PROPÓSITO – ARCHIVO DE CONSULTA

En el momento en que comenzamos a utilizar un método y crear un sistema de planificación personalizado, solemos poner nuestro foco en todo aquello que conlleva acciones relacionadas, y esto está muy bien. La acción es la clave del éxito.

El problema viene cuando comenzamos a tomar acción sin cabeza, dejando de lado o para “algún día”, aquello que nos puede servir como material de apoyo de proyectos o consulta.

La cuestión es sencilla, creemos que la acción nos llevará a una etapa más avanzada en dirección a nuestros objetivos, pero no tenemos en cuenta que…

 

toda acción que parta de una base poco sólida será una acción inefectiva. Clic para tuitear

 

Caminar en línea recta de un punto a otro parece sencillo cuando vemos el camino y tenemos una referencia; en cambio, si nos tapamos los ojos y perdemos esa referencia, en los 2 primeros pasos ya empezamos a desviarnos de una forma considerable, con lo que la probabilidad de llegar al mismo destino disminuye considerablemente.

En la frase de arriba se me pasó ponerte una palabrita:

 

La acción consciente es la clave del éxito. Clic para tuitear

 

En el artículo de hoy voy a descubrirte cómo conseguí llevar al orden mi archivo de consulta y los beneficios que me está aportando.

Vamos al lío…


EXPERIENCIA

Yo también solía olvidarme de gestionar mi archivo de consulta y esto resultaba en una enorme pérdida de tiempo a la hora de acudir a los documentos o material necesario para avanzar en mis proyectos. Muchas veces me perdía entre carpetas intentando encontrar donde c… había guardado aquel manual de procedimientos, las especificaciones de un elemento concreto, etc.

Todo esto repercutía en mi confianza a la hora de trabajar, ya que en innumerables ocasiones se me pasaba por la cabeza la necesidad de procesar y organizar este archivo para poder acudir a él con total seguridad.

La respuesta fue sencilla, y es que no hay vuelta de hoja. Es necesario volver al origen de tu método, recopilar todo aquello que se pueda considerar como material de apoyo y clasificarlo como tal de la forma en que mejor se adecue a tu estilo de trabajo.

Mi ARCHIVO DE CONSULTA

He implementado mi sistema de forma digital, por lo que intento tener la menor cantidad de material posible en formato físico.

A lo anterior he añadido el trabajo en la nube por lo que, mis documentos de referencia, así como el resto de mi sistema se encuentran disponibles en todo momento, desde cualquier lugar y en cualquier equipo (*importante que este sea seguro).

Dime, ¿cuándo fue la última vez que perdiste totalmente la conexión a internet mientras trabajabas? Hoy día, en última instancia tendrás la conexión de tu propio móvil para seguir trabajando.

CONSULTA DIGITAL

Como te comenté arriba, es el pilar de mi sistema.

Partiendo de la base de que todo lo que está en la nube, también está en mi ordenador principal (no te fíes ni de ti mismo), mi archivo de consulta consta de dos carpetas:

MATERIAL DE APOYO A PROYECTOS

Donde guardo aquellos documentos directamente relacionados con un proyecto concreto y a los que tendré que acudir en cuanto tome acción. Estos documentos es necesario tenerlos a mano para llegar a ellos lo antes posible, así que tú mismo debes elegir la forma que te sea más sencilla para consultarlos.

En mi caso, los dejo archivados dentro de una sub-carpeta con el nombre del proyecto en cuestión a la que haré referencia en la acción a la que vaya emparejado dentro de mi sistema de planificación.

¿Cómo hago referencia a mi material de apoyo en mi planificación diaria?

Utilizo Omnifocus para implementar mi sistema de planificación. Si este no es tu caso, tranquilo, todos los sistemas que conozco hoy día te permiten la posibilidad de adjuntar un archivo, email, nota de audio, contacto o referencia en forma de url.

En cada acción que necesite de un documento de apoyo, adjunto una nota en forma de archivo, si es el caso, o cualquier referencia que haga mención de dónde encontrar dicho material.

Con esto me ahorro tener que ir a buscar la información de cero al atacar dicha acción, llegando muchas veces directamente al documento referido con un clic.

ARCHIVO DE CONSULTA GENÉRICO

Son el resto de los documentos o material que no está asociado a ninguna acción o proyecto, pero que podría necesitar consultar en algún momento. En este caso no es tan importante la inmediatez a la hora de acudir a estos documentos, por lo que su organización es mucho más libre y personalizable aún.

Para este último tipo de archivo una herramienta que me ha venido como anillo al dedo es Evernote, pues me permite almacenar por listas y etiquetar de manera sencilla todos los documentos y referencias que me llegan al momento desde cualquier lugar.

Truco

Todo aquel material que puedas encontrar en internet con facilidad descarta guardarlo en tu sistema. Simplemente deja una nota con la referencia en cuestión a la url donde lo hayas encontrado. Este puede ser el caso de catálogos, vídeos tutoriales, especificaciones de un elemento…

CONSULTA FÍSICA

Aunque intento reducir este archivo a la mínima expresión, es inevitable tener documentos físicos (contratos, documentos oficiales, títulos…). Eso sí, en mi caso este tipo de documentos corresponden en su totalidad a material de consulta genérico, por lo que no necesito tenerlo a mano en todo momento.

La forma de ordenarlos es exactamente la misma que para los digitales, así que, con un archivo y carpetas personalizadas del tipo, finanzas, títulos, contratos… es más que suficiente.

CONCLUSIÓN

Si quieres que tu sistema se mantenga en forma y te proporcione los datos correctos en el momento adecuado, es necesario que manejes un archivo de consulta robusto en el que puedas basar tus acciones planificadas.

Por último, tal cual haces con tu plan de acción semanal, revisa tu archivo de consulta tanto como necesites para mantener tu confianza en él. Ten en cuenta que, una vez termines un proyecto, lo que tenías en el archivo de Material de apoyo a proyectos, puede pasar a formar parte del Archivo de consulta genérico o incluso puedes llegar a no necesitarlo más y desecharlo.

¿Tienes ya un archivo de consulta? ¿Dónde lo implementas?
Déjanos tu opinión o dudas en los comentarios…

Abrazo y a seguir productivos

Música del artículo: Kaleo – Way Down We Go

Yan Vispo

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