PROPÓSITO – CONFIANZA
Espera… ¿No te apetece leer hoy? Dale al play y escucha el artículo narrado por mi…
La confianza es clave en todos los ámbitos de la vida personal y profesional a la hora de tener éxito o fracaso. Ya sea en el deporte, donde vemos que hasta el mayor de los talentos parece no encontrar razón para fallar cuando pierde la confianza o parece que le sale todo cuando la tiene. Conduciendo, con o sin miedo dependiendo de la confianza, la diferencia es abismal; o hablando en público, donde llegamos incluso a no poder articular palabra cuando nos sentimos inseguros.
Si no tenemos la confianza adecuada en nuestras capacidades entramos en un estado de parálisis o rechazo por la actividad en cuestión que nos deriva a evitarla o abandonarla y, si disponemos de ella, parece que no hay obstáculo que nos detenga y todo lo que hacemos nos sale a las mil maravillas.
En el área de la Productividad Personal no iba a ser menos y es que necesitamos un soporte en el que apoyarnos para sentirnos seguros de estar navegando hacia el rumbo correcto. Aquello que nos susurra con voz pausada, “eh, tranquilo, no estás procrastinando, estás en el camino correcto”.
Este momento o estado solo es posible cuando tienes un sistema fiable y efectivo, trabajado tanto y tan bien como para tener confianza absoluta en él y saber que lo que estás haciendo o dejando de hacer en cada momento es, probablemente (no existe nada 100% acertado), lo más adecuado a tu contexto, tiempo disponible y energía y aquello que más te acerca al destino fijado.
Nuestro sistema de planificación o gestión forma parte de nosotros, en él volcamos todo lo que tiene que ver con nuestra vida personal y profesional, por lo que, si no lo dotamos de la confianza suficiente por no haberlo trabajado de forma adecuada, terminaremos abandonándolo debido a la inseguridad que nos transmite.
Es más costoso tener un sistema de planificación mal gestionado que no tenerlo. Clic para tuitear
En este artículo te traigo la clave de la confianza en tu sistema de planificación y la que para mí es la mejor manera de aplicarla.
Vamos al lío…
REVISAR, REVISAR Y REVISAR
No hay trucos ni herramientas que te den tanta tranquilidad, confianza y por ende efectividad como revisar todo lo planificado. Esta es la clave para maximizar la funcionalidad del sistema, validar nuestro método y hacer correcciones que nos lleven a un nivel más efectivo.
El mundo es dinámico y por tanto nuestro sistema debe serlo también. A nuestra bandeja de entrada llegan nuevas tareas o proyectos constantemente por lo que debemos actualizarlo tantas veces como sea necesario para confiar en él.
Todo ello siempre intentando encontrar un compromiso entre la confianza y la efectividad, tampoco es cuestión de que esta revisión ocupe un amplio espacio de tu tiempo de forma permanente. La clave es llegar al punto de certeza en que todo lo relacionado con nuestra vida está a buen recaudo y esto se consigue a base de práctica continua.
He de confesar que el momento de revisión es mi preferido, cuando validas tu planificación y objetivos y puedes continuar con la seguridad de estar en el camino adecuado.
Entonces, ¿qué revisar y cuándo para mantener la confianza en el sistema?
NIVELES DE REVISIÓN
En mi caso, utilizo GTD
Para cada uno de estos niveles es necesario un estado de concentración y/o abstracción distinto, eso sí, siempre es recomendable llevar a cabo estas revisiones en un ambiente relajado, en el que nos sintamos cómodos y en ausencia absoluta de interrupciones.
REVISIÓN DIARIA
Lo bueno de esta revisión es que la podemos despachar en pocos minutos. Si necesitamos más de 10 minutos para ella, significa que debemos hacer una revisión exhaustiva de nuestra planificación semanal y planteamiento de objetivos. Vamos, que a ella debemos llegar con los deberes hechos.
Particularmente, hago dos revisiones diarias una al comenzar el día o jornada y otra al finalizar. Para sentir el control sobre mis objetivos y acciones diarias y semanales planificadas necesito tanto una como otra.
INICIO DE JORNADA
En este punto, reviso el calendario para ver los compromisos planificados del día y de qué bloques de tiempo libre dispongo para dedicar a otras tareas en función del contexto y situación en que me encuentre.
FIN DE JORNADA
En esta última hago una revisión de los objetivos conseguidos durante el día en función de lo planificado con lo que valido o corrijo, en la medida de lo posible, mi planificación en función de los resultados.
Como ves es un trabajo sencillo que nos permite estar al día con nosotros mismos y lo despachamos en un breve espacio de tiempo.
