PROPÓSITO – LISTAS DE CONTROL EN LA PRODUCTIVIDAD PERSONAL

Imagina que estás en cuidados intensivos y te van a hacer un análisis rutinario.

Todo el proceso resulta sencillo y poco relevante hasta que la persona que te atendiende, comete el pequeño error de olvidar lavarse las manos. El desenlace… acabas en una caja camino al “más allá” por una infección mortal.

Aunque esto no es lo más usual, en el año 2001 sucedía con cierta asiduidad en el hospital Johns Hopkins. Un 11% de los pacientes a los que se les ponía un catéter de vena acababan sufriendo una infección que en algunos casos provocaba la muerte.

Fue entonces cuando el Dr. Provonost, quien realizaba un estudio sobre las infecciones adquiridas en el hospital concluyó poner remedio al asunto de la manera más sencilla.

Creó una obvia, sencilla y aburrida lista de control a modo de procedimiento que todos debían seguir a la hora de poner un catéter de vena central.

¿La solución? 5 pasos que terminaron reducidos a 2 para evitar errores al máximo. Aquí los tienes:

  1. Límpiate a ti y al paciente
  2. Ponte mascarilla y guantes

Muy básico ¿no? ¿Quién podría olvidar estos dos simples pasos?

Si piensas así, sitúate en el contexto de urgencia y/o trabajo bajo presión de una UCI y dime si estás 100% seguro de que nunca olvidarías uno de estos pasos…

Un año después de haber implementado este procedimiento el porcentaje de infecciones en el hospital Johns Hopkins se redujo del 11% al 0% evitando unas 8 muertes por error humano.

En total y tras haber implantado este procedimiento en muchos más hospitales, se estima que la lista de control del Dr. Provonost ha salvado más de 1500 vidas a día de hoy.

Y todo con una simple lista de control.

Un documento cuya idea es reducir la probabilidad de error al máximo para ahorrar tiempo, dinero e incluso salvar vidas como en el ejemplo del inicio.

Por todo ello y dada su importancia en el control de procesos de ejecución deberíamos prestarle la atención que necesitan las listas de control e incluso debo disculparme contigo por no haberlas abordado hasta el día de hoy en el blog.

En el artículo de hoy te voy a definir lo que es una lista de control (también llamada hoja de verificación o checklist), sus usos más comunes y cómo crearlas en sencillos pasos.

Mi propósito es que al terminar la lectura puedas automatizar la mayor cantidad de tareas posibles en tu día a día y evitarte errores de bulto que puedan traerte consecuencias a veces muy graves.

Vamos al lío…


¿QUÉ ES UNA LISTA DE CONTROL?

Es un conjunto de acciones plasmadas en una herramienta (mural, cartel, libreta o aplicación de software) cuya finalidad es conseguir un propósito dejando el menor margen de error.

Gracias a ellas puedes:

• Automatizar tareas repetitivas
• Adquirir un hábito o Interiorizar con facilidad la ejecución de una tarea nueva
• Delegar de forma segura en otra persona
• Hacer revisiones periódicas y sencillas de:
o Métodos y sistemas
o Áreas de responsabilidad
o Proyectos, objetivos y propósitos
• Hacer inventariados
• Controlar procesos
• …

Disponer de una lista de controla la hora de afrontar un nuevo puesto de trabajo por ejemplo puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Entre terminar un proyecto dentro de la fecha límite o perder una inversión por no haber llegado a tiempo.

Nuestra mente es vaga y olvidadiza por naturaleza y tiende a obviar ciertas cosas o acciones determinadas que, en ocasiones, pueden traer graves consecuencias.

Por ello es importante proporcionarle:

  • Sencillez
  • Facilidad de ejecución
  • Seguridad
  • Mejora de procesos
  • Serenidad para ocuparse de asuntos más creativos
  • Claridad de ejecución

Tu hoja de verificación siempre estará en fase beta o prueba. Cada vez que la utilizas puede surgir una nueva forma de mejorarla o simplemente puedes dejar de necesitarla al haber adquirido el hábito de la tarea en cuestión.

Las acciones que se incluyan dentro de ésta deben ser sencillas y específicas. Un paso a paso concreto desde el punto del que partimos (A) hasta donde queremos llegar (B).

En los casos de actuaciones urgentes como puede ser en una urgencia médica es esencial que gran parte de estos conceptos se puedan interiorizar con el tiempo.

