PROPÓSITO – EVITAR PROCRASTINAR TRABAJANDO EN CASA

Vivimos en una sociedad demandante de recompensa instantánea. Tenemos todo un mundo a golpe de clic y hemos acomodado nuestras vidas a esta mecánica olvidando que, las cosas que realmente merecen la pena se cuecen a fuego lento.

Somos maestros procrastinadores. Al menos es lo que se desprende de este estudio dirigido por Richard Wiseman para la Universidad de Bristol, donde el 88% de las personas que se plantearon un objetivo de inicio de año fallaron en el intento. La mayoría ni siquiera hizo el intento…

Si tienes tu oficina en casa y…

1. Eres de los que tienden a posponer las tareas más engorrosas creyendo que tu yo del futuro se convertirá en Superman y las resolverá todas de un tirón
2. Pospones muchos de tus proyectos importantes porque te asusta y estresa la incertidumbre de no saber cuánto esfuerzo y tiempo real te llevará realizarlo
3. Te cargas de culpabilidad por no haber cumplido con tus tareas pendientes

…sigue leyendo.

Pero, antes de lanzarme, tengo una buena noticia para ti, y es que todos procrastinamos. Desde las personas menos organizadas, pasando por las grandes mentes del planeta, hasta los propios expertos en productividad personal.

Por ello y, desde la experiencia propia y de grandes expertos, en el artículo de hoy te presento 17 estrategias para declararle la guerra a la procrastinación partiendo de la convicción de una victoria segura.

Vamos al lío…

¿QUÉ ES LA PROCRASTINACIÓN?

La procrastinación es el hábito o más bien el mal hábito de retrasar tareas o decisiones que debes asumir de forma prioritaria, sustituyéndolas por otras de tipo más irrelevantes o autocomplacientes.

Es decir, procrastinar es invertir tu tiempo en actividades que, teóricamente, no te llevan a ningún lado, más allá de la ansiedad, estrés y sentido de culpabilidad constante. Luego te explico por qué te digo que teóricamente.

Para muchas personas procrastinar es su mayor pesadilla y se convierte en un gran problema difícilmente controlable debido a la falta de información que tienen sobre su procedencia particular en cada caso.

Se les pasan los días volando y sin conseguir ni la mitad de objetivos, pero con la sensación de haber estado muy ocupados.

LAS DOS CARAS DE LA PROCRASTINACIÓN

No es todo oro lo que reluce, ni toda la gente errante anda perdida

Como te dije arriba, teóricamente la procrastinación en todo su ser es negativa, pero en la realidad no es así. Existen 2 tipos diferenciados que dependen directamente de nuestra destreza para sacar partido de nuestras debilidades.

Procrastinación negativa

Si tomamos la definición y sentido amplio de la palabra, es decir, cuando procrastinar nos lleva a alejarnos de nuestras metas constantemente, intercambiando el trabajo enfocado en objetivos prioritarios por tareas de poca repercusión pero agradables. Podemos considerar este término como algo negativo.

Pero como todo, tiene su parte positiva. Si aprendemos a movernos en la tormenta, quizás hasta incluso disfrutemos de la travesía más movida.

Procrastinación productiva

La procrastinación se puede tornar en un ejercicio positivo si le buscamos un significado a esta postergación de nuestros logros.

Ya sea por cansancio o falta de inspiración, procrastinar tus tareas de esa mañana, incluso del día en cuestión puede ser una gran idea.

Piensa una cosa, ¿te harías una maratón de 10-20km si te encuentras agotado? Seguro que no.

Aplica lo mismo a la administración de tu energía mental. Cuando te encuentras cansado o falto de inspiración, quizás no es el mejor momento de ponerte a trabajar.

Una mente cansada o estresada solo la puedes recuperar a base de descanso y actividades que te ayuden a despejar.

Por otro lado, la inspiración la puedes trabajar a base de técnicas y estrategias concretas. Tomarte un tiempo extra para meditar sobre un asunto, sin la intención de hacer nada en concreto, puede convertirse en una autovía por la que dejar correr tu creatividad.

Postergar tus tareas en estos casos, se puede considerar como procrastinación productiva y en este artículo te lo explico en base a mi propia experiencia reveladora.

CÓMO EVITAR LA PROCRASTINACIÓN

Una vez sentadas las bases y definidos los términos importantes, vamos a lo prometido. Te presento las 17 estrategias clave para evitar la procrastinación cuando trabajas en remoto.

Estudia cómo sueles procrastinar

Haz un listado de aquello que te lleva a procrastinar y propón soluciones.