REVISIÓN SEMANAL
Si aplicas GTD a tu vida durante el tiempo necesario para conocer los beneficios de la revisión semanal, simplemente te enamoras del método. Si estás en una fase inicial, te invito a perseverar hasta llegar a este punto porque, en mi opinión, es el súmmum de este método, el momento de los fuegos artificiales, cuando se cierra el círculo y te das cuenta de que tu sistema está funcionando realmente.
Este es tu momento de confirmación, el que te da la tranquilidad suficiente para seguir avanzando con paso firme.
Aunque se le llame revisión semanal, es recomendable hacerlo con tanta frecuencia como se necesite para confiar en tu sistema o tener control sobre él, pues es muy posible que, en un principio, haya cosas que se te queden atrás (fuera de la bandeja de entrada) por falta de costumbre, o incluso que hayas considerado algo como una simple tarea, cuando realmente era un proyecto.
El propósito de esta tarea es dar mantenimiento a tu sistema. Tener actualizados todos tus proyectos activos y acciones derivadas de los mismos, confirmando les estés dando la relevancia adecuada a aquellos que la necesitan. También es necesario revisar los proyectos en pausa por si fuera el momento adecuado para activarlos.
En conclusión: Recopilar, procesar y planificar todo aquello que no esté ya incluido en tu sistema y revisar lo que si lo este junto con los objetivos semanales conseguidos, renegociando los no conseguidos.
En mi caso en particular, me funciona muy bien dividir esta revisión semanal en sesiones por proyectos de mi vida personal y proyectos de mi vida profesional. Incluso, si un proyecto es tan grande como para merecerlo, le dedico una sesión exclusiva para la revisión semanal.
Estas revisiones se pueden llevar a cabo en días distintos, consiguiendo dedicarle mejor atención o enfoque a cada uno y no caer en el agotamiento de pasar 1 o 2h seguidas trabajando. Recuerda que nuestro objetivo final es tener tiempo libre para disfrutar.
Actualmente mi revisión semanal la divido en:
- Vida Personal
- Vida Profesional
- Rumbo Eficiente
Si en tu caso prefieres realizar este ejercicio teniendo en cuenta todo lo incluido en tu sistema, tengo una buena noticia para ti; a medida que vayas avanzando en experiencia el tiempo de revisión se irá reduciendo.
ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
Por último tenemos las áreas de responsabilidad. En este nivel debemos revisar nuestras responsabilidades tanto impuestas como adquiridas.
Como nieto, hijo, padre, esposo, empleador, empleado…
Tal cual dice Jerónimo Sánchez en su ebook GTD para dummies, este es el primer nivel de abstracción verdadero.
Definen nuestro propósito de vida el para qué de todo lo que hacemos y en conclusión la esencia de nuestra planificación para llevarla a niveles inferiores de acuerdo con nuestros principios.
Siempre y cuando queden bien definidas, difícilmente van a cambiar por lo que no influirán en nuestra confianza en el sistema y necesitaremos revisarlas con mucha menos asiduidad. Esto no significa que las dejemos de lado pues, en ocasiones, podemos encontrar proyectos aparcados al revisar nuestras áreas de responsabilidad.
Particularmente me siento cómodo revisándolas una vez al año.
Mis áreas de responsabilidad se dividen en:
PERSONALES
- Familia
- Salud
- Desarrollo Personal
- Finanzas
PROFESIONALES
- Empresa
- Rumbo Eficiente
Si quieres profundizar más en las áreas de responsabilidad y conocer cómo administrarlas aquí tienes un interesante artículo explicativo de David Torné.
CONCLUSIÓN
En conclusión y esquematizando. Para obtener un sistema de planificación que te proporcione total confianza debes:
- Definir inicialmente de forma correcta tus áreas de responsabilidad alineadas con tu propósito y principios y revisarlas al menos una vez al año.
- Revisar y validar semanalmente tus proyectos activos y en pausa para tenerlos actualizados a la realidad de tu día a día.
- Revisar y validar cada día tu plan de acción para confirmar que la planificación semanal está cumpliendo su objetivo.
Y tú, ¿cómo obtienes la confianza necesaria de tu sistema de planificación? ¿Utilizas alguna forma diferente para realizar la revisión?
Espero tus comentarios más abajo…
Abrazo y a seguir productivos
Música del artículo: The Rolling Stones – Gimme Shelter
Hola Yan.
Estoy leyendo el artículo y realmente nunca he sido consciente de que inconscientemente hacia revisiones.
Revisiones diarias al principio y al final del día. Cuando me levanto lo primero que hago es revisar mi diario y ver cuáles son mis objetivos diarios. Además planifico un poco el día dependiendo de si son muy importantes y si necesitan ser llevados a cabo a una hora determinada.
