PROPÓSITO – CÓMO MANEJAR FECHAS LÍMITE

Los plazos son una fuente de ansiedad para muchos, debido a las consecuencias que su incumplimiento puede acarrear tanto para nosotros como para nuestros negocios.

Establecer plazos y objetivos exigentes y responsables para la entrega o finalización de un proyecto entra dentro de la lógica en cualquier dinámica empresarial. Así pues, las fechas límite (también llamadas deadlines) no deben ser vista como una traba, sino más bien como una referencia temporal que te permite manejar variables y distribuir tareas.

En el artículo de hoy quiero presentarte 15 recursos con los que dominar las fechas límite y olvidar de una vez por todas y desde hoy los retrasos en esos proyectos de corto alcance en el tiempo.

Vamos al lío…

CLAVES PARA CUMPLIR CON LOS DEADLINES

Primero lo primero, ¿qué es una fecha límite o deadline?

Las fechas límite son un estrecho espacio de tiempo en el que un objetivo debe ser conseguido.

A veces, esta propia connotación hace que las veamos como enemigas, pero si jugamos nuestras cartas de forma inteligente, pueden convertirse en grandes aliadas.

Para ello, nada mejor que echar un vistazo a las ventajas y desventajas que presentan estas deadlines.

VENTAJAS

Te incitan a la acción lo antes posible

Cuando acotas un proyecto automáticamente empiezas a asignar tareas, recursos… Hablando claro, trabajas enfocado y te pones las pilas a sabiendas de que tienes que acabar en un plazo determinado.

Te compromete con una meta

Adquieres un compromiso contigo mismo para la consecución de un objetivo. Tu mente activa el modo martillo pilón hasta que te pones a currar y, una vez en ello, solo desea terminar cada tarea para hacer el famoso check y pasar a la siguiente.

Te aleja de la procrastinación

Lo anterior te lleva a este apartado. La mejor amiga de la procrastinación es la falta de fechas objetivo.

Te obliga a priorizar

Y es que, o lo haces o estás perdido amigo. Tener un objetivo cercano en el tiempo, con una serie de tareas que casi agotan tus bloques de tiempo, te obliga a obviar aquello que no sea una tarea esencial para alcanzar la meta.

DESVENTAJAS

Debes priorizar correctamente o claudicarás

Volviendo a ello; el lado negativo de la ecuación… Si tienes una fecha límite corta y cometes fallos en la priorización de tus proyectos/tareas perderás la batalla con el tiempo y con ello, quizás ese gran plus que habías negociado por objetivos.

Si vas por detrás en el tiempo mayor será la presión y el estrés

Cuando llegan los retrasos en la ejecución de proyectos la presión, ansiedad y estrés comienzan a aparecer y no hacen más que aumentar exponencialmente con el tiempo.

Trabajar bajo estas circunstancias hará que te sea más difícil enfocarte y resolver los diferentes desafíos que se te vayan presentando. Todo esto creará mayores retrasos y con ello más presión y estrés. ¿Ves luz al final del túnel o ves un bucle como yo?

Si esto te ocurre a ti, adivina qué le ocurrirá a tu equipo de trabajo o colaboradores.

ESTRATEGIAS PARA DOMINAR LAS FECHAS LÍMITE

Ahora que ya conoces en qué te puede ayudar y en qué te puede perjudicar una fecha límite, quiero presentarte una serie de estrategias para que puedas dominarlas al más puro estilo cowboy y llegar antes de tiempo a tu cita con tus metas.

“El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”. – Ley de Parkinson

Ya en alguna ocasión te he recordado esta ley, que viene a decir que, acomodamos nuestro ritmo de trabajo a las fechas que establecemos como objetivo. En este caso tenemos dos opciones:

1. Repartir el esfuerzo de forma equitativa en el tiempo asignado para conseguir el objetivo.
2. Dejar pendiente todas las tareas hasta el último momento, acumulando horas de procrastinación + horas finales de estrés y presión indefinida.

¿Está clara cuál es la mejor opción no?

Entonces, ¿cómo evitar estas consecuencias y conseguir tus objetivos aún ante fechas límite cortas?

Aquí tienes unos cuantos recursos con los que conseguir que las fechas límites parezcan tus mejores amigas.

Participa activamente en el establecimiento de la fecha

Evidentemente, el cliente tiene un objetivo en mente, pero tú eres quien tiene la experiencia en la realización y/o coordinación del trabajo en cuestión.

Conoces los posibles inconvenientes que te puedes encontrar durante la fase de planificación, programación y ejecución del proyecto. Tienes la ventaja de que sabes de esto mucho más que ellos, para eso te contrataron.

Sácale partido y, si está en tus manos, baja las expectativas para facilitar el cumplimiento de los plazos.

Llega antes al objetivo marcado y no solo tendrás un cliente contento, sino un promotor en potencia de tu trabajo.

