PROPÓSITO – MINIMALISMO EN LA PRODUCTIVIDAD

Hace ya algún tiempo, leyendo este artículo de Daniel Grifol, me di cuenta de la realidad que aborda en el mismo.

Cuando quieres ser realmente más efectivo, te conviertes en cierta medida en minimalista. Entre otras razones, porque lo primero que te preguntas es el “para qué” vas a realizar cada cosa.

Entonces, todo aquello que no tenga un sentido real con respecto a tus objetivos, lo dejarás de lado.

Por ponerte un ejemplo, hace años era de las personas que invertía, o más bien gastaba por impulsos. Cayendo de lleno en una de las claves del marketing. Atender a las emociones y no a la razón a la hora de captar un cliente o provocar una venta.

Desde que empecé a informarme y posteriormente formarme en Productividad Personal, que recuerde, no he hecho ni una de esas compras que antes eran un habitual en mi.

Es por eso que me gusta recordar siempre la importancia de saber que, la Productividad Personal tiene mucho que ver con plantearse las preguntas adecuadas en el momento adecuado.

Tal cual comenta Daniel en su artículo, no me considero minimalista, pero si utilizo muchos de los hábitos del minimalismo para mi día a día, y estos me ayudan a mejorar en la forma de afrontar mis proyectos.

Hablar de minimalismo en la Productividad Personal es, para muchos, hablar de Zen To Done (ZTD) de Leo Babauta. Razón no les falta pues, en mi opinión lleva el GTD (Getting Things Done) al siguiente nivel.

Si quieres saber más sobre él, aquí tienes un gran resumen del libro.

En el artículo de hoy quiero mostrarte qué significa el minimalismo en la productividad, cuáles son sus principios, y cómo mejorarán tu efectividad haciendo mucho más sencillo tu trabajo diario.

Vamos al lío…

¿QUÉ ES EL MINIMALISMO?

Según la Wikipedia, “el término minimalismo, en su ámbito más general, es la tendencia a reducir a lo esencial, a despojar de elementos sobrantes. Es simplificar todo al mínimo.”

Aquí puedes leer la definición amplia del mismo.

ENTONCES, ¿QUÉ TIENE QUE VER EL MINIMALISMO CON LA PRODUCTIVIDAD?

Pues todo, como te dije al principio del artículo, cuando te adentras en el mundo de la productividad personal, poco a poco vas adoptando el camino minimalista de una u otra forma.

Ya hemos hablado en otros artículos de que la productividad personal no es un fin, sino el propio camino o la senda que tomas cuando te decides a aplicarla. Por tanto, como la idea es seguir ese camino siempre y siempre significa un largo camino, cuantas menos cosas lleves a cuestas, más fácil será afrontarlo.

¿Cuántas veces has hecho un largo viaje, preparado una maleta inmensa y realmente has utilizado ¼ de la ropa que llevabas dentro?

Solo tienes que considerar tu vida como un largo viaje, aplicar esta pequeña reflexión y verás que muchas de las aplicaciones, equipos e información con la que cargas día a día no las utilizas en absoluto. Es decir, sobran por completo.

Te voy a presentar un ejemplo monumental en mi opinión. Pero antes te hago otra pregunta:

¿Cuántas aplicaciones tienes en la pantalla principal de tu teléfono móvil? ¿Puede ser algo así?

Dime algo más, ¿cuántas de ellas utilizas a diario?

Ahora, el ejemplo que quiero que veas:

No te estoy mostrando la pantalla principal de mi móvil. Te estoy mostrando la del maestro y experto en Productividad Personal José María Villarmea. Compartida hace unos días en Twitter. Aquí el enlace que lo confirma.

¿Notas la diferencia entre una y otra? ¿Y sus ventajas?

Sigue leyendo y te desgranaré todos los planteamientos. Por ahora te adelanto que, para JM, abrir su pantalla principal del teléfono significa ver exactamente aquello que necesita y sin distraerse con cualquier notificación indeseable.

El tiempo es oro, JM lo sabe y ha preparado su smartphone para evitar divagar cuando lo desbloquea. Genial ¿no?

