PROPÓSITO – REUNIONES EFECTIVAS

Día a día sufrimos esas reuniones donde, al terminar, no entiendes cómo pudo durar tanto si no has acordado prácticamente nada, o peor aún, llegas a la siguiente reunión y resulta que no se han resuelto ni la mitad de los temas tratados en la anterior.

El error más común que se suele dar en estos casos es la falta de preparación previa a la reunión y la indefinición de roles que marquen las pautas durante la misma.

En este artículo te quiero mostrar las claves para convertir tus reuniones maratonianas de cada día en reuniones efectivas que terminen siempre en un tiempo determinado, con planes de acción específicos donde se detallen todos y cada uno de los recursos, tiempos y responsables necesarios para conseguir los objetivos.

Te presento la lista de los 11 pilares que debes tener en cuenta al planificar y afrontar una reunión con tu equipo de trabajo, colaboradores, etc.

Vamos al lío…


1 – SITUACIÓN PREVIA A LA REUNIÓN

Es necesario que todos los miembros conozcan con claridad y, previo a la reunión, la situación desde la que se parte, para no perder tiempo dando explicaciones dentro del horario fijado. Es una situación que se puede evitar fácilmente con el envío de un email.

Si ya se han realizado reuniones previas, se pueden introducir los hitos conseguidos y no conseguidos.

2 – PROPÓSITO

Este es un objetivo antes del objetivo. Me explico, en los emails o comunicaciones previas a la reunión debe quedar claro el para qué de la misma. Te ahorrarás debates y sobre todo un tiempo valioso.

3 – MEDIADOR

Establece con tu equipo o colaboradores, previo a la reunión, un mediador o responsable de llevar las riendas de esta. Al nombrar una persona en concreto todos asumirán su potestad para dar prioridad a ciertos temas y controlar los tiempos entre otras funciones.

4 – MIEMBROS Y ROLES

Cada persona convocada a la reunión debe tener una cierta relevancia en la misma o las acciones siguientes derivadas de esta. Me refiero a que los roles de cada miembro deben estar definidos.

¿No encuentras un rol adecuado a alguna de las personas que piensas convocar? Entonces piensa si realmente es necesario que acuda a la reunión.

Si se convoca a alguien simplemente por si acaso, esa persona perderá el interés no solo en esta, sino en el resto de reuniones a las que se le convoque y ese alguien puede ser un colaborador importante para uno de tus próximos proyectos.

5 – DURACIÓN

Déjame hacerte un par de preguntas.

¿Comienzas tus reuniones sin haber fijado un tiempo límite para su conclusión?

¿Has visto alguna vez en un acuario esos peces que se pasan el día dándole vueltas a una piedra? Pues a esos nadie les ha dicho aun dónde se acaba la piedra.

No olvides la Ley de Parkinson – “El trabajo se extiende hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”. Imagina lo que sucederá si no le pones tiempo límite…

Fija una duración máxima dependiendo de los temas y subtemas a tratar. Al establecer un plazo medible de finalización, automáticamente centras la atención de todos los miembros en conseguir el objetivo y se evitan las distracciones.

¿Cuánto tiempo?

Pues depende del tema a tratar. Yo particularmente, intento que mis reuniones no duren más de 60 mins.
Lo mismo puedes hacer con los temas; puedes establecer un tiempo máximo de 10 minutos dependiendo de su naturaleza. El resto del equipo te lo agradecerá.

6 – TEMAS A TRATAR

En este caso te puede suceder lo mismo que con el tiempo. Si fijas unos temas específicos, con su duración correspondiente, todo el equipo se enfocará en buscar las soluciones dentro de un marco en concreto, evitando divagar entre temas, algo muy común en las reuniones.

Tal cual sucede con la reunión de forma general. Para cada tema se debe establecer:

  • Propósito
  • Duración

7 – PLAN DE ACCIÓN

Imprescindible para que tus reuniones sean productivas. Por cada acuerdo, probablemente aparezca un proyecto, por lo que es necesario fijar un plan de acción hasta su finalización. Marcar todas y cada una de las acciones que llevarán al equipo a conseguir el objetivo.

8 – FECHA LÍMITE

Tan importante como el plan de acción es establecer un límite de tiempo para llevarlo a cabo. Fijar objetivos medibles hará que veamos más clara la meta y nos enfoquemos en alcanzarlos.

9 – PERSONA RESPONSABLE

Si al terminar una reunión no queda claro quién tiene que llevar a cabo el plan de acción para un tema en específico, probablemente nadie lo hará. Designar una persona a cargo de llevar a buen puerto el plan de acción para un tema en específico, le da responsabilidad.

10 – CONCLUSIONES/CONFIRMACIÓN

La mayoría de las veces que he acudido a reuniones, todos o casi todos los asistentes toman nota sobre los temas que se van tratando y sus conclusiones pero en ningún momento se contrastan.

En mi caso, cuando hago de mediador, voy apuntando las conclusiones a las que vamos llegando, con los planes de acción, fecha límite y persona responsable.

Al final de la reunión hago un repaso de los temas tratados y sus acuerdos. A continuación se lo hago llegar a cada miembro del equipo por email. Esto hace que todos tengan la misma hoja de ruta para controlar y llevar a cabo la ejecución de los planes de acción marcados.

11 – FRECUENCIA

Realiza reuniones con tanta frecuencia como sea necesario. Aunque en un principio te parezca que puede ser menos productivo, conseguirás que las reuniones se despachen con más soltura, pues todos los miembros tienen fresca la información y se han hecho a un ritmo de trabajo.

La frecuencia debe ser la suficiente como para dar tiempo a que se lleven a cabo los planes de acción. Esto hará que podamos hacer un seguimiento efectivo de los hitos conseguidos.

TRUCO

Una forma sencilla y productiva de tener en cuenta todos estos pilares es hacerte tu propia “lista de control” de reuniones al estilo Checklist. Descárgate la que te dejo a continuación y nunca olvidarás todo lo que debes tener en cuenta antes de llegar al momento de sentarte con tu equipo de trabajo.

 

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CONCLUSIÓN

Desarrolla e implementa tu propia planificación de reuniones, estableciendo, roles, planes de acción, responsables y fechas objetivo claras. Evita perder tiempo divagando por temas que no tienen nada que ver con lo inicialmente programado.

Te dejo un pequeño resumen de los puntos clave a atacar en cada reunión para que te puedas crear tu propia lista de control:

CHECKLIST

  1. Situación previa
  2. Propósito
  3. Mediador
  4. Miembros y roles
  5. Duración
  6. Temas a tratar
  7. Planes de acción
  8. Fecha límite
  9. Persona responsable
  10. Conclusiones
  11. Frecuencia de reuniones

Si prefieres una checklist bien currada, no tienes más que suscribirte arriba, para que personalmente te envíe la que yo mismo creé.

Y tú, ¿tienes alguna otra forma interesante de planificar tus reuniones de trabajo?
Te espero en los comentarios…

 

Abrazo y a seguir productivos

Música del artículo:Nuevo disco de Jack Johnson – From Here To Now To You

Yan Vispo

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