PROPÓSITO – LA ESENCIA DE LA EFECTIVIDAD – EQUILIBRIO P/CP
Espera… ¿No te apetece leer hoy? Dale al play y escucha el artículo narrado por mi…
Vivimos en una etapa en la que el mundo parece moverse a más velocidad que nunca. Asumimos mayor volumen de trabajo, intentamos utilizar la menor cantidad de recursos posible y buscamos llegar al producto final en menor tiempo a cada nueva repetición. A esto lo llamamos optimización de procesos.
Una vez obtenido el producto, comparamos el resultado obtenido con respecto a un estándar y, si la calidad entra dentro de ciertos límites aceptables, se continúa con esa “optimización” del proceso calificando el anterior como válido. Este sistema de trabajo descrito se puede decir que busca la eficiencia.
El dilema de este tipo de sistemas es que, debido a que analiza simplemente el resultado final, en el momento en que se detecta un problema, en este caso tipificado como – estándar de calidad del producto o servicio final deficiente-, afrontamos el análisis como un proceso que ya viene viciado de mucho tiempo atrás. En este momento con total probabilidad, corregir sus deficiencias, será mucho más costoso que si se hubiera hecho desde un principio.
En resumen, se ha cuidado en cierta medida la calidad del producto final, pero no la calidad del proceso que lleva a este producto; algo que parece absurdo, ya que uno depende del otro.
Si lo llevamos a la Productividad Personal, esto equivaldría a trabajar cada día a destajo, pensando en alcanzar todas las metas posibles, sin preocuparte del gasto de energía que te supone y, en consecuencia, de cómo puede afectar a tu calidad de vida y la de tu trabajo del día siguiente al estar agotado y falto de la chispa adecuada para resolver cualquier proceso mental complejo.
La mejor explicación y forma más adecuada de concienciar que he encontrado a la hora de explicar este dilema, es a través del principio de Equilibrio P/CP que detalla Stephen R. Covey en su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva.
En el artículo de hoy voy a explicarte este principio y cómo aplicarlo a tu vida para obtener los mejores resultados cuidando de tus niveles de energía en todo momento.
Vamos al lío…
EQUILIBRIO P/CP
TEORÍA
Este principio, aplicado a los bienes materiales, económicos y humanos, explica que, para tener un producto final P de calidad debes cuidar tu capacidad de producción CP y viceversa. Es decir, están directamente relacionados y, por tanto, la calidad de uno afecta al otro antes o después.
Su analogía a la fábula de Esopo de La Gallina de los Huevos de Oro te enseña cómo el granjero, al querer obtener más oro P en menor tiempo, termina por matar a la gallina CP que le proporcionaba un huevo de oro a diario, quedándose sin lo uno ni lo otro finalmente.
PRÁCTICA
En nuestro caso en particular, lo que quiero que entiendas y no te quede la menor duda, es que tú eres la gallina de los huevos de oro y tu planificación con sus objetivos y tareas diarias asignadas, sumado a tu calidad de vida, son esos huevos que recoges cada día.
Puedes arriesgarte a intentar alcanzar tus metas mayores y finalizar proyectos enormes de una vez, sin permitir descanso a tu mente y cuerpo. Incluso alguna vez te puede salir bien, pero a la larga acabarás claudicando por agotamiento y mermarás tu capacidad de ofrecer un trabajo de calidad.
Sería como abrir en canal a la gallina esperando conseguir un resultado inmediato que solo se consigue con trabajo efectivo y diario.
Para la mayoría de las personas es muy fácil identificar la importancia de terminar un proyecto a base de conseguir ciertos objetivos por etapas. Lo que no es tan fácil es descifrar la importancia de cumplir una planificación cuidando nuestro nivel de energía, la capacidad de resolución, o la propia salud. En definitiva, no tenemos en cuenta nuestro equilibrio p/cp, cuando nos encontramos en ese momento de inercia al que llegamos a base de conseguir resultados. Parece que vamos locos por el simple hecho de marcar un check en la lista de tareas sin una organización previa.
PUNTO CRÍTICO
Esta situación tiene su punto álgido en ese momento en el que estamos a tope con un proyecto, nos divierte trabajar en él, estamos cumpliendo tareas a marchas forzadas y no queremos parar por el simple hecho de vernos disparados hacia la meta.
Pasamos por alto que, según pasan las horas, vamos perdiendo capacidad de concentración, resolución y, en consecuencia, calidad de producción. Dar un nuevo paso adelante nos va costando cada vez más por la pérdida de energía, y esto amigo, no hay café que lo levante.
Es entonces cuando llegamos a afectar a nuestra salud y, con ello, nuestra calidad de vida, y la de quienes nos rodean. Terminamos cada día agotados sin otro ánimo que el de comer, ducharnos y dormir.
- Nada de jugar con los niños, llegas tarde.
- Nada de ver una peli, sabes que te quedarás dormido.
- Ni mucho menos dedicar una conversación de calidad a tu pareja, tu mente no da para eso.