• • Detecta aquello que te hace ir directo al camino de la procrastinación
    • ¿Es el desconocimiento del trabajo lo que te lleva a postergar tus proyectos?
    • ¿Te faltan prioridades para distinguir qué es realmente lo importante para conseguir tus metas?
    • ¿Pierdes la concentración con facilidad al iniciar tus tareas?
    • ¿No tienes definido un plan de acción diario?
  • Define cómo procrastinas
    • ¿Te pasas el día en las RRSS?
    • ¿Te escapas a menudo a leer los diarios digitales?
    • ¿Te enganchan los grupos de WhatsApp?
    • ¿Qué me dices de YouTube y las series de Netflix?
    • ¿Haces mil viajes a la cocina para picar?
  • Haz una lluvia de ideas para combatir todos estos impedimentos.

En este punto, no busques la solución perfecta, simplemente suelta toda solución que se te venga a la mente. No importa que te parezca ahora mismo una tontería. Ya habrá tiempo de depurar y quizás eso que ahora crees una tontería pueda derivar en una gran solución 😉 .

Toma nota de la información relevante que encuentres en la red como la de este artículo.

• Analiza y selecciona las mejores soluciones a tu alcance

No todo lo que hayas propuesto y/o encontrado por la red como solución estará al alcance de tu mano, quizás por falta de recursos o por ser demasiado complicado para implementarlo.

Simplemente depura las soluciones que más se adapten a tu situación y, a ser posible, aquellas más sencillas de aplicar desde un inicio.

• Pon el foco en estas soluciones de una en una.

Ni se te ocurra intentar atacarlo todo a la vez o volverás fácilmente al punto 0.

Estudia cuál es tu mejor hora para trabajar y viceversa

Dime algo, ¿en función de qué has establecido tu horario de trabajo en casa?

Si tu respuesta ha sido ¿qué? Entonces esto te interesa.

En el apartado de las dos caras de la procrastinación te hablé de momentos de agotamiento y baja inspiración. Pues bien, resulta que cada uno de nosotros tenemos un ciclo de energía de 24h similar (que no igual), llamado ritmo circadiano.

Es muy importante que analices tu caso particular para detectar en qué horas del día sueles estar a tope y cuánto duran esos picos de energía para establecer tus planes de acción en función de ello.

Toma nota rápida de tu nivel de energía y concentración cada media hora durante un par de semanas y tendrás un estudio más que válido.

Luego solo es cuestión de asignar tus tareas de mayor carga mental y enfoque a tus horas pico.

Aquí tienes un poco más de info sobre ritmos circadianos en la planificación (aunque está en inglés es el que mejor documenta la cuestión).

Encuentra tu ritmo

1. Mide el tiempo que utilizas para tus tareas diarias repetitivas
2. Establece bloques de tiempo para esas tareas en función de tu ritmo de trabajo

A base de ensayo verás cómo vas mejorando esos tiempos y te motivarás aún más.

No determines tu jornada en horas

Con esto te quedas simplemente en la superficie y es muy posible que termines alargando tu tiempo de trabajo cada día hasta las tantas.

No eres un empleado de una oficina al uso, así que establece tu jornada según objetivos y, en función de ello distribuye tus bloques de tiempo.

Es muy posible que no necesites más de 6h al día. Incluso pueden ser menos.

Si cada día te enfrentas a tareas y proyectos diferentes, ¿por qué inviertes el mismo número de horas de trabajo?

Una vez alcances tus objetivos diarios, deja todo y disfruta del resto del día. Te lo has ganado.

Detecta y potencia tus “hábitos disparadores”

Todos tenemos rutinas que nos motivan a seguir trabajando en pro de nuestras metas. Analiza y dale un lugar prioritario a las tuyas.

En mi caso, realizar mi rutina pre-jornada, dispara mi motivación para atacar mi plan de acción diario.

Al terminar mis estiramientos ya mi mente está enfocada en el trabajo sin esfuerzo gracias a haberlo convertido en un hábito día a día.

Por contra, mi rutina post-jornada, me ayuda a sacar la mente del trabajo y cambiar el chip. ¡¡¡Todo ventajas!!!

Ten en cuenta el resto de rutinas necesarias para trabajar en casa

• Descanso adecuado
• Alimentación equilibrada y bien dosificada
• Horario de inicio y fin de jornada
• Utilizar vestimenta de trabajo
• …

Todas ellas te las detallo en el artículo de La guía definitiva para trabajar desde casa que escribí para El Canasto.