La revisión que si es cierto que no incluyo en mi rutina es la semanal. Pero voy a empezar a aplicarla, dada su importancia.
Me encanta el título de los dos libros que enlazas, GTD (“Getting Things Done).
Gracias por darnos información sobre cómo hacer una revisión.
Un abrazo.
Buenas Antonio,
Es buena señal que ya por ti mismo hayas desarrollado el hábito de hacer revisiones. Con esas revisiones diarias puedes planificar lo que tienes pendiente en el día a día para intentar llevarlo de la mejor manera.
El problema de no tener revisiones semanales radica en que es más difícil atenerte a tus objetivos a largo plazo. Vas perdiendo el rumbo según va pasando el tiempo, pues no revisas cómo de bien o mal encaminado vas cada cierto tiempo. Una revisión semanal te sirve para poner a punto todo tu sistema o método de productividad personal en 1h, lo cual a mi me parece prodigioso.
Te recomiendo el libro de GTD. Como le dije a Jaime, a mi me cambió la vida para muy bien. Cuando termines éste ya te comentaré otro que me parece que le da un punto un poco más llano al método. Eso sí, previamente creo necesario leer GTD si o si.
Abrazo y en lo que te pueda ayudar, ya sabes donde encontrarme 😉
Buenas Yan,
Estoy leyendo el libro de GTD y me esta encantando. Este articulo me ha venido de perlas como repaso y sintesis de lo que habla el libro.
Creo que aprender realmente como hacer la revision es muy util y una manera de comprobar que estas en el camino adecuado. Yo la aplico semanalmente pero me parece interesante lo que comentas de adaptarla en frecuencia para garantizar esa confianza en el sistema.
Yo solamente realizo revision semanal de mi proyecto, pero despues de leer este articulo creo que voy a incorporar la categoria personal. La de empresa la hago cada 10 dias mas o menos. Aunque no la contemplo en la revision semanal siempre intento poner un objetivo personal y social pero creo que la revision me ayudara a verlo con mas perspectiva. Ya que estoy empezando a experimentar la relacion entre revision y productividad.
Creo que la clave de la revision (semanal) es tomarle la medida a los objetivos e ir afinando. Al principio mis objetivos eran demasiado ambiciosos y me provocaba cierta frustracion. Ahora es una mezcla entre ambicion y realismo, que me motivan pero no me machaca ver que varios no se cumplen. Los incorporo en la semana siguiente y listo. Pero en mi opinion, mejor eso a verte en momentos de productividad sin saber cual es el siguiente. Tu como lo ves?
Como dicen los expertos, lo que no se mide no se puede mejorar.
Gracias por compartir.
un abrazo
Hola Jaime,
Me alegra leer que estás leyendo GTD. Es uno de los libros que cambió mi vida de manera radical, así que agárrate que vienen curvas. 😉
La revisión para mí es el hábito más importante de GTD. Si intentas aplicar el método sin poner la atención suficiente en la revisión sería como comprarse un coche y nunca llevarlo a mantenimiento. Tarde o temprano te dejaría tirado y volverías a estar sin coche.
En cuanto a la frecuencia es lo que comentas, aunque se llame revisión semanal cada uno la debe adaptar a su propio sistema y situación. Lo que sí es imprescindible es aplicar el método a tu vida en general, tanto personal como profesional. En caso contrario el método no te funcionará tampoco. Es imposible tener una vida ordenada en el trabajo y desordenada en casa o viceversa. La idea de GTD y cualquier método de productividad personal es darte la traquilidad de que tienes todos tus frentes bajo control en todo momento para que puedas disfrutar de cada momento que estés viviendo.
Algo que me ayuda mucho a mi a establecer mi planificación semanal el día de revisión es plantear mis objetivos semanales:
– 1 Grande (foco principal – imprescindible atacarlo)
– 3 Medianos (foco secundario – Importante atacarlos)
– 5 Pequeños (foco terciario – Si las anteriores me han llevado el tiempo estipulado debería poder hacerlas, en caso contrario no me afecta)
Los objetivos Grandes y Medianos están directamente relacionados con mi objetivo anual, es decir, son sub-objetivos realmente.
Cada vez que vayas a plantearte un objetivo semanal puedes plantearte lo siguiente:
¿Qué impacto tendrá este objetivo?
1 día – Paja
1 mes – Mediocre
1 año – Relevante
La solución para los objetivos ambiciosos o a largo plazo es como te comenté arriba, deconstruirlos en sub-objetivos mensuales, semanales, diarios…
Como dices, si no se cumplen, no hay que frustrarse, simplemente buscar la mejor solución en adelante. Lo importante es que puedas medir cada vez que lo necesites en qué punto te encuentras.
Abrazo y cualquier duda por aquí estoy 🙂