PROPÓSITO – MANUAL DE REUNIONES EFECTIVAS
Espera… ¿No te apetece leer hoy? Dale al play y escucha el artículo narrado por mi…
Día a día sufrimos esas reuniones donde, al terminar, no entiendes cómo pudo durar tanto si no has acordado prácticamente nada, o peor aún, llegas a la siguiente reunión y resulta que no se han resuelto ni la mitad de los temas tratados en la anterior.
El error más común que se suele dar en estos casos es la falta de preparación previa a la reunión y la indefinición de roles que marquen las pautas durante la misma.
En este artículo te quiero mostrar las claves para convertir tus reuniones maratonianas de cada día en reuniones efectivas que terminen siempre en un tiempo determinado, con planes de acción específicos donde se detallen todos y cada uno de los recursos, tiempos y responsables necesarios para conseguir los objetivos.
Te presento la lista de los 11 pilares que debes tener en cuenta al planificar y afrontar una reunión con tu equipo de trabajo, colaboradores, etc.
Vamos al lío…
Situación previa a la reunión
Es necesario que todos los miembros conozcan con claridad y, previo a la reunión, la situación desde la que se parte, para no perder tiempo dando explicaciones dentro del horario fijado. Es una situación que se puede evitar fácilmente con el envío de un email.
Si ya se han realizado reuniones previas, se pueden introducir los hitos conseguidos y no conseguidos.
Propósito de la reunión
Este es un objetivo antes del objetivo. Me explico, en los emails o comunicaciones previas a la reunión debe quedar claro el para qué de la misma. Te ahorrarás debates y sobre todo un tiempo valioso.
La figura del mediador
Establece con tu equipo o colaboradores, previo a la reunión, un mediador o responsable de llevar las riendas de esta. Al nombrar una persona en concreto todos asumirán su potestad para dar prioridad a ciertos temas y controlar los tiempos entre otras funciones.
Miembros y roles que tendrán en la reunión
Cada persona convocada a la reunión debe tener una cierta relevancia en la misma o las acciones siguientes derivadas de esta. Me refiero a que los roles de cada miembro deben estar definidos.
¿No encuentras un rol adecuado a alguna de las personas que piensas convocar? Entonces piensa si realmente es necesario que acuda a la reunión.
Si se convoca a alguien simplemente por si acaso, esa persona perderá el interés no solo en esta, sino en el resto de reuniones a las que se le convoque y ese alguien puede ser un colaborador importante para uno de tus próximos proyectos.
Duración
Déjame hacerte un par de preguntas.
¿Comienzas tus reuniones sin haber fijado un tiempo límite para su conclusión?
¿Has visto alguna vez en un acuario esos peces que se pasan el día dándole vueltas a una piedra? Pues a esos nadie les ha dicho aun dónde se acaba la piedra.
No olvides la Ley de Parkinson – “El trabajo se extiende hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”. Imagina lo que sucederá si no le pones tiempo límite…
Fija una duración máxima dependiendo de los temas y subtemas a tratar. Al establecer un plazo medible de finalización, automáticamente centras la atención de todos los miembros en conseguir el objetivo y se evitan las distracciones.
¿Cuánto tiempo?
Pues depende del tema a tratar. Yo particularmente, intento que mis reuniones no duren más de 60 mins.
Lo mismo puedes hacer con los temas; puedes establecer un tiempo máximo de 10 minutos dependiendo de su naturaleza. El resto del equipo te lo agradecerá.
Temas a tratar
En este caso te puede suceder lo mismo que con el tiempo. Si fijas unos temas específicos, con su duración correspondiente, todo el equipo se enfocará en buscar las soluciones dentro de un marco en concreto, evitando divagar entre temas, algo muy común en las reuniones.
Tal cual sucede con la reunión de forma general. Para cada tema se debe establecer:
- Propósito
- Duración
Plan de acción por objetivo
Imprescindible para que tus reuniones sean productivas. Por cada acuerdo, probablemente aparezca un proyecto, por lo que es necesario fijar un plan de acción hasta su finalización. Marcar todas y cada una de las acciones que llevarán al equipo a conseguir el objetivo.
