PROPÓSITO – LA ESENCIA DE LA EFECTIVIDAD

Vivimos en una etapa en la que el mundo parece moverse a más velocidad que nunca. Asumimos mayor volumen de trabajo, intentamos utilizar la menor cantidad de recursos posible y buscamos llegar al producto final en menor tiempo a cada nueva repetición. A esto lo llamamos optimización de procesos.

Una vez obtenido el producto, comparamos el resultado obtenido con respecto a un estándar y, si la calidad entra dentro de ciertos límites aceptables, se continúa con esa “optimización” del proceso calificando el anterior como válido. Este sistema de trabajo descrito se puede decir que busca la eficiencia.

El dilema de este tipo de sistemas es que, debido a que analiza simplemente el resultado final, en el momento en que se detecta un problema, en este caso tipificado como – estándar de calidad del producto o servicio final deficiente-, afrontamos el análisis un proceso que ya viene viciado de mucho tiempo atrás. En este momento con total probabilidad, corregir sus deficiencias, será mucho más costoso que si se hubiera hecho desde un principio.

En resumen, se ha cuidado en cierta medida la calidad del producto final, pero no la calidad del proceso que lleva a este producto; algo que parece absurdo, ya que uno depende del otro.

Si lo llevamos a la Productividad Personal, esto equivaldría a trabajar cada día a destajo, pensando en alcanzar todas las metas posibles, sin preocuparte del gasto de energía que te supone y, en consecuencia, de cómo puede afectar a tu calidad de vida y la de tu trabajo del día siguiente al estar agotado y falto de la chispa adecuada para resolver cualquier proceso mental complejo.

La mejor explicación y forma más adecuada de concienciar que he encontrado a la hora de explicar este dilema, es a través del principio de Equilibrio P/CP que detalla Stephen R. Covey en su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva.

En el artículo de hoy voy a explicarte este principio y cómo aplicarlo a tu vida para obtener los mejores resultados cuidando de tus niveles de energía en todo momento.

Vamos al lío…


EQUILIBRIO P/CP

TEORÍA

Este principio, aplicado a los bienes materiales, económicos y humanos, explica que, para tener un producto final P de calidad debes cuidar tu capacidad de producción CP y viceversa. Es decir, están directamente relacionados y, por tanto, la calidad de uno afecta al otro antes o después.

Su analogía a la fábula de Esopo de La Gallina de los Huevos de Oro te enseña cómo el granjero, al querer obtener más oro P en menor tiempo, termina por matar a la gallina CP que le proporcionaba un huevo de oro a diario, quedándose sin lo uno ni lo otro finalmente.

PRÁCTICA

En nuestro caso en particular, lo que quiero que entiendas y no te quede la menor duda, es que tú eres la gallina de los huevos de oro y tu planificación con sus objetivos y tareas diarias asignadas, sumado a tu calidad de vida, son esos huevos que recoges cada día.

Puedes arriesgarte a intentar alcanzar tus metas mayores y finalizar proyectos enormes de una vez, sin permitir descanso a tu mente y cuerpo. Incluso alguna vez te puede salir bien, pero a la larga acabarás claudicando por agotamiento y mermarás tu capacidad de ofrecer un trabajo de calidad.

Sería como abrir en canal a la gallina esperando conseguir un resultado inmediato que solo se consigue con trabajo efectivo y diario.

Para la mayoría de las personas es muy fácil identificar la importancia de terminar un proyecto u obra a base de conseguir ciertos objetivos por etapas. Lo que no es tan fácil es descifrar la importancia de cumplir una planificación cuidando nuestro nivel de energía, la capacidad de resolución, o la propia salud, cuando nos encontramos en ese momento de inercia al que llegamos a base de conseguir resultados por marcar un check en la lista de tareas sin una organización previa.

PUNTO CRÍTICO

Esta situación tiene su punto álgido en ese momento en el que estamos a tope con un proyecto, nos divierte trabajar en él, estamos cumpliendo tareas a marchas forzadas y no queremos parar por el simple hecho de vernos disparados hacia la meta.

Pasamos por alto que, según pasan las horas, vamos perdiendo capacidad de concentración, resolución y, en consecuencia, calidad de producción. Dar un nuevo paso adelante nos va costando cada vez más por la pérdida de energía, y esto amigo, no hay café que lo levante.

Es entonces cuando llegamos a afectar a nuestra salud y, con ello, nuestra calidad de vida, y la de quienes nos rodean. Llegamos cada día agotados a casa sin otro ánimo que el de comer, ducharnos y dormir. Nada de jugar con los niños, llegaste tarde, nada de ver una peli, sabes que te quedarás dormido y mucho menos dedicar una conversación de calidad a tu pareja, tu mente no da para eso. ¿Amigos? ¿Qué amigos? Ya no los ves.

