PROPÓSITO – ENFOQUE

Existen muchas formas de desarrollar el enfoque en primera instancia. Empezando por crear un plan de acción diario con unos objetivos prioritarios y otros no tanto a conseguir durante el día, y continuando por reducir al máximo o eliminar todas aquellas distracciones o ladrones del tiempo que nos asechan a diario.

Pero, una vez llegados a este punto, ¿cómo podemos seguir mejorando? ¿Es este nuestro techo productivo? Ni de broma…

Como hemos hablado en otras ocasiones, la Productividad Personal no es un destino, sino un camino o el proceso de mejora continua al cual, por suerte no se ha encontrado techo.

En el artículo de hoy te presento 3 recursos y una recomendación para hacer la puesta a punto definitiva de tu enfoque y conseguir optimizar la energía o esfuerzo que dedicas a tus tareas.

Vamos al lío…


TRABAJA POR CONTEXTOS

En ocasiones nos encontramos saltando de una tarea a otra sin sentido alguno. Si este es tu caso, lo único que conseguirás será bajar tu nivel de focalización, ralentizar tu ejecución y, en consecuencia, ver tu objetivo más lejos a medida que avance el día.

Seguro alguna vez has escuchado esa frase de, no somos máquinas. Pero es que, hasta una máquina necesita un tiempo de adaptación (procesado) cuando cambia el contexto entre tareas y, en cambio, ejecuta una tarea con mayor rapidez cuando ésta se encuentra dentro de un mismo contexto.

Para comprobarlo solo tienes que abrir el programa Word y medir el tiempo que tarda en llegar hasta la página en blanco. Una vez dentro, solicita crear otro nuevo documento y vuelve a medir el tiempo, verás que no es ni un cuarto del primero.

Todos necesitamos un tiempo de procesado y, si quieres mejorar tu productividad, más te vale tenerlo en cuenta y ponerlo a tu favor.

Facilita a tu mente el trabajo y agrupa tus tareas diarias por contextos. ¿Qué contextos? Pues aquellos que se adapten como un guante a la naturaleza de tu trabajo.

Un ejemplo de trabajar por contextos sería agrupar por tareas creativas, de análisis, investigación, comunicación, chequeo, recados por localización (este último te lo detallo mejor en este artículo que escribí para El Canasto)…

Lo importante es mantener tu mente centrada en un contexto determinado para conseguir evitar las distracciones al máximo y ejecutar las tareas adecuadas, ahorrando la mayor cantidad de tiempo e invirtiendo la menor cantidad de energía.

Lo importante es mantener tu mente centrada en un contexto determinado para conseguir evitar las distracciones al máximo y ejecutar las tareas adecuadas Clic para tuitear

BLOQUES DE TIEMPO

Uno de los recursos presentes en cada uno de mis días por la cantidad de beneficios que me ha aportado. Sumado al anterior, sencillamente marca la diferencia en el éxito de tu plan de acción diario, pues te proporciona la máxima capacidad de focalización y, por ende, la mejor forma de alcanzar tus objetivos de forma que no te cueste un mundo.

¿Cómo llevarlo a la práctica?

  1. Distribuye las tareas según contexto en bloques de 60 – 90 minutos.
  2. Entre un bloque y otro de trabajo deja, al menos, 15 minutos para despejar tu mente y estirar tu cuerpo.
  3. Ten en cuenta también los tiempos de adaptación al nuevo contexto al iniciar el trabajo.
  4. Acumula tareas por contexto hasta que tengas las suficientes como para dedicarles un bloque de tiempo completo.
  • En este caso debes valorar si el beneficio que te aporta este recurso compensa la reducción en tiempo de respuesta que impones a las tareas que acumulas. Por ej. si acumulas informes de avances en ejecución de obras hasta tener una cantidad determinada, debes valorar si el tiempo de espera del cliente es el adecuado para ofrecerle la calidad de servicio que has definido previamente.

