PROPÓSITO – PRIORIDADES

Uno de los errores más comunes que cometemos en nuestras primeras inmersiones en la Productividad Personal, es confundir su propósito con el de simplemente tachar tareas o conseguir hacer más cosas en menos tiempo.

Está demostrado que esta acción nos produce placer. Incluso es recomendable añadir tareas de bajo perfil o que necesiten menor enfoque o inversión de energía para ser resueltas. Con esto conseguimos liberar cierta cantidad de dopamina (la conocida como la hormona de la felicidad) y ganar en confianza. Puedes ampliar info en este artículo de Francisco Sáez en Facile Things.

Como te explico en la guía de los “9 errores que devoran el tiempo del ingeniero + 9 soluciones probadas“, el problema viene cuando establecemos un plan de acción lleno de tareas de este tipo o peor aún, nos olvidamos de la planificación. Pasando a actuar en modo reactivo, en función de las urgencias continuas que llegan a nuestra bandeja de entrada.

Al final del día nos encontramos con que, a pesar de haber tachado miles de tareas, y haber disfrutado de ese pequeño momento de gloria cortoplacista, la sensación que nos queda es la de no saber si realmente estamos avanzando con el rumbo adecuado para conseguir nuestro objetivo.

Por otro lado, al no haber establecido prioridades ni afrontado las tareas adecuadas, tendremos un montón de tareas ineludibles y urgentes llamando a nuestra puerta a cada siguiente jornada.

En el artículo de hoy te quiero mostrar la importancia que tiene establecer prioridades en tu plan de acción diario y qué estrategias puedes empezar a aplicar desde hoy mismo para trabajar en lo correcto en el momento adecuado.

Vamos al lío…


PRIORIDADES

Imagina que, cada día, al echar un vistazo a tu plan de acción puedes diferenciar claramente aquellas tareas que tienes que acometer antes que cualquier otra. Esas que te llevan directamente a tu objetivo y no quieres dejar de lado porque, en caso contrario, estarías retrasando aquello que te has propuesto como tu meta final.

Ahora imagina que, al final de la jornada, al revisar tu plan de acción, te das cuenta de que has conseguido justo aquello que más se enfocaba en tu principal objetivo. En tal caso, tu planificación está funcionando correctamente.

Pues bien, las prioridades, de forma simplificada se encargan de esto, de apartar todo lo que puede entorpecer tu rumbo a tu destino final y señalar con claridad el camino a seguir para atracar en el lugar deseado.

Es primordial distinguir aquellas tareas que debemos hacer y, sobre todo, aquellas que debemos descartar, para enfocarnos en lo adecuado y evitar caer en el síndrome del tachador o del ocupado. Clic para tuitear

Las prioridades, así como un buen plan de acción diario, se fijan en la jornada previa, es decir, el día anterior. No vale dejarlo para última hora antes de trabajar, pues corres serio riesgo de confundir qué es lo importante y qué es lo urgente y acabar navegando a la deriva.

 

Tim Ferris – “Enfócate en permanecer productivo en lugar de ocupado”

DISTINGUE LO IMPORTANTE DE LO URGENTE

Antes de establecer unas prioridades debes tener en cuenta estos dos conceptos:

  • Importante: Aquella tarea que te dirige a tu objetivo y está alineado con tu propósito. Pregúntate: ¿Esta tarea me acerca a mi objetivo?
  • Urgente: Aquella tarea cuya fecha límite está cercana a vencer. Pregúntate: ¿Es necesario que haga esta tarea ahora?

Finalmente, para distinguir definitivamente una de otra pregúntate: ¿Qué pasaría si no hiciera esta tarea?

A la hora de establecer unas prioridades el primer término a tener en cuenta es la importancia en lugar de la urgencia y no viceversa, como muchas veces se suele hacer.

Para ayudarte a establecer unas prioridades, distinguir estos dos términos y enfocar tus esfuerzos en las tareas adecuadas, te traigo 4 estrategias probadas con éxito durante años.

MATRIZ DE GESTIÓN DEL TIEMPO DE EISENHOWER

Desarrollada por Dwight D. Eisenhower, expresidente de EEUU y popularizada por Stephen R. Covey con su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Te ayuda a establecer tus prioridades en función de 4 cuadrantes, definiendo las tareas importantes y urgentes, las diferentes relaciones que pueden darse entre ellas, y asignándoles un tipo de decisión en consecuencia.

Cuadrante I – Importante y Urgente

Se corresponde con las tareas que son necesarias atender cuanto antes, pues están directamente relacionadas con tus objetivos y su fecha límite está cercana.

Debes evitar, en la medida de lo posible, trabajar en este cuadrante, de lo contrario te pasarás la vida apagando fuegos, lo que repercutirá en tu estado de salud en forma de ansiedad y/o estrés.

Define claramente las tareas que alojes en este cuadrante para no confundirlas con las tareas urgentes enfocada a objetivos de otros pertenecientes al Cuadrante III.

Cuadrante II – Importante y No urgente

Aquí están las tareas dirigidas al corazón de tus objetivos y con una fecha límite lejana en el tiempo.

Es el cuadrante de la proactividad y la gente altamente efectiva. Este debe ser, en mayor medida tu área de trabajo habitual. Allí donde reina lo planificado y trabajado bajo condiciones de serenidad y mente despejada. Justo el ambiente que te permite sacar lo mejor de ti.