VENTAJAS DE APLICAR EL MINIMALISMO A LA PRODUCTIVIDAD PERSONAL

Después de este pequeño ejemplo quiero enseñarte las ventajas que tiene llevar la productividad personal minimalista a tu vida.

Vivir con menos te deja más espacio físico

Si tienes más espacio físico, te será más fácil tenerlo todo ordenado y es obvio que perderás menos tiempo decidiendo dónde va cada cosa y, sobre todo, tendrás aquello que necesites a mano.

El orden promueve la creatividad

Cuando tienes todo atado y tu mente no está ocupada en cosas pendientes, eres libre. La libertad promueve la creatividad y, en espacios abiertos, tu mente se siente más libre Es más proclive a fomentar la creación.

Descubre nuevas oportunidades de negocio

Al disparar tu creatividad, una gran cantidad de ideas vendrán a tu mente constantemente. Buenas y malas, evidentemente.

Si tienes la herramienta adecuada para apuntarlas en el momento, al procesarlas descubrirás grandes proyectos que te abrirán muchas posibilidades.

Libera tu programación

Probablemente hoy día te dediques a desarrollar planes de acción diarios con infinidad de tareas que la mayoría de las veces no puedes acometer en su totalidad.

Llevar este plan de acción al mínimo, es decir, aquello que realmente te lleva directo a la meta, hará que tu programación sea mucho más sencilla y te puedas enfocar en lo verdaderamente importante.

Tendrás menos estrés

Si reduces tu carga de trabajo, una de las consecuencias directas será la reducción de tu nivel de estrés. Trabajar bajo presión, nunca es la mejor opción y en este artículo te digo por qué.

No lo puedes hacer todo, pero sí que puedes elegir hacer unas pocas cosas muy bien, lo cual mejorará en mucho tu autoestima.

Hace aumentar tus ahorros

Te darás cuenta de que necesitas muchas menos cosas de las que tienes para vivir bien. De hecho, mejorar tu calidad de vida, depende y mucho de la cantidad de cosas que tengas.

Una pista, más no significa mejor…

Dejarás de gastar dinero en cosas innecesarias y pasarás a conocer el verdadero significado de la palabra invertir (cuando algo te reporta un beneficio más allá del cortoplacismo emocional).

CLAVES PARA APLICAR EL MINIMALISMO EN LA PRODUCTIVIDAD PERSONAL

Llegó el momento de la verdad, cuando se encuentran dos campos que ya de por sí son una gran fuente de sabiduría y bienestar, pero cuando se juntan tienden al infinito.

Apunta…

Céntrate en un solo objetivo a la vez

¿Quieres conseguir tus objetivos? Deja de intentar llegar a todo a la vez. Marca un solo objetivo grande, y ve a por él con todo. Tu día, semana, mes y año deben tener un gran objetivo fijado y ahí es donde deben apuntar tus prioridades y planes de acción hasta conseguirlo.

El resto del camino te lo cuento en la sección de prioridades.

Planifica y prioriza

Prioriza tus tareas en función de tus objetivos. Las tareas que estén en el top de tu lista deben ser aquellas que te lleven directamente a los objetivos que te hayas planteado.

Leo Babauta, por ejemplo, recomienda establecer cada semana y día 1 y 3 MIT’s (Most Important Tasks o Grandes Tareas) y que ello sea lo primero que acometas durante la primera parte del día.

Esto último tiene mucho sentido, pues si logras un gran objetivo antes del mediodía te quitarás de encima un gran peso y tendrás muchas más fuerza de voluntad para afrontar el resto de tareas pendientes.

Otra recomendación de ZTD es dejar tiempo libre para otras pequeñas tareas que puedan ir surgiendo.

En mi caso en particular, utilizo la Regla 1-3-5 tanto para la semana como para el día que te explico en este artículo. Simplificando muncho es planificar:

• 1 tarea grande
• 3 medianas
• 5 pequeñas

Al fin y al cabo, los conceptos son muy parecidos.

Trabaja en lotes y por bloques de tiempo

Es una cuestión que ya hemos planteado en este artículo, pero nunca está de más repetirla.

Si eliges trabajar en lotes, es decir, reúnes varias tareas de las mismas característica (como redactar ofertas), a tu mente le será más sencillo permanecer enfocada y evitar la pérdida de tiempo del salto entre una tarea y otra.

