, propuestas o decisiones excepcionales.

Inconvenientes, o inconveniente…

• Tiempo diario dedicado

La única desventaja que he encontrado en este tipo de reuniones es que le debes dedicar unos 15 – 30 minutos diarios (dependiendo del número de reuniones) de tu jornada laboral.

Teniendo en cuenta que ello contribuye a que todos los miembros del equipo tengan claro en cada momento lo que deben hacer y cómo lo deben hacer, creo que más que un gasto es una gran inversión de tiempo.

Ahora que ya sabes lo que es una reunión express, sus ventajas y desventajas ¿qué me dices? ¿Te atrae la idea?

¿Quieres aprender las claves para organizar y ejecutar una? Sigue leyendo…

En el artículo de hoy te voy a presentar los aspectos esenciales a tener en cuenta a la hora de organizar y ejecutar esa reunión express que lleve a tu equipo de trabajo a funcionar como una máquina casi perfecta cada jornada.

Vamos al lío…

ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LAS REUNIONES EXPRESS

Para que tu reunión express sea un éxito es necesario establezcas previamente con tu equipo unos procedimientos o pautas de ejecución con las que poder mantener la línea de la efectividad en las mismas.

Puntualidad

Si queremos que la reunión realmente sea efectiva y nos lleve a un ahorro de tiempo es imprescindible que no derrochemos tiempo esperando a ningún miembro.

El horario debe ser estricto e inamovible. Con esto evitas las esperas y la reacción en cadena de aquellos miembros que saben que siempre llega alguien tarde y se mimetizan con el más impuntual de los asistentes. En poco tiempo los minutos de espera se pueden sumar por decenas.

Se inflexible con el horario de inicio y el equipo con el tiempo se irá adaptando al procedimiento.

Duración definida

Establece no más de 15 minutos de reunión:

• 5 para saludos y presentaciones
• 10 de exposición y resolución de los temas en cuestión.

Sé realista y no te saltes esos 5 minutos iniciales, esto podría incluso alargarse en el tiempo y arruinar tu día al no tenerlos en cuenta.

Es muy importante controlar el tiempo y tener mínima flexibilidad en la duración total de la reunión express. En caso contrario, al cabo de un tiempo la podemos terminar convirtiendo en una reunión como otra cualquiera.

Establece prioridades en los temas y enfoca al equipo

Un solo tema a la vez. Es una estrategia que ya te recomendé en el artículo sobre Los 11 pilares de las reuniones, pero no está de más recordarlo.

Es lógico que nos interesen unos temas más que otros o que algunos miembros del equipo quieran llevar la reunión a su terreno.

Recuerda la importancia de mantener al equipo siempre enfocado en un tema a la vez y alertarlo cuando se desvíe del camino.

Aunque pertenezcan al equipo, evita convocar personas cuyas áreas de responsabilidad son diferentes a los temas a tratar. Se dispersarán fácilmente, con la correspondiente posibilidad de distraer al resto de los miembros del equipo.

Fuera distracciones

En tiempo de reunión, no existe nada más. Fuera teléfonos y deja claro en la oficina que ese es un momento de máxima concentración.

En 15 minutos no se va a hundir la empresa…

Fuera comodidad ¡Todos de pie!

Haz las reuniones de pie. Aquí no hay tiempo para terminar medio acostado en una silla debido al tedio de las típicas reuniones.

Lo ideal es que todo el equipo pueda mantener el contacto visual. Posicionarse formando un círculo es la mejor opción.

Prepara la reunión previamente

• Coordinador

Decidirá los temas prioritarios a tratar para poder continuar con el proyecto en marcha de la mejor manera y las personas que deben acudir a la reunión.

• Resto del equipo

Prepararán su exposición de las cuestiones que crean se deben tener en cuenta para la próxima reunión.

Establece roles

Los temas que se tratan durante la reunión deben ser los establecidos previamente. Como en cualquier tipo de reunión el coordinador es quien debe asegurar esta máxima.

Frecuencia

Debes mantener al equipo actualizado con el proyecto y las funciones correspondientes a cada miembro en cada momento. Tal cual sucede con nuestra organización personal, lo ideal es hacer una reunión/revisión al inicio y final de jornada.

CONCLUSIÓN

“Una onza de acción vale una tonelada de teoría”. – Ralph Waldo Emerson

En el mundo de las empresas hoy día gastamos demasiado tiempo encerrados en salas de reuniones teorizando y debatiendo sobre temas que la mayoría de las veces ni se llevan a la práctica.

Agilizar la recogida de datos, análisis y toma de decisiones mediante las reuniones express contribuye a pasar mayor tiempo ejecutando que planificando y/o teorizando.

No pretendamos extinguir las reuniones tan necesarias en muchos casos. Apliquémonos en reducirlas al máximo para poner nuestra atención y energía en aquello que realmente nos dará resultados.

Ejecutar nuestros planes y conseguir nuestros objetivos.

“Los desafíos hacen la vida interesante y superarlos la hace significativa”. – Joshua J. Marine

Y tú, ¿cómo lo ves? ¿Te animas a probar las reuniones express?

Abrazo y a seguir productivos

Música del artículo: The Zephyr Song – Red Hot Chili Peppers

Yan Vispo

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