Cuadrante III – No importante y Urgente

Estas tareas normalmente tienen relación directa con los objetivos de otras personas, por lo que, lo más lógico sería reducir la atención a estas al mínimo exponente y, en la medida de lo posible, delegarlas.

Cuadrante IV – No importante y No urgente

No te quito tiempo con esto. Si una tarea cae en este cuadrante y crees que en un futuro puede llegar a ser parte de alguno de los cuadrantes anteriores, pásala a tu lista de “algún día”, en caso contrario, elimínala de tu programación. No te afecta en absoluto.

Por último y, para obtener el mayor provecho posible a esta estrategia, reduce a la mínima expresión el Cuadrante I, delega al máximo el Cuadrante III, elimina todo lo posible del Cuarante IV y enfoca tus esfuerzos en planificar y resolver todo aquello que has situado en el Cuadrante II.

REGLA 1-3-5

Esta es una estrategia muy simple que se basa en la idea de que cada día podemos completar un máximo de 9 tareas divididas en:

  • 1 Tarea Grande e importante que te lleva directamente a tus objetivos. Si hoy pudieras hacer una sola cosa, ¿qué sería? Tu respuesta es tu elección.
  • 3 Tareas Medianas y de importancia media alineadas con tus objetivos y propósito pero que no son fundamentales realizarlas ahora mismo.
  • 5 Tareas pequeñas y de importancia baja que no tienen porqué estar alineadas con tus objetivos actuales, pero que te permiten resolver un problema mayor futuro que solo puedes resolver tu.

Aunque la estrategia es sencilla, puede ser compleja de asumir en un principio, ya que, normalmente nos creemos Superman y nos cuesta reducir nuestra planificación a 9 tareas diarias.

Por experiencia te digo que, tal como establece esta regla cada día podrás asumir poco más de estas 9 tareas, incluso habrá días en los que tendrás que fijar menos para poder tacharlas todas.

Para tener éxito con ella, si eres de las personas que suele tener muchas tareas urgentes, deja libre en tu planificación al menos 1 tarea mediana y 2 pequeñas, para evitar saltarte tu propia planificación.

Esta regla no es inamovible, así que juega con estos números hasta encontrar tu combinación perfecta.

Truco: Para conseguir que esta regla sea 100% efectiva, nada mejor que aplicar el recurso que te proponía en el artículo sobre la Puesta a Punto del Enfoque. Resuelve la tarea grande e importante antes de mediodía y tu motivación se disparará para el resto de la jornada.

LAS 2 LISTAS DE WARREN BUFFETT

Empleada por uno de los mejores inversores como es Warren Buffett, esta estrategia se basa en un proceso de 3 simples pasos. No es algo que se resuelva en 5 minutos, así que toma un bloque de tiempo, enfócate en la tarea y…

  1. Escribe 25 hitos o tareas que te gustaría alcanzar a corto plazo (una semana o un mes).
  2. Elige 5 hitos de entre los 25 anteriores.
  3. En este punto tendrás dos listas, una con 5 y otra con 20 hitos. Lo que debes hacer con ellas es clasificarlas de la siguiente manera.

La primera será tu lista prioritaria, aquello en lo que debes centrar todo tu esfuerzo, y la segunda será todo aquello que debe evitar que ocupe tu tiempo hasta terminar la anterior lista.

Esta es una estrategia que te obliga a diferenciar las tareas primordiales de las de importancia media.

EL MÉTODO DE IVY LEE

Desarrollado por el considerado como pionero de las relaciones públicas Ivy Lee esta estrategia se fundamenta en 5 pasos:

  1. Al finalizar la jornada, escribe 6 tareas que quieres completar en el día de mañana.
  2. Prioriza estas tareas en función de su importancia.
  3. Al día siguiente, enfócate en la primera tarea hasta terminarla, no comentas el error de pasar a la siguiente antes de finalizarla.
  4. Continúa el proceso hasta terminar con todas. Al final de la jornada, recopila las tareas que no has podido completar de la lista e inclúyelas en la parte superior de la lista del día siguiente.
  5. Repite este proceso cada día.

Aunque pueda parecer de lo más sencilla, esta estrategia puede ayudarte a obtener grandes resultados por el simple hecho de centrar tus esfuerzos en una tarea cada vez

CONCLUSIÓN

Cualquiera de estas estrategias para priorizar tus tareas te proporcionará una mejora considerable en tu productividad, por lo que te recomiendo que, si no usas ninguna ahora mismo las pruebes todas hasta dar con la que mejor se adapte a tu forma de trabajo.

Por último y quizás lo más importante. Lo que te acabo de presentar en este artículo, funciona, solo y en el único caso de que, al establecer tus prioridades, te centres en hacer una tarea a la vez.

El ser humano no está hecho para centrar su atención en más de una cosa al mismo tiempo, ya te hablaré de ello más adelante.

¿Y tú? ¿Aplicas alguna otra estrategia para establecer tus prioridades y enfocarte en lo realmente importante?
Cuéntamelo en los comentarios.

 

Abrazo y a seguir productivos

Música del artículo: Mos Def – Priority

Yan Vispo

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Ayudo a Ingenieros a gestionar la presión inherente al actual panorama multi-proyectos mediante las 3 claves de planificación: Propósito, hábitos y estrategias.

Mi propósito es ayudarte a enfocar tu atención en las tareas adecuadas para que consigas tus objetivos con el menor de los esfuerzos y dispongas de la energía para disfrutar de lo que realmente te apasiona en la vida.