AL CALENDARIO

Establece de forma prudente las horas que vas a trabajar al día; que sean menos de 8h, es imprescindible.

Ten en cuenta que, a ciertas horas del día tu energía, capacidad de concentración y resolución suelen ser mayores. Hay quien empieza a tope desde primera hora y otros necesitan un tiempo de “calentamiento”. Detecta cual es tu caso y adapta tu plan de acción diario a tus capacidades.

Así pues, asigna a los bloques coincidentes con tu mayor momento de energía, aquellas tareas que requieran más esfuerzo por tu parte y programa las más simples para tus momentos de energía bajos o como los llama el maestro Jeroen Sangers, momentos zombi.

No cometas el error de menospreciar las tareas que necesiten menor esfuerzo por tu parte. Completarlas, además del pequeño avance en el proyecto concreto al que pertenezcan, te producirá el bienestar del trabajo terminado y te dará ese plus de motivación para continuar con la siguiente. En este artículo tienes la explicación extendida por parte de Francisco Sáez

Programa realizar una tarea significante antes de mediodía, a ser posible una de las que más esfuerzo te suponga. Aunque en un principio te pueda dar cierta pereza empezar por lo peor, lo cierto es que es más fácil afrontarlo por la energía acumulada tras el descanso de la noche. Además, tachar uno de los principales objetivos del día en la primera mitad de la jornada aumentará tu confianza y motivación para el resto del día.

 

Mark Twain – “Cómete una rana viva a primera hora de la mañana y no te pasará nada peor el resto del día”

 

No es la frase más bonita, pero es una verdad como un templo y quizás la que mejor explica la situación.

Por último, respecto al calendario, olvídate de intentar hilar muy fino, es decir, no llenes todos los bloques de tiempo del día con tareas. Deja un tiempo prudencial libre, te vendrá bien para afrontar imprevistos y/o posibles retrasos en las tareas asignadas previamente.

INVIERTE EL BOTÍN, NO LO MALGASTES

¿Y si utilizamos todo ese tiempo ganado para hacer más cosas? A todos se nos pasa por la cabeza esa gran idea cuando empezamos a mejorar nuestra productividad, pero…

¿Recuerdas por qué te interesaste por la Productividad Personal? Una cosa es la productividad y otra bien distinta la Productividad Personal.

La primera se asocia a la cantidad de tareas ejecutadas durante un tiempo determinado y, la segunda, va mucho más allá. Es hacer las cosas correctas, en el momento adecuado y de la mejora manera. Es decir, nuestro fin en mente debe ser ganar en calidad de vida, no en cantidad de trabajo ejecutado. Esto no va de tachar el máximo de tareas posibles.

La mejor frase que he encontrado en español para definir la Productividad Personal la leí de José Miguel Bolivar en uno de sus artículos: “La efectividad es hacer lo menos posible y todo lo necesario para conseguir nuestros objetivos”.

La idea final de mejorar en la planificación y gestión de tus tareas es la de tener más tiempo para dedicar a ti y a los tuyos, así que ni se te ocurra aprovechar ese tiempo para hacer más cosas.

Disfruta del premio que te has ganado a pulso por saber gestionar y ejecutar perfectamente tu plan de acción.

CONCLUSIÓN

Dar ese toque extra de calidad a tu enfoque depende y mucho de tu capacidad para identificar tus propios contextos, tus tiempos de trabajo ideal y las horas del día en las que tienes el poder de comerte esa rana viva sin que te suponga un enorme esfuerzo.

Practica estas estrategias y, una vez las tengas controladas, ve probando y añadiendo tus propios recursos para ir mejorando la técnica. Lo más importante de tu Productividad Personal es precisamente eso, que sea personalizada, hecha por y para ti.

¿Conoces alguna otra estrategia para mejorar el enfoque? ¿Tienes dudas sobre lo explicado en el artículo?
Pásate por los comentarios, esta es tu oportunidad…

 

Abrazo y a seguir productivos

Música del artículo: Khalid – Cold Blooded

Yan Vispo

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