Todo esto repercute en tus siguientes días de trabajo y, por el agotamiento acumulado y la falta de uno hábitos para conservar tu energía, el producto o servicio final de tu sobreesfuerzo en la oficina termina siendo mediocre, llevándote a una situación de frustración y actuando directamente sobre tu autoestima, por no hablar de la opinión del cliente o colaborador que recibe ese proyecto de baja calidad.

Ahora te pregunto, ¿aún crees que es necesario extender cada día tu jornada y llegar a ese punto de agotamiento? No, en mi opinión.

Si estás dispuesto a mejorar en este aspecto clave de la Efectividad y dar un plus de calidad a la forma de planificar tus jornadas aplica los siguiente:

PLANIFICACIÓN EFECTIVA

Identifica objetivos diarios medibles y realistas

Debes tener claro cuándo has conseguido esos objetivos y poder tacharlos de tu lista para pasar al siguiente o dar por finalizada tu jornada y pasar a disfrutar de tu vida fuera del trabajo.

Estos objetivos deben tener en cuenta el tiempo del que dispones para realizarlos en función del tiempo de ejecución de todas las tareas que conllevan. No es necesario un valor exacto, ya te digo yo que no existe forma de calcularlo, pero sí lo puedes ir ajustando con la experiencia a base de práctica.

Ten en cuenta también el tiempo que debes dedicar a procesar los cambios de tareas, descansos y desplazamientos en caso necesario.

Establece bloques de tiempos realistas para las tareas planificadas

Estos bloques te ayudan a focalizar la atención en la tarea que estés realizando en ese momento, consiguiendo un resultado final de mayor calidad. No tienen por qué ser iguales al tiempo de ejecución total de una tarea.

Te recomiendo que utilices hora y media de trabajo de máxima concentración y, al menos, 15 minutos de descanso.

Reduce tu jornada de trabajo

¿No te parece extraño que la jornada laboral sea la misma para casi todos los tipos de oficios sin tener en cuenta sus particularidades? ¿Te suena la Revolución Industrial? Lee esta historia, descubre desde qué siglo se estableció esta jornada y luego dime si no está ya obsoleto.

Según la Ley de Parkinson – El trabajo se extiende hasta llenar el tiempo disponible para que se termine –

Apoyándome en esta ley y en el punto anterior, te recomiendo utilizar los bloques de focalización para reducir tu jornada paulatinamente hasta encontrar la ideal, para obtener la máxima productividad, manteniendo el nivel de energía necesario para poder disfrutar luego del resto del día.

Deja espacio para el descanso y el ocio

En los descansos, prepárate un café o una infusión, aprovecha para estirar o mantén una conversación con alguien, cualquier cosa que saque tu mente de lo que estabas haciendo y te permita despejar.

Volviendo a la importancia de la organización, tan importante como planificar tu jornada de trabajo y cumplirla, es planificar un espacio de tiempo para el ocio, dedicado a ti, tus amigos y familia.

No tiene porque ser un bloque fijo de tiempo dedicado a algo en concreto, de hecho, particularmente me gusta dejar mi tiempo de ocio libre a la improvisación. Necesito algo de desorden y locura en mi vida.

Lo importante es saber que ese tiempo total es para ti, tus amigos y familia, sea lo que sea que hagas, como si no quieres hacer nada, pero es intocable.

Refuerza cada día tus relaciones – Practica el networking con tu familia y amigos

Este punto viene directamente relacionado con el anterior. Ya sé que soy un pesado con el networking, es más, te advierto que cada vez que pueda te lo recordaré. Aplicarlo en tu vida personal también proporciona grandes beneficios.

Reserva, cuida como oro y regala tiempo de calidad a tu familia y amigos y esto resultará en mejores y sanas relaciones que producirán en ti un estado de ánimo perfecto para afrontar cada día con la mejor de las energías.

Llega a casa relajado para dar lo mejor de ti a tu familia

Por último y en estrecha colaboración con todos los puntos anteriores, recuerda para qué estás trabajando tan duro. Para ofrecer lo mejor a quienes más quieres.

Si estableces una planificación adecuada y la cumples cada día de trabajo, llegarás con la energía y el ánimo adecuado a casa para ofrecer lo mejor de ti a quienes más lo merecen entre ellos, tu mismo.

CONCLUSIÓN

Recuerda, cuida de tu organización diaria y esta cuidará de ti. Dedicar la atención necesaria a tu sistema de planificación se traducirá en mejor calidad de vida.

 

Dedicar la atención necesaria a tu sistema de planificación se traducirá en mejor calidad de vida. Clic para tuitear
Ahora dime, ¿crees que estás poniendo atención a tu Equilibrio P/CP? ¿De qué manera lo haces?
Nos leemos en los comentarios…

 

Abrazo y a seguir productivos

Música del artículo: Audioslave – I Am the Highway

Yan Vispo

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