Trabaja tu fuerza de voluntad

Muchas veces la principal causa de la procrastinación parte del desconocimiento del tiempo y esfuerzo real que te puede llevar hacer una tarea.

Cuando te encuentres en esta situación de incertidumbre, simplemente lánzate a hacer la tarea predefiniendo, sea cual sea el tamaño de la tarea, un tiempo corto de trabajo. Así sean 10 minutos.

Lo más probable es que, una vez empieces a trabajar en ello, te des cuenta de que es mucho más fácil de lo que en un principio habías pensado.

¿Cuántas veces durante tu etapa universitaria estuviste procrastinando estudiar para un examen y, cuando te pusiste manos a la obra te diste cuenta de que no era para tanto? El problema es que en algunas ocasiones ya era tarde para estudiar, ¿verdad?

No dejes que esto te pase ni una sola vez más.

“Espera Yan… ya he probado esto y sigo desmotivado para ponerme con esa tarea que odio…”

Ok, volvamos unos artículos atrás y hazte la pregunta clave…

¿Para qué necesitas hacer esa tarea?

Si está directamente relacionada con:

• Tu propósito profesional/personal
• Tus proyectos más relevantes
• Tus sueños

Ya tienes una fuerte fuente para encender la caldera de la motivación.

Pero añádele aún más carbón, haz que suba la presión a tope en la caldera. Ve directo a por el punto de dolor.

Solo piensa…

¿Qué sucederá si no completas esa tarea?

Para hallar la respuesta solo tienes que acudir a las consecuencias que sufriste la última vez que procrastinaste una tarea de ese tipo. Recuerda el ejemplo de la universidad.

Planifica tu trabajo

Una mente ordenada es una mente creativa

Aunque es muy probable que aquello que hayas establecido en tu plan de acción sufra cierta desviación a medida que vayas avanzando. Lo importante es tener el rumbo establecido para descifrar cuándo te estás desviando y en qué medida.

Con ello podrás detectar si ese desvío es asumible y, en caso contrario, proponer tus propias soluciones para volver a retomar el camino y conseguir llegar lo antes posible al objetivo fijado.

Evita la confusión de no saber qué hacer o por dónde empezar. Establece unas pautas para todos aquellos proyectos y tareas en que debas embarcarte.

Tener una brújula que te indique el camino que debes tomar y, sobre todo, el que no debes tomar, se hace esencial a la hora de evitar perder el norte y procrastinar a las primeras de cambio.

Visualiza el resultado

Haz un listado de tus sueños. Descifra para qué estás trabajando duro cada día.

• Conseguir más tiempo de calidad con tu familia
• Ahorrar para comprarte una casa donde vivir más cómodo
• Conocer el mundo viajando en autocaravana
• …

Hazte una imagen gráfica de cómo deben lucir tus tareas esenciales terminadas y los beneficios que obtendrás de ello.

Es necesario que tu mente conozca dónde se encuentra cada check point en el camino y a qué distancia se encuentra la meta.

Deja margen en tu plan de acción diario

Tal cual te detallo en el artículo de la planificación realista, es muy importante que no ocupes todo el tiempo que tienes destinado para el trabajo, ya que cada día aparecen esos intangibles o tareas que, por mucho que no estén programadas, es necesario realizarlas.

¿Realmente crees que pasará un día sin que te aparezca una tarea urgente e importante? Deja hueco para estos momentos y evitarás postergar tus objetivos importantes.

En caso de que no aparezca nada urgente y termines mucho antes tu jornada, simplemente disfrútalo, ni se te ocurra ocupar tu tiempo restante en más trabajo.

El objetivo u objetivos del día están conseguidos, así que relájate y date una buena recompensa. En mi caso es irme una o dos horitas a surfear.

Aplícalo a tu caso particular haciendo aquello que más te motive y haga de tu día uno que cuente de verdad.

Lleva tu enfoque al siguiente nivel

Este es un tema que ya hemos tratado anteriormente, así que puedes empezar por leer este artículo y añadirle:

• Céntrate en una tarea a la vez

Olvida la multitarea y ataca tu plan de acción paso por paso. Verás que avanzas con paso firme y mucho más rápido.

• Apaga toda distracción

1. Pon el smartphone en modo no molestar, o apágalo directamente durante tus bloques de trabajo
2. Lleva una gestión eficiente de tu email siguiendo las recomendaciones de esta guía
3. Cierra todo programa del ordenador que no vayas a utilizar durante la tarea en cuestión
4. Cierra todas las ventanas abiertas que no necesites en tu explorador

• Enciende tu concentración

Una buena opción para potenciar tu enfoque a grandes niveles es escuchar música puede mientras trabajas. Esto hace que tu lista de to-dos se reduzca al mínimo en tiempo record.