Establece un propósito y visualiza el resultado

Define y visualiza el resultado final que debes obtener con claridad con el cliente.

Uno de los mayores problemas que te puedes encontrar es tener finalizado un proyecto y que el cliente no esté de acuerdo con el resultado por falta de entendimiento. Identifica exactamente cuál es el resultado deseado incluyendo la calidad del mismo.

Haz lo mismo con tu equipo de trabajo, colaboradores y toda aquella persona implicada en la ejecución. La idea es minimizar los imprevistos.

Establece prioridades

Ahora que sabes lo que quieres y cómo lo quieres, descifra aquello que lleve a tu proyecto directamente al objetivo establecido y márcalo como prioridad en tus planes de acción.

Las prioridades, de forma simplificada se encargan de apartar todo lo que puede entorpecer tu rumbo al destino final y señalar con claridad el camino a seguir para atracar en el lugar deseado.

Puedes utilizar alguna de estas estrategias para establecer tus prioridades.

Resalta visualmente las tareas prioritarias en los planes de acción para no obviarlas bajo ningún concepto.

Recuerda cada día los planes de acción y remarca las tareas prioritarias a tu equipo, para evitar dedicar esfuerzos a tareas equivocadas.

Marca objetivos

Dependiendo del tiempo disponible para el proyecto, debes fijar objetivos mensuales, semanales y diarios.
Una estrategia interesante es fijar objetivos SMART:

• Specific – Específico
• Measurable – Medible
• Achievable – Alcanzable
• Relevant – Relevante
• Time-Bound – Acotado en el tiempo

En este artículo de Christian Morillas queda perfectamente explicada.

Divide el proyecto en subproyectos o etapas

Desglosa todas las tareas que necesitas realizar hasta llegar a la meta fijada y determina su fecha de entrega. Las que te correspondan a ti o a tu equipo y las que debas delegar. ¡Hasta la más pequeña!

Detalla todas las tareas necesarias a realizar de forma secuencial y aquellas que podrías hacer o delegar en paralelo. Esto es muy importante pues, a la hora de la programación, podrías dejar las que se pueden realizar en paralelo, para cuando hayas delegado una tarea de tu planificación secuencial.

Importante: Coordina a tu equipo para evitar molestias entre ellos durante la realización de tareas en paralelo.

Este es uno de los recursos que te detallo en el artículo sobre la planificación realista.

Distribuye las tareas de forma realista

Intenta no caer en el híper-optimismo y planificar cada día más trabajo del que realmente pueden asumir tú y tu equipo.

El día tiene un número de horas determinadas. Cuenta con los tiempos de descanso, tiempos de desplazamiento y tiempos para cambio de focalización entre una tarea y otra.

A la hora de llevar el plan de acción a la práctica, una tarea a la vez debe ser la máxima de tu equipo.

Ten en cuenta posibles imprevistos

Tu objetivo, pero no tu obsesión, debe ser adelantarte a la fecha límite.

Reconoce los riesgos o contingencias que puedes encontrar durante la fase de ejecución y las soluciones posibles.

Ten en cuenta las posibles consecuencias de no terminar alguna de las fases del proyecto y el conjunto de éste en tiempo. Aplica en este caso también la búsqueda de posibles soluciones a estas consecuencias.

Adelantarse a los acontecimientos es clave.

Distribuye correctamente los recursos

La idea es no perder tiempo valioso esperando tareas delegadas y herramientas necesarias durante la ejecución.

No es opcional la correcta distribución de los recursos humanos. Que cada miembro del equipo y resto de personas implicadas en el proyecto sepa lo que tiene que hacer, cuándo y cómo lo tiene que hacer es primordial para no sumar atrasos por falta de coordinación.

Delega o descarta aquello que frene el avance del proyecto

En este caso la clave está en delegar al máximo dentro de los límites de tu presupuesto y dependiendo de la calidad de finalización de la tarea que desees.

Tus prioridades a la hora de delegar deberían ser:

1. Tareas automatizables y sencillas
2. Tareas de otros proyectos que quieres mantener en marcha

No te dejes enredar por nuevas propuestas y compromisos innecesarios ajenos al proyecto. Ya tienes suficientes extra como para añadir más presión.

No te comprometas a nada (ni siquiera del mismo proyecto) sin antes revisar tu planificación y el avance del proyecto con respecto a ella.

Estudia cualquier ampliación del proyecto detalladamente para establecer nuevas fechas. No caigas en el error de aceptar una ampliación de objetivos en la misma fecha sin antes estudiarlo.

Haz un seguimiento más cercano a tus tareas delegadas

• Reparte las tareas delegadas lo antes posible

Para evitar retrasos en estas tareas, especifica la fecha objetivo para su ejecución.