Fecha límite para conseguir los objetivos
Tan importante como el plan de acción es establecer un límite de tiempo para llevarlo a cabo. Fijar objetivos medibles hará que veamos más clara la meta y nos enfoquemos en alcanzarlos.
Persona responsable de cada meta
Si al terminar una reunión no queda claro quién tiene que llevar a cabo el plan de acción para un tema en específico, probablemente nadie lo hará. Designar una persona a cargo de llevar a buen puerto el plan de acción para un tema en específico, le da responsabilidad.
Conclusiones y confirmación de acuerdos
La mayoría de las veces que he acudido a reuniones, todos o casi todos los asistentes toman nota sobre los temas que se van tratando y sus conclusiones pero en ningún momento se contrastan.
En mi caso, cuando hago de mediador, voy apuntando las conclusiones a las que vamos llegando, con los planes de acción, fecha límite y persona responsable.
Al final de la reunión hago un repaso de los temas tratados y sus acuerdos. A continuación se lo hago llegar a cada miembro del equipo por email. Esto hace que todos tengan la misma hoja de ruta para controlar y llevar a cabo la ejecución de los planes de acción marcados.
Frecuencia de reuniones
Realiza reuniones con tanta frecuencia como sea necesario. Aunque en un principio te parezca que puede ser menos productivo, conseguirás que las reuniones se despachen con más soltura, pues todos los miembros tienen fresca la información y se han hecho a un ritmo de trabajo.
La frecuencia debe ser la suficiente como para dar tiempo a que se lleven a cabo los planes de acción. Esto hará que podamos hacer un seguimiento efectivo de los hitos conseguidos.
Bonus
Una forma sencilla y productiva de tener en cuenta todos estos pilares es hacerte tu propia “lista de control” de reuniones al estilo Checklist. Descárgate la que te dejo a continuación y nunca olvidarás todo lo que debes tener en cuenta antes de llegar al momento de sentarte con tu equipo de trabajo.
CONCLUSIÓN – CARACTERÍSTICAS DE LAS REUNIONES EFICACES
Desarrolla e implementa tu propia planificación de reuniones, estableciendo, roles, planes de acción, responsables y fechas objetivo claras. Evita perder tiempo divagando por temas que no tienen nada que ver con lo inicialmente programado.
Te dejo un pequeño resumen de los puntos clave a atacar en cada reunión para que te puedas crear tu propia lista de control:
CHECKLIST
- Situación previa
- Propósito
- Mediador
- Miembros y roles
- Duración
- Temas a tratar
- Planes de acción
- Fecha límite
- Persona responsable
- Conclusiones
- Frecuencia de reuniones
Y tú, ¿tienes alguna otra forma interesante de planificar tus reuniones de trabajo?
Te espero en los comentarios…
Abrazo y a seguir productivos
Música del artículo:Nuevo disco de Jack Johnson – From Here To Now To You
Hola Yan,
Muy bueno este post, yo que sufro reuniones con cierta frecuencia observo que estos pilares no se tienen en cuenta. La ley de Parkinson es cierta en todas las áreas pero en las reuniones es realmente perjudicial. Sobre todo en las reuniones con equipos grandes cuando los roles no están definidos o hay personas que no aportan nada.
Otro error que observo en mi actividad diaria es la falta de conclusiones (por escrito) y de las próximas acciones a realizar.
Yo en mi caso utilizo las notas de reunión de Evernote porque esquematizan bien algunos de los pilares de los que hablas.
Un abrazo!
Hola Javi!
Me alegro de que te haya sido útil el artículo.
Normalmente pensamos que vamos a las reuniones a ponernos de acuerdo en algo, cuando ya hay que hacer un pre-acuerdo antes de acudir a esta, por ej. en cuanto a la duración y los roles de cada uno, como dices.
Siguiendo estas pequeñas pautas acotas mucho el tiempo y consigues darle valor a cada tema y conclusión final.
El utilizar herramientas como Evernote, te da un plus a la hora de esquematizarlo todo y tener la info a mano en todo momento. Muy bueno, si señor.
Abrazo