Este artículo de Christian Morillas en El Canasto te explica muy bien este concepto.

Como extra, te dejo mi último descubrimiento en Spotify. Esta lista me está ayudando a hacer maravillas.

Dosifica tu atención a nuevas peticiones

Evita estar al alcance de todos y que cada nueva petición interrumpa tu trabajo. Aquí es importante que recuerdes apagar toda distracción 😉 .

Que atiendas una petición por llamada, WhatsApp o email, no significa que debas resolverla ahora mismo.

Ahora simplemente la estás añadiendo a tu bandeja de entrada, ya la procesarás en su momento.

Evita acumular aquellas nuevas tareas que lleguen a tu bandeja de entrada a la vista. La revisión de tus bandejas de entrada, física o digital, debe ser en un horario prefijado. Si es así, no tienes porqué tenerla a la vista recordándote que tienes material que procesar.

Hazlo divertido

Si te aburres trabajando, tienes más posibilidades de procrastinar. Ponle un poco de salsa a tu día a día mediante:

• Checklists visuales tipo pizarras
• Tableros Kanban
• Bloques de tiempo con recompensa final
• …

Puedes probar todo aquello que te guste, motive tu enfoque y haga que el tiempo invertido valga la pena.

Luego, ir celebrando cada uno de los hitos y el objetivo final alcanzados es esencial para mantener la motivación por las nubes.

Por último, evita la frustración de buscar siempre el trabajo perfecto. Si no entiendes a qué me refiero, te recomiendo que te pases por el artículo sobre el minimalismo en la productividad.

Busca tu accountability partner

Esta figura no es más que alguien a quien rendir cuentas sobre el progreso de tus objetivos. Esto, sin duda, te ayuda a ponerte las pilas a base de bien. Te lo digo por experiencia.

Ya sea una persona en particular, un grupo de Mastermind o un foro, siempre ayudará añadir la presión de no querer quedar mal ante otras personas.

Cambia el escenario, sal de la oficina

En tus tiempos de descanso entre bloques de tiempo aprovecha y sal de la oficina. Es más importante de lo que piensas cambiar de ambiente para despejar tu mente 100% y volver a la carga con la mejor de las energías.

Evita hacer solo reuniones siempre por videoconferencia. Ya que normalmente estarás solo en tu oficina, aprovecha estas citas en la medida de lo posible, sal de vez en cuando y reúnete de forma presencial.

Limpia/ordena tu oficina con regularidad

El desorden llama al desorden

Y viceversa. Por tanto, si quieres tener una mente y sistema de organización fiable, más vale que tu espacio de trabajo te aporte también la claridad necesaria para trabajar.

Tu oficina, mesa de trabajo y escritorios deben estar lo más limpios y ordenados posibles.

El minimalismo en este caso debe ser tu objetivo.

Procrastina de vez en cuando

Cerramos el círculo y volvemos al inicio del artículo.

Escucha las señales que envía tu cuerpo. Si estás cansado, por mucho que presiones y te esfuerces, no vas a ser productivo.

Aprovecha esas horas o días para procrastinar como un campeón.

• Lee un buen libro
• Disfruta de tu familia
• Sal a hacer deporte
• …

No sabes cuándo se acabará tu tiempo, esto es crudo y real como la vida misma. Aprovecha estos momentos para disfrutar de ti y los tuyos.

Quizás esta charla TED de uno los supervivientes del avión que amerizó sobre el río Hudson te haga reflexionar.

CONCLUSIÓN

Este momento te pertenece. El futuro no, porque no sabes qué puede suceder en el próximo segundo.

Haz todo lo posible por trabajar de forma que dejes una impronta, un legado.

Esto solo lo conseguirás trabajando en esas tareas que hoy día estás posponiendo y que “casualmente” coinciden con las que realmente te ayudarán a conseguir tus mayores éxitos.

Espero haberte animado y ayudado con estas estrategias a dejar atrás la dichosa procrastinación.

Si crees que existe alguna otra forma de evitar retrasar cada día tus metas o tienes dudas sobre los recursos ofrecidos en el artículo, pásate por los comentarios.

Me encantará atenderte 😉 .

Abrazo y a seguir productivos

Música del artículo: Smooth Criminal – Michael Jackson

Yan Vispo

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