- ¿Amigos? ¿Qué amigos? Ya no los ves.
Todo esto repercute en tus siguientes días de trabajo. El agotamiento acumulado y la falta hábitos saludables para conservar tu energía, hace que el producto o servicio final resultante de tu sobreesfuerzo termine siendo mediocre. Entonces llegas a una situación de frustración que afecta directamente a tu autoestima, por no hablar de la opinión del cliente o colaborador que recibe ese proyecto de baja calidad.
Ahora te pregunto, ¿aún crees que es necesario extender cada día tu jornada y llegar a ese punto de agotamiento? No, en mi opinión.
Si estás dispuesto a mejorar en este aspecto clave de la Efectividad y dar un plus de calidad a la forma de planificar tus jornadas aplica los siguiente:
PLANIFICACIÓN EFECTIVA
Identifica objetivos diarios medibles y realistas
Debes tener claro cuándo has conseguido esos objetivos y poder tacharlos de tu lista para pasar al siguiente o dar por finalizada tu jornada. Esto es clave para pasar a disfrutar de tu vida fuera del trabajo y, por consiguiente, mantener tu equilibrio p/cp.
Estos objetivos deben tener en cuenta el tiempo del que dispones para realizarlos en función del tiempo de ejecución de todas las tareas que conllevan. No es necesario un valor exacto, ya te digo yo que no existe forma de calcularlo, pero sí lo puedes ir ajustando con la experiencia a base de práctica.
Ten en cuenta también el tiempo que debes dedicar a procesar los cambios de tareas, descansos y desplazamientos en caso necesario.
Establece bloques de tiempos realistas al planificar tus tareas
Estos bloques te ayudan a focalizar la atención en la tarea que estés realizando en ese momento, consiguiendo un resultado final de mayor calidad. No tienen por qué ser iguales al tiempo de ejecución total de una tarea.
Te recomiendo que utilices hora y media de trabajo de máxima concentración y, al menos, 15 minutos de descanso.
Reduce tu jornada de trabajo
¿No te parece extraño que la jornada laboral sea la misma para casi todos los tipos de oficios sin tener en cuenta sus particularidades? ¿Te suena la Revolución Industrial? Lee esta historia, descubre desde qué siglo se estableció esta jornada y luego dime si no está ya obsoleto.
Según la Ley de Parkinson – El trabajo se extiende hasta llenar el tiempo disponible para que se termine –
Apoyándome en esta ley y en el punto anterior, te recomiendo utilizar los bloques de focalización para reducir tu jornada paulatinamente hasta encontrar la ideal, para obtener la máxima productividad, manteniendo el nivel de energía necesario para poder disfrutar luego del resto del día.
Deja espacio para el descanso y el ocio
En los descansos, prepárate un café o una infusión, aprovecha para estirar o mantén una conversación con alguien, cualquier cosa que saque tu mente de lo que estabas haciendo y te permita despejar.
Volviendo a la importancia de la organización, tan importante como planificar tu jornada de trabajo y cumplirla, es planificar un espacio de tiempo para el ocio, dedicado a ti, tus amigos y familia.
No tiene porque ser un bloque fijo de tiempo dedicado a algo en concreto, de hecho, particularmente me gusta dejar mi tiempo de ocio libre a la improvisación. Necesito algo de desorden y locura en mi vida.
Lo importante es saber que ese tiempo total es para ti, tus amigos y familia, sea lo que sea que hagas, como si no quieres hacer nada, pero es intocable.
Refuerza cada día tus relaciones – Practica el networking con tu familia y amigos
Este punto viene directamente relacionado con el anterior. Ya sé que soy un pesado con el networking, es más, te advierto que cada vez que pueda te lo recordaré. Aplicarlo en tu vida personal también proporciona grandes beneficios y es clave en este “nuevo concepto” del equilibrio p/cp.
Reserva, cuida como oro y regala tiempo de calidad a tu familia y amigos y esto resultará en mejores y sanas relaciones que producirán en ti un estado de ánimo perfecto para afrontar cada día con la mejor de las energías.
Termina tu jornada relajado para dar lo mejor de ti a tu familia
Por último y en estrecha colaboración con todos los puntos anteriores, recuerda para qué estás trabajando tan duro. Para ofrecer lo mejor a quienes más quieres.
Si estableces una planificación adecuada y la cumples cada día de trabajo, llegarás con la energía y el ánimo adecuado a casa para ofrecer lo mejor de ti a quienes más lo merecen entre ellos, tu mismo.
CONCLUSIÓN
Recuerda, cuida de tu organización diaria y esta cuidará de ti. Dedicar la atención necesaria a tu sistema de planificación se traducirá en mejor calidad de vida.
Dedicar la atención necesaria a tu sistema de planificación se traducirá en mejor calidad de vida. Clic para tuitearAhora dime, ¿crees que estás poniendo atención a tu Equilibrio P/CP? ¿De qué manera lo haces?