Como siempre digo, para estos trabajos, utiliza bloques de tiempo de 90 minutos máximo entre descansos para no saturar tu mente.

Evita retrasar la toma de decisiones

Retrasar en el tiempo las decisiones (de cualquier tipo e importancia) es pura procrastinación. Ya sea que estás procesando tu bandeja de entrada de email, como la de tu sistema de planificación, una vez te pones a ello, debes tomar las decisiones oportunas.

¿Cuántas veces has abierto un email, lo has leído entero y has dicho? Luego veo qué hago con él.

¿Te das cuenta de que, cada vez que lo abres, tienes que situar tu mente en el contexto de dicho email?

Establece horarios para procesar/gestionar tu email y cúmplelos a rajatabla. Si fallas y te detienes a leer el email de forma furtiva, una vez vas más allá del asunto, dedícate a procesarlo. No dejes nada a medias o tendrás que volver a hacerlo desde cero.

Céntrate en una tarea a la vez

Una vez identificadas tus prioridades, comienza por aquellas del top en la lista y olvida toda distracción. Una tarea a la vez es la prioridad.

Para ello te puedes apoyar en:

Desconectar totalmente

Te recomiendo que desconectes no solo las notificaciones de tus equipos, sino que desconectes tus equipos de internet.

Si desconectas solo las notificaciones evitas las llamadas de atención o distracciones exteriores. Pero al desconectar internet del todo, evitarás incluso esas miradas furtivas que haces al diario deportivo o las RRSS.

Medir el tiempo que utilizas

Aquello que no se mide, no se puede mejorar.

Por tanto, te recomiendo que midas el tiempo que tardas en terminar las tareas que sueles acometer en el día a día (sobre todo aquellas repetitivas).

Con esto podrás hacer una planificación más realista y evitarás pecar de optimista y terminar agobiado al final del día porque no te da tiempo a terminar tu propia lista.

Yo utilizo Toggl para este cometido.

Revisa y Valida

No te voy a volver loco con esto. Como ya te comenté arriba, lo que no se mide, no se puede mejorar. ¡Qué mejor forma de mejorar tu sistema que haciendo una revisión/test semanal, mensual y anual!

Te animo a que leas este artículo y veas los tipos de revisiones que puedes hacer para mantener tu sistema a punto.

Ten un lugar para cada cosa

A veces la tecnología nos llama tanto que utilizamos una herramienta para cada cosa con tal de sacar el mayor partido a cada una. En este error sigo cayendo yo también 😛 .

Ninguna es perfecta, así que elige la que mejor se amolde a tus necesidades y tenla siempre a mano. Eso es lo esencial. Tenerla siempre disponible para poder incluir cualquier tarea en la lista o bandeja de entrada.

Evita tener varias bandejas de entrada, listas o como suelas llamarlo. En mi caso particular, la principal está en Omnifocus y la secundaria (porque no me queda otra) está en el email. Eso sí, te puedo asegurar que, oficialmente, solo considero una bandeja de entrada y es la de Onmifocus.

Dada la importancia de cada herramienta en mi organización, proceso mi bandeja de entrada de email 3 – 4 veces al día y la de onmifocus 1 sola vez (una vez terminada la jornada).

Define tus propias Listas o Bandejas de entrada

Utiliza listas por contexto. Si estás empezando, te digo, por experiencia que no te debes volver loco intentando perfeccionar la definición/organización de tus listas de proyectos o tareas.

Si bien es cierto que existen ciertas listas comunes (recados, llamadas, citas, etc), la lista que mejor se adapta a ti es aquella que tu mismo vas construyendo con el paso del tiempo y el estudio de tus necesidades. Ni la lista del mejor experto te servirá del todo. Te lo aseguro.

Implementa rutinas con cabeza

Para poder establecer un orden en la vida, todos sabemos que es imprescindible que incluir hábitos y rutinas en el día a día.

Lo que sucede es que no nos explican normalmente que, si intentamos implementar varias al mismo tiempo reducimos en gran medida la probabilidad de éxito de estas rutinas.