  • No te dará tiempo a acudir a la lista de control si te viene un paciente al que tienes que salvar la vida en segundos…
  • Tampoco te valdrá de nada tener que acudir a una checklist cuando un depósito de una central esté a punto de reventar por sobrepresión. Cuando hayas acudido al listado probablemente ya habrá explotado medio edificio.

Por tanto, además de redactarlas, es muy importante que éstas sean de “fácil digestión” y tenerlas lo más a mano posible.

¿CUÁNDO ES IMPORTANTE UTILIZAR UNA LISTA DE CONTROL?

Ahora que ya sabes lo que es una lista de control y su importancia te voy a hacer unas recomendaciones de cuándo utilizarlas para empezar a ahorrarte tiempo, dinero y disgustos en general.

Automatización de tareas repetitivas

Cualquier tarea secuencial, repetitiva y tediosa al fin de tu día a día es susceptible de ser automatizada mediante una checklist.

Ejemplo de ello es:

  • Chequeo ordinario de procesos
  • Puesta a punto de una máquina o programa

Esto hará que evites el típico error del experto que entiende controlada una tarea y se salta alguna acción por la falta de tensión en la ejecución.

Un ejemplo de este tipo de checklist pueden ser las “5 reglas de oro” de la electricidad. Su fin es crear una zona de trabajo de máxima seguridad para las personas que van a actuar en una instalación eléctrica determinada.

Control de ejecución de tareas complejas o que no haces muy a menudo

La idea es cometer la menor cantidad de errores posibles ante situaciones que puedan suponer un riesgo a nivel físico o de pérdida de dinero/tiempo.

Imagina que tienes que asumir las funciones de un compañero de trabajo durante un cierto tiempo. Resulta que este hace unos informes muy importantes de procesos cada fin de jornada y tu no tienes la más remota idea de hacerlos.

Ahora imagina lo que te puede ahorrar en tiempo y disgustos sentarte al lado de este compañero unos días antes de que se vaya y redactar un sencillo paso a paso donde te indique:

  1. Dónde debes buscar la información necesaria
  2. Cómo analizarla
  3. Qué formato debes darle al informe

Sería toda una ventaja ¿no?

Si continúas haciendo esta tarea, puede que con el tiempo incluso ni necesites esta checklist. Ya habrás interiorizado cada una de las acciones necesarias para realizarla.

Creación hábitos

Una extensión del punto anterior. Para crear un hábito una buena forma de ayudarte a practicarlo cada día es desgranar la actividad en sencillos pasos en una libreta e irlos ejecutando de forma secuencial.

Con el tiempo y, dependiendo de tus necesidades, terminarás por no necesitar la lista de control en absoluto porque ya habrás interiorizado el hábito.

Seguimiento de tareas delegadas

¿Cuántas veces has delegado una tarea y has terminado casi haciéndola tu?

Pues con una lista de control puedes irte olvidando de estos problemas. Ya te lo conté hace un tiempo en este artículo.

Tal cual sucede en la situación anterior redactar una lista de control de las acciones necesarias para completar la tarea a delegar puede suponer tu total seguridad en que el trabajo tendrá el resultado esperado.

Mantener un Inventariado

Dime si te es familiar…

  • Llegas del super y resulta que compraste de todo menos justo aquello por lo que saliste de casa.
  • Te vas de viaje y te dejas unas gafas, la máquina de afeitar, la cámara de fotos o peor aún, las medicinas del niño…

En algún momento u otro, a quienes hemos dejado nuestra organización a merced de nuestra limitada mente, nos ha sucedido una o ambas cosas.

Si quieres que nunca más te vuelva a pasar algo de esto empieza haciendo una primera checklist donde apuntes todo lo que necesitas cuando te vas de viaje y otra donde apuntes cada ítem de la compra que vas captando que te falta.

Cuando te vayas de viaje o de compra solo tendrás que acudir a la correspondiente checklist e ir tachando todo aquello que ya hayas cumplido.

Sería como cuando los pilotos de avión hacen la checklist antes de volar…

Control de procesos

De igual forma que sucede con los inventariados, cualquier proceso de ejecución de una máquina o equipo de trabajo es susceptible de ser comprobado con una hoja de verificación.

Al fin y al cabo, coordinar un equipo de trabajo es como un gran engranaje que debe funcionar de manera secuencial y/o en paralelo dependiendo del momento del proyecto.