Si la tarea necesita de una coordinación con otras personas, indica en qué fase del proyecto se debe ejecutar, y la fecha prevista para ello.

Avisa con tiempo de antelación tanto si se va a ejecutar en tiempo, como si va a haber un retraso. La persona o empresa encargada te lo agradecerá.

• Facilita la ejecución de la tarea de delegar

Detalla al máximo el resultado final deseado. Si tienes un procedimiento o guía de trabajo específico para ésta, recuerda enviarlo a tiempo a la persona o empresa encargada.

• Anticípate a cualquier retraso

Sin miedo a parecer pesado. Recuerda que no tienes tiempo para retrasos, así que lleva un control cercano de la ejecución de las tareas delegadas.

En este artículo de Josep María Martínez tienes un buen ejemplo.

Revisa/Valida los avances

Si es necesario, utiliza una pizarra al alcance de todo el equipo para plasmar todas las fases del proyecto e ir tachando lo cumplido y ver claramente lo pendiente con sus fechas.

Importante:

• Revisa y valida los avances con tu equipo
• Revisa y valida los avances con el cliente
• Haz una revisión final del proyecto para recopilar aquello en lo que puedes mejorar en el futuro y saber qué están haciendo bien.

Cada error es un aprendizaje

Si te comes una fecha objetivo de alguna fase, analízalo en profundidad con tu equipo para no cometer el mismo error en las siguientes fases.

En este caso, reúne feedback del resto del equipo para tener más información y que todos aprendan de la experiencia.

Comunícate con claridad

La Comunicación Efectiva puede ser la clave de tu éxito.

Si ves que no vas a poder finalizar a tiempo, no dudes en decírselo al cliente cuanto antes explicándole los motivos de manera objetiva y sin edulcorar la realidad. De esta forma se convertirá en tu aliado y te ayudará a encontrar una solución o alcanzar un acuerdo de mínimos.

Compartir la información a tiempo siempre será mucho mejor que llegar al final del plazo sin haber hecho los deberes. En este último caso formarás parte del problema y tu profesionalidad quedará en entredicho.

Consejos:

• Llega siempre a esta reunión con una solución en tiempo y forma
• No olvides negociar una nueva fecha límite

Mantén a tu equipo informado de las fases del proyecto, tareas a realizar en cada momento y no olvides la fecha objetivo. La idea es enfocar al equipo en las tareas necesarias en cada momento y evitar trabajar en tareas equivocadas por información desfasada.

Ten a mano un listado de personas de contacto recurrentes. Tanto en horas de oficina como en horarios menos usuales.

Cuida tu Equilibrio P/CP

Recuerda la clave del Equilibrio P/CP. Es necesario cuidar de tu capacidad de producción para que puedas obtener un buen producto durante mucho tiempo. De nada vale que te dejes la piel los primeros días y termines sufriendo el Síndrome del Burnout.

Si te mantienes saludable, tu mente se convertirá en fuente de nuevas ideas y soluciones. Tendrás la energía necesaria para dirigir a tu equipo y defender tu trabajo a la hora de la verdad ante el cliente.

Así pues, en la medida de lo posible:

• Descansa
• Aliméntate bien
• Saca tu mente del trabajo fuera de la jornada laboral
  • Apaga el móvil
  • Olvida el email
  • Busca hacer actividades que te saquen de la rutina del trabajo

¿Llegaste a tiempo? ¡Celébralo!

Date el mérito que mereces. No menosprecies tu trabajo.

Mientras vas cumpliendo los plazos de cada fase ocúpate de hacerle saber a tu equipo que está haciendo buen trabajo.

Si al final el trabajo va más rápido de lo esperado, no le restes importancia a tu labor ni a tu esfuerzo. Porque no dudes de que buena parte del mérito de esa eficacia te corresponde.

No olvides que es posible que en futuros trabajos para esa misma persona o cliente las cosas no vayan tan rodadas. Tener un poco de confianza depositada en la hucha nunca está de más para cuando vengan mal dadas.

Por último, no dejes pasar la oportunidad de darte una recompensa. Hazte saber que has hecho un buen trabajo y date un homenaje a ti y a tu equipo. Esto hará que se cree mayor vínculo y mejore la ejecución en los próximos proyectos.

CONCLUSIÓN

Si has llegado hasta aquí ya debes tener claro que las fechas límites son tan amigas como tú las trates.

Cuando planificas adecuadamente, ejecutas con responsabilidad y mantienes un control sobre las diferentes fases de tu proyecto, el resultado no puede ser otro que el éxito.

Ahora dime, ¿qué tal te manejas con las fechas límite o deadlines? ¿Tienes algún otro recurso para mejorar la ejecución en estos casos?

Pásate por los comentarios y resolvemos cualquier duda sobre el tema.

Abrazo y a seguir productivos

Música del artículo: Man on a Mission – Oh The Larceny

Yan Vispo

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