PROPÓSITO – PLANIFICACIÓN REALISTA

Día tras día, cuando nos salimos del papel o la herramienta digital que utilizamos para organizarnos, se demuestra que las planificaciones son y deben ser consideradas como dinámicas.

El papel lo aguanta todo. Si creamos una planificación y jamás volvemos a ella para revisar y validar o corregir los datos y acciones derivadas, nuestro proyecto acabará irremediablemente en una meta o resultado muy distinto de lo inicialmente estipulado. Probablemente con un retraso considerable.

Tanto en la etapa de la propia planificación, como de la ejecución del proyecto, debemos establecer unos procesos que nos permitan revisar, validar y/o actualizar nuestra planificación.

En este artículo quiero enseñarte las 10 claves para planificar tus proyectos de la manera más realista, actualizando los procesos para conseguir los resultados más acordes con los objetivos fijados previamente.

Vamos al lío…


PLANIFICACIÓN REALISTA

De mi experiencia te puedo asegurar que, a mayor desglose de los objetivos y trabajos a realizar en función de los recursos que disponemos, más fácil será marcar unos plazos alineados con el propósito de nuestro proyecto.

PROPÓSITO

Como siempre, no podía fallar, lo tienes grabado a fuego desde la guía práctica. Un proyecto sin un propósito y objetivo definidos es un proyecto a la deriva.

Define el “para qué” de tu proyecto con claridad, identifícate con ello y comienza a marcar el rumbo de tus metas.

DEFINICIÓN DEL RESULTADO

Es momento de conocer tu objetivo. ¿Qué apariencia debe tener tu proyecto una vez finalizado? Haz una descripción sencilla y clarificadora de lo que significaría el éxito final.

Si es un proyecto a medio, largo plazo, divídelo en micro-objetivos asequibles. Estos harán la función de punto de control, manteniendo a tope tu motivación y evitando que te coma el coco de la procrastinación.

SUB-PROYECTO Y TAREAS

A continuación, desglosa todas las tareas que necesitas realizar hasta llegar a la meta fijada. Las que te correspondan a ti y las que debas delegar. ¡Hasta la más pequeña!

Aquellas que necesiten más de una acción a realizar para marcarlas como terminadas, ya sabes, clasifícalas como sub-proyectos.

Detalla todas las tareas necesarias a realizar de forma secuencial y aquellas que podrías hacer o delegar en paralelo. Esto es muy importante pues, a la hora de la programación, podrías dejar las que se pueden realizar en paralelo, para cuando hayas delegado una tarea de tu planificación secuencial.

TIEMPO DE EJECUCIÓN

Si conoces cuánto debe durar cada tarea en ser ejecutada, partes con gran ventaja para llevarlas a tu sistema de planificación, saber cuáles son susceptibles de delegar y, sobre todo, para establecer los objetivos temporales.

No se trata de poner el tiempo exacto, no eres adivino, pero sí un aproximado. Ya te daré un recurso más adelante para lidiar con esto último.

TIEMPO EFECTIVO REAL DISPONIBLE

Puede que el punto más clave a la hora de tener éxito. Piensa que cada día no dispones de todas las horas que estés en la oficina para dedicar a tus proyectos.

Tienes tareas repetitivas o de control (contacto con clientes, reuniones de control, informes…) que ocupan una parte fija de tu tiempo. A partir de lo anterior, define el tiempo real que tienes a tu disposición para ejecutar nuevas tareas en tu día a día.

Si quieres saber más sobre este tema, aquí tienes un buen artículo de David Carulla que lo deja bien claro.

RECURSOS Y HERRAMIENTAS

Pregúntate de qué recursos y herramientas debes disponer para llevar las tareas definidas a buen puerto y, sobre todo, si dispones de ellos en estos momentos.

Este es un punto muy importante, pues quizás te des cuenta de que no dispones de una herramienta necesaria para una tarea y comprarla o alquilarla, sumado al tiempo que debes destinar para resolverla, te cueste más que delegarla.

CONTROL DE TAREAS DELEGADAS

Recuerda que, a quién más le importa que tu proyecto tenga éxito es a ti. Por ello, una vez decidas delegar una acción en otra persona o empresa, debes planificar un control de ejecución de esta y recordatorios de plazos de ejecución a quien lo delegas.

En este artículo de Josep María Martínez tienes un muy buen ejemplo de cómo llevar a cabo esa planificación y control.

CONTINGENCIAS

Te habla mi experiencia y te lo dirá todo el que haya planificado y ejecutado un proyecto. Los plazos de entrega u objetivos temporales establecidos en una planificación muy pocas veces se cumplen. Por mucho que planifiquemos, siempre existirán contingencias que se escapan a nuestro control.

Tu dirás, y entonces, ¿que c… me estás contando aquí? ¿para qué toda esta planificación?

Pues amigo, para reducir estas desviaciones al mínimo posible y utilizar estos desafíos como aliados. ¿Cómo?

Los márgenes de tiempo son la solución más adecuada. Partiendo de calcular una desviación tipo por cada micro-objetivo, tienes dos opciones:

  1. Añadir un margen antes de cada siguiente micro-objetivo
  2. Añadir un margen genérico al final, con la suma de todos los anteriores

Particularmente prefiero la primera opción por dos sencillas razones:

  • Llevaremos un control más estricto del tiempo de margen que utilicemos y aquel que vayamos acumulando.
  • Sumar tiempo “sobrante” te motivará mucho más y te dará más tranquilidad que restar tiempo a tu colchón. Esto lo llamo yo, alimentar a mi motivación.

CALENDARIO

Con todos los datos anteriores, llegó el momento de llevar tu proyecto al calendario. Si has hecho una buena definición de todos los puntos, solo tendrás que reservar los bloques de tiempo que necesites dedicar a las tareas indicadas en cada día de la semana.

Si tu proyecto es a medio-largo plazo, distribúyelo de tal manera en tu calendario, que puedas llevar un control semanal, mensual… sobre él por objetivos.

REVISIÓN Y VALIDACIÓN

Por último, uno de los mejores hábitos que he adquirido en mi vida, la revisión y validación de mi planificación y ejecución.

Utiliza las rutinas de revisión diarias y semanales para comprobar que tu trabajo organizativo está cumpliendo su función y llevar un control de los márgenes de tiempo de los que dispones para las contingencias.

BONUS – LISTAS DE CONTROL

Para convertirte en un hacha de la planificación realista, utiliza este bonus. Lleva un archivo de todos tus proyectos de cierta importancia y aquellos que se repitan a menudo. Tendrás la posibilidad de crear listas de control de planificación y ejecución que te ayudarán a automatizar los procesos e invertir cada vez menos tiempo en ellos.

CONCLUSIÓN

Si quieres llevar la planificación de tus proyectos al siguiente nivel y conseguir tus objetivos lo más acorde a esta, la clave está en identificar la máxima cantidad de constantes y variables que afecten a su ejecución.

Desarrolla, implementa, revisa y mejora tus planificaciones con asiduidad para optimizar tu inversión de tiempo y conseguir tus objetivos aplicando la energía necesaria en el proceso.

Ahora que ya la conoces, ¿practicas la planificación realista? ¿Crees que es factible?
Deja tu opinión o dudas en los comentarios.

 

Abrazo y a seguir productivos

Música del artículo: Jason Mraz – I Won’t Give Up

Yan Vispo

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Ayudo a Ingenieros a gestionar la presión inherente al actual panorama multi-proyectos mediante las 3 claves de planificación: Propósito, hábitos y estrategias.