Llevar una lista de control para verificar la etapa en la que se encuentra un proyecto a modo de control de proceso puede ayudar mucho a:

  • Encontrar en el mapa el punto de “usted está aquí”
  • Detectar el siguiente paso y proceso
  • Distinguir la persona a activar para llevar a cabo el siguiente paso

PASO A PASO PARA CREAR UNA LISTA DE CONTROL PERFECTA

Llegó el momento, ya conoces lo que es una lista de control y sus usos más comunes.

Entonces, ¿qué tal si te animas a hacer la primera?

Toma unos minutos y esboza todas las listas de control que creas esenciales para tu día a día. Sí, te estoy pidiendo que hagas una lista de control de tus listas de control.

Estamos practicando, así que ni te esfuerces ni retuerzas el cerebro rebuscando listas sofisticadas ni en darles prioridad. Simplemente suéltalas según te vengan a la mente. 😉

Lo primero que debes tener en cuenta es que tenemos que desempacar los pasos esenciales, es decir, convertir lo que está implícito de la tarea en cuestión en explícito.

Vamos a descomponer la tarea en acciones concretas hasta llegar a la meta que buscamos.

Tu primera lista de control

Ahora elije una lista y vamos a ponernos manos a la obra:

  1. Define el propósito de la lista, su finalidad.
  2. Hazte una imagen mental del resultado final.
  3. Libera tu mente. Deja salir todas y cada una de las acciones concretas que creas necesarias para conseguir finalizar la tarea en cuestión.
  4. Organiza estas acciones secuencialmente según sea necesario para conseguir la meta.
  5. Revisa y valida cada una de las acciones asegurándote están en el orden correcto y no queda ningún paso intermedio que realizar entre una y otra.
  6. Testea tu hoja de verificación llevándola a la práctica. Si no has necesitado más acciones de las que has apuntado, felicidades, ya tienes terminada tu primera lista de control. En caso contrario, simplemente vuelve al punto anterior.

Trucos

  1. Uno de los fallos más usuales a la hora de completar una lista de control es catalogar una acción como hecha o no hecha cuando su ejecución se mide por un valor determinado o mínimo. En este caso deberemos apuntar el valor exacto o mínimo a alcanzar en la etapa en cuestión antes de saltar a la siguiente.
  2. Cuando de una hoja de verificación se trata, ten en cuenta las acciones que se puedan agrupar para evitar parar en exceso la ejecución entre check y check.
  3. Recuerda que las listas de control deben ser lo más sencillas posible, pero deben tener todas las acciones necesarias para llegar a la meta deseada. No peques de simplista.
  4. Si vas a hacer una lista de control para un trabajo en equipo todos los miembros de éste se deben involucrar para la creación de la misma.
  5. Remarca aquellas acciones que sean más esenciales o tengan graves consecuencias si no se realizan durante el procedimiento.
  6. Recuerda hacer tu lista de control lo más fácil de leer posible. Quizás algún día delegues esa tarea y no estés para explicar cada paso a la persona encargada de ejecutarla.

Por si te queda alguna duda, te dejo como ejemplo una pequeña lista que me hice yo para la edición de los episodios del podcast Aprendiendo con Rumbo Eficiente.

CONCLUSIÓN

Los hábitos son como hebras. Si día tras día las trenzamos en una cuerda, pronto resultará irrompible. - Horace Mann Clic para tuitear

Tus listas de control cumplen la misma función, a más utilidad les des, menor probabilidad de fallo tendrás en la ejecución de tus tareas.

Te invito a que no le des más vueltas de las necesarias. Empieza hoy mismo a desarrollar y ejecutar tus listas de control. Verás que con el tiempo las irás remasterizando.

Por último, no quiero dejarme nada en este tema, así que te voy a dejar 3 palabras sencillas que te ayudarán a trabajar con una lista de control a la hora de ejecutar.

Leer – Hacer – Validar

Ahora es tu turno. Dime, ¿has tenido algún bloqueo a la hora de realizar tu primera lista de control?
¿Tienes alguna duda o quieres presentar tu ejemplo propio de checklist?
Pásate por los comentarios y lo debatimos.

Abrazo y a seguir productivos

Música del artículo: Can’t Stop Me Now – Oh The Larceny

Yan Vispo

¿Te ha gustado el artículo? ¡Compártelo!

Ayudo a Ingenieros a gestionar la presión inherente al actual panorama multi-proyectos mediante las 3 claves de planificación: Propósito, hábitos y estrategias.

Mi propósito es ayudarte a enfocar tu atención en las tareas adecuadas para que consigas tus objetivos con el menor de los esfuerzos y dispongas de la energía para disfrutar de lo que realmente te apasiona en la vida.