Nos leemos en los comentarios…
Abrazo y a seguir productivos
Música del artículo: Audioslave – I Am the Highway
Hola Yan,
Una vez mas, genial articulo. Tienes toda la razón, la sociedad en la que vivimos invita a la vorágine. Al mas, mas, mas, pero no siempre mejor. Como bien dices son tan importantes los momentos de ejecución como de descanso y ocio. Todos pecamos cuando estamos haciendo un trabajo que nos llena en querer echarle mas horas y aportar mas y mas pero cuanto mas extiendes tu jornada mas reduces tu productividad. Por mi paso por la universidad de arquitectura es algo que veía muy a menudo, y bastantes veces en mis carnes durante los primeros cursos. Entregas de proyectos que provocaban prácticamente semanas en vela, pocas horas de sueño y de baja calidad, sonámbulos recorriendo la facultad y entregas con una calidad justita. Afortunadamente esta practica no la lleve a cabo durante mucho tiempo, luego me di cuenta que valía mas entregar menos pero mejor presentado y mas coherente, y que esas horas que te quitabas de sueño no mejoraban la entrega sino que a veces la empeoraban.
Hace un año descubrí la Ley Pareto o del 80/20 que seguramente la conoceis ya. Y te recomendaría el libro de Esencialismo de Greg McKeown que va sobre esto. Esencialismo no se trata de hacer más cosas en menos tiempo. Se trata de distinguir las cosas triviales de las fundamentales. Menos pero mejor! Por querer hacer mas y estar en mas sitios al final no disfrutamos de ellos, como bien dices es fundamental dedicar tiempo de calidad a lo que hagamos.
Tengo en mi lista el libro de los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Sera uno de los próximos en caer, que le tengo ganas desde hace tiempo. Ya te dire cuando me lo lea 😉
Según tu experiencia, que bloques de tiempo crees que son los mas recomendados? Me imagino que variarían dependiendo de la persona y tarea, pero sabes si hay algun punto en el que a partir de ese momento bajes tu rendimiento?
Muchas gracias por el articulo,
Hola Jaime
Como siempre, gracias por el comentario y el tiempo de calidad que le dedicas. Creo has hecho un buen análisis del artículo y los recursos que se pueden aprovechar de él.
Es muy fácil detectar algo relevante para nuestros objetivos a medio/largo plazo, pero no tanto en el día a día, de ahí la necesidad de utilizar hábitos y estrategias para alcanzar la Efectividad, diferenciando y atacando de forma prioritaria aquello que nos encamine hacia nuestra meta. Como dijo Peter Dracker – “La Eficiencia, que es el hacer las cosas bien, es irrelevante hasta que estés trabajando en las cosas correctas”.
Utilizar la Ley de Pareto es interesante en estos casos para detectar y afrontar aquello que es más relevante para la consecución de tus metas. Como ya sabrás, no en todos los casos la relación es un 80/20, o lo que es lo mismo, hablando de Productividad Personal, no en todos los casos el 20% de tu esfuerzo corresponderá con el 80% de los resultados. En ocasiones la relación puede llegar a ser incluso 95/5. Lo importante es saber detectar en qué centralizar nuestros esfuerzos y para eso una Matriz de Priorización es un gran recurso. Te recomiendo este artículo de Teresa Canive en que explica cómo hacer una.
En cuanto al libro de “Los 7 hábitos…”, ¡¿qué decir?! Es uno de los 3 libros que ha conseguido cambiar mi vida a mejor. Cuando te lo leas si quieres comentamos ;).
Por último y, en referencia a los bloques de tiempo. Como imaginas dependen más de la persona que de la tarea. Si tu capacidad de máxima concentración en una tarea se establece en 1h, lo mejor que puedes hacer es planificar tu trabajo en función de ello, es decir, 1h de trabajo focalizado a máxima concentración y al menos 15 minutos de descanso para despejar la mente.
Algunos estudios indican que el umbral está en 18-20, otros 25 minutos, otros que entre 30-40 minutos, etc. Como te digo, en mi opinión depende de la persona y cada uno debe establecer su límite en base a su propio estudio o experiencia personal. Lo que debe quedar claro es que, una vez notes que te empiezas a desconcentrar, de nada vale seguirlo intentando, simplemente apunta el tiempo que ha durado tu máxima concentración y añádelo a tu estadística personal y descansa. A más datos, mejor análisis y mejores soluciones.
Particularmente utilizo 1:30h de focalización y me va muy bien, pero si quieres ir a lo seguro, empieza utilizando Pomodoros con 25 focalización + 5 de descanso, repitiéndolos tantas veces como sea necesario para terminar la tarea en cuestión.
Espero haberte ayudado. Cualquier cosa, estoy por aquí o en la página de contacto :).
PD: Muchas gracias por el libro recomendado. Lo tengo ya apuntado.
Abrazo
Me encantó el artículo. ¡Fantástico!
Gracias Maridic!
Me alegro de que te ayude. 🙂