La clave está en trabajar un hábito a la vez y más aún, en hacer de él lo más sencillo posible. Principio KISS (Keep It Simple, Stupid) al poder.

Hay miles de artículos de cómo implementar hábitos y rutinas. A mi parecer, uno de los mejores y, más actualizado, se encuentra en Productividad Al Máximo. Échale un ojo aquí.

Busca la sencillez en tu oficina

Allí donde sitúes tu oficina deben primar los espacios abiertos, la claridad de la luz, la escasez de material y el orden.

Ten a mano solo aquello que vayas a necesitar para realizar la tarea en la que estés enfocado en cada momento.

Aplica el aprendizaje minimalista

Deja de consumir material formativo sin sentido. Estudia solo aquello que vas a necesitar aplicar en el corto-medio plazo y, ponlo en práctica cuanto antes.

¿Cuántas veces escuchaste que en la universidad no se aprende nada? Que el verdadero aprendizaje está cuando empiezas a trabajar.

Realmente no es así. En la universidad te proporcionan la brújula y te enseñan a utilizarla. Luego tu tienes que elegir tu camino particular.

Es tan importante mantener un equilibrio entre el consumo de formación y su aplicación.

Trabaja en aquello que estés realmente convencido que quieres hacer

En este caso ZTD te indica que debes trabajar en aquello que te apasione.

Particularmente te digo, amplia tus miras, no definas aquello que te apasiona solo con el qué, sino también con el cómo, dónde y con quién.

Me refiero a que no todos queremos o somos capaces, por una razón u otra, de trabajar por nuestra cuenta.

Entonces, si no “elegiste correctamente” tu formación en su momento, ¿vas a ser un frustrado toda tu vida?

Pues no tiene por qué. Sinceramente, mi profesión de ingeniero y mi trabajo por cuenta ajena, me apasiona y me hace sentir realizado al punto de sobrarme a veces días de vacaciones o descanso (lo que oyes).

Mi sentir a este respecto no tiene que ver en su mayoría con qué hago, es decir, mis atribuciones u obligaciones. Más bien tiene que ver con el cómo, el cuándo y con quién.

Muchas veces esta pasión se corresponde en su mayoría con la actitud que tomemos respecto a lo que hacemos. La mayoría de las veces no elegimos expresamente el trabajo al que nos dedicamos, pero si podemos elegir:

• Cómo nos comportamos en este
• En qué medida vamos a aportar valor a la empresa
• De qué manera nos vamos a relacionar con nuestro entorno

En conclusión, tenemos el control sobre la mayor parte de las cosas con las que nos relacionamos en la oficina.

Como explica Stephen R. Covey con muchas mejores palabras, entre un estímulo y tu respuesta está tu libertad o poder para elegir la respuesta. Esto es tu capacidad para decidir si vas a responder de manera positiva o negativa a ese estímulo.

Quizás ahora mismo no entiendas cómo puede beneficiarte esta cuestión. Así que te dejo un ejemplo que me marcó del propio libro de “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”. La historia de Victor Frankl en los campos de concentración nazis.

Te dejo un interesante artículo sobre esto último.

CONCLUSIÓN

Para concluir, permíteme hacer hincapié en el último apartado. En mi opinión es imposible ser productivo sin ser feliz en el lugar en el que te encuentres actualmente y viceversa. Por ello es tan necesario trabajar tu productividad personal tanto en lo personal como en lo profesional.

Es necesario:

1. Aprender a relacionarte con el medio en el que te encuentras en este momento.
2. Obtener el máximo partido de la situación en que te encuentres a partir de las claves de la productividad más sencilla.
3. Y después, solo después de encontrar ese camino, decidir si necesitas un cambio hacia algo mejor o no.

Realizar cambios radicales, en mi opinión, nunca es la mejor solución.

Si dentro no lo has logrado, saliendo fuera tampoco lo conseguiras.

Los cambios son de dentro hacia a fuera. Ese es el éxito más allá del éxito.

Ahora dime tu:

¿Crees que el minimalismo es aplicable a la productividad? ¿Tienes algún hábito que aportar al artículo?

Te leo en los comentarios…

Abrazo y a seguir productivos

Música del artículo: Jack Johnson – Wasting Time

Yan Vispo

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