PROPÓSITO – DELEGAR MEDIANTE LISTAS DE CONTROL

Uno de los mejores recursos que puedes utilizar para maximizar tu Productividad Personal es delegar o apalancarte en otras personas.

Podemos delegar en todos los ejes, ya sea en vertical, cuando solicitas una tarea determinada a un miembro de tu equipo o pides autorización a un cliente para realizar un trabajo de una manera determinada, o en horizontal, cuando delegas en un colaborador o compañero.

CREENCIAS LIMITANTES

Si te has leído ya la guía de los “9 errores que devoran tu tiempo cada día”, sabrás que, a la hora de delegar, encontramos ciertos bloqueos como:

• Creer que nadie lo hará tan bien como nosotros
• No querer “perder el tiempo” enseñando a otra persona
• Creer que estaremos todo el tiempo corrigiendo errores de otros
• Nos gusta sentirnos importantes e imprescindibles

Y un largo etcétera de excusas que forman parte del paradigma implantado en nuestra mente, que nos lleva a evitar practicar una de las estrategias clave de la Productividad Personal.

BENEFICIOS

Delegar te aporta unos beneficios innegables que han sido nombrados en varios artículos anteriormente tales como:

• Obtienes más tiempo para dedicar a tareas prioritarias
• Mejora la ejecución de una tarea al hacerla un experto
• Te proporciona la tranquilidad de que cuando faltes alguien sabrá ocuparse de esa tarea
• Libera tu mente de carga de trabajo
• Tienes mayor capacidad de focalización
• Menos estrés
• Más tiempo para descanso u ocio
• Te ayuda a cuidar tu Equilibrio P/CP

Pero no todo son ventajas…

DESVENTAJAS

Cierto es que, en un principio, y sobre todo en la fase inicial de adaptación de la persona en quien se delega, nos podemos encontrar con determinados problemas que nos hagan replantearnos la estrategia, al tener que invertir tiempo en:

• Formación de la persona en quien se delega
• Adaptación hasta que la tarea tiene una calidad estándar
• Reconducción de algún error cometido por la inexperiencia

Por ello he creado este artículo, para intentar reducir todas estas desventajas al mínimo posible y ayudarte a conseguir el propósito principal de delegar. Tranquilidad y tiempo libre para dedicar a tareas prioritarias en las que realmente tú eres el máximo exponente.

Hoy vengo a presentarte, no simplemente los beneficios de delegar una tarea concreta, pues de ello se ha escrito, y mucho. Te quiero presentar una de las estrategias que mayor resultado me ha proporcionado en este tema.

Vamos al lío…

DELEGAR MEDIANTE LISTAS DE CONTROL

“Las listas de control pueden ser útiles para saber de qué cosas no debe preocuparse” – David Allen

Las Listas de Control nos ayudan a mantener la atención en los asuntos esenciales de una tarea determinada hasta que nos familiarizamos con ella. Pueden ser permanentes o temporales, dependiendo de la dificultad de la tarea y la destreza de la persona que las asume.

Particularmente creo es muy beneficioso mantener siempre Listas de Control o Procedimientos para aquellas tareas que tengan una relevancia y/o riesgo medio en los resultados de nuestros proyectos y en la seguridad.

Minimizar los problemas o errores al delegar por medio de las Listas de Control

La idea o propósito es crear un documento que funcione de guía o procedimiento de trabajo, para minimizar la probabilidad de error en la ejecución de la persona en la que vamos a delegar la tarea en cuestión.

Para ello haremos dos documentos:

• Lista de Control, simplemente con el título o nombre de cada paso a realizar desde el momento cero, hasta la consecución de la tarea
• Documento de redacción sencilla que complementa al anterior y que llamaremos procedimiento de trabajo o guía.

En este último documentaremos de manera breve pero detallada, la manera de llevar a buen puerto la tarea a realizar, ampliando la información de los puntos de la lista.

Nuestro objetivo final debe ser quedarnos solo con la Lista de Control. Incluso prescindir también de ésta, si el proceso entraña una dificultad y/o riesgo bajo para los resultados de nuestros proyectos y la seguridad de las personas y/o instalaciones.

Entonces, ¿de qué manera redactamos estos documentos?

Toma nota…

1. Determina el propósito concreto de la lista a redactar.
2. Hazte una idea mental de cómo debe quedar esa lista y su funcionalidad.
3. No esperes a estar inspirado para empezar a crearla. Déjate llevar en cuanto tengas unos minutos y suelta una lluvia de ideas en formato papel o digital. Verás cómo la irás completando con todos los puntos importantes a detallar.
4. Una vez tengas todas las ideas plasmadas, toma un bloque de tiempo que te sea cómodo y dedícalo a organizar y redactar la lista en versión beta.
   • Es importante determinar si cada paso debe ser realizado de forma secuencial (con un orden específico) o se pueden realizar en paralelo.
5. Revisa y valida personalmente lo redactado.
6. A continuación, elabora una breve Guía o Procedimiento que facilite la comprensión de la lista, detallando cada punto.
7. Revisa y valida la guía también.
8. Testea tu Lista de Control y tu Guía.
   • Preséntaselas a la persona en la que vayas a delegar la tarea en cuestión y testea su funcionalidad.Si en breve espacio de tiempo consigue realizar el trabajo sin necesitar de tu ayuda, puedes dar por validada la utilidad de tu lista. En caso contrario, toma nota de los puntos en los que necesitó de tu ayuda y añade la información complementaria que necesite.
9. Una vez esta persona controle suficientemente la tarea, llegó el momento de prescindir de la guía y dejar simplemente la Lista de Control. Incluso, si siente la suficiente seguridad, podría dejar de lado la lista.
10. Actualiza con cierta frecuencia (dependiendo de sus posibles variaciones) tu Lista de Control.
    • En este caso, pide colaboración a la persona en la que has delegado la tarea. Encontrarás que, aunque se cumplen cada uno de los requisitos o propósito de tu lista, su proceso seguramente ha variado, incluso pudiendo haber mejorado tu proposición inicial en la guía.

Bonus: Aunque parece algo obvio, te recomiendo tener siempre un archivo de Listas de Control y Guías para no tener que repetirlas cada vez que cambie la persona en la que se delega la tarea. De esta forma simplemente deberás actualizarla cada vez que la necesites.

CONCLUSIÓN

Si quieres sacar provecho en menor tiempo de la estrategia de delegar, te recomiendo apuntarte a las Listas de Control y Guías que faciliten la ejecución de tus tareas por parte de la nueva persona encargada.

Arquímedes dijo en referencia al poder de la palanca:

“Dadme un punto de apoyo y moveré el mundo” – Arquímedes

Ahora te toca a ti, ¿tienes alguna otra estrategia para facilitar el proceso de delegar en alguien?

Te espero en los comentarios.

Abrazo y a seguir productivos

Música del artículo: Don´t Worry – Playing For Change

Yan Vispo

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