PROPÓSITO – OBJETIVO EMAIL MASTER – GESTIÓN DE EMAILS

Aún a día de hoy y, tras muchísimos años de haber inventado el email, seguimos cometiendo los mismos errores día tras día en la gestión de éste.

Utilizamos hábitos inadecuados para esta tarea y acabamos echando la culpa de nuestra baja productividad al email y declarándolo uno de los “ladrones del tiempo”.

No queremos “perder tiempo” gestionando emails, pero sabemos que es imprescindible realizar esta tarea. Tienes una buena referencia a ello en este artículo de Raúl Hernández González.

Dime, ¿sabes de cuánto tiempo extra podrías disponer al día simplemente gestionando correctamente tu email?

Ya te lo digo yo, mucho; muchísimo.

En el artículo de hoy voy a presentarte todos los malos hábitos que aplicas cada día en la gestión del correo electrónico y las mejores herramientas para convertirte en un Email Master.

Vamos al lío…


MITOS DE LA GESTIÓN DE EMAILS

Para empezar, te dejo por aquí ciertos mitos o creencias limitantes, que hacen que evites cambiar tu forma de relacionarte con el email.

Crees que…

  • Eres más productivo gestionando emails todo el rato solo porque estás todo el tiempo ocupado en abrir, ordenar y escribir mensajes.
  • El mejor profesional es quien responde más rápido cualquier mensaje que recibe.
  • Abrir y responder rápidamente un email proyecta al exterior una gran imagen de ti.
  • Tu producto o servicio tendrá más calidad y ofrecerá más resultados si estás permanentemente conectado y disponible para cualquiera que te envíe una solicitud.
  • Los resultados de tu trabajo dependen de los próximos emails que estás a punto de recibir.

MALOS HÁBITOS DE LA GESTIÓN DE EMAILS

Bandeja de entrada constantemente abierta

Esto te lleva a un más que probable chequeo constante del email por lo que pierdes foco y te es imposible concentrarte en una tarea con tanta interrupción. Estás evitando la creatividad en lugar de llamarla.

Desayuno con email

Ni siquiera has abierto del todo los ojos y lo primero que haces es coger el teléfono y ponerte a ver los emails que te han llegado.

Desayunas con una mano menos porque estás revisando emails todo el rato.

Revisar email nada más llegar a la oficina

No contento con el punto anterior, nada más llegar a la oficina, lo primero que haces es abrir el email para ver si en los 30 – 40 minutos de desplazamiento te ha llegado “algo importante”.

Con esto lo único que estás haciendo es priorizar las necesidades de otros a las tuyas. Pasas el día reaccionando a tu entorno sin centrarte en tus metas y objetivos.

¿En qué momento piensas revisar tu plan de acción diario?

¿De verdad tus tareas programadas son tan poco relevantes para la consecución de tus objetivos como para posponerlas y resolver las de otros previamente?

Revisar un mismo email varias veces

Abres un email y piensa: “Ya lo gestionaré bien luego. Ahora tengo otras cosas que hacer más importantes que hacer”.

Déjame preguntarte algo. Si tienes otras cosas más importantes que hacer, ¿qué c… haces revisando el email?

Estoy seguro de que, a veces, esta misma frase te la dices más de una vez al día, y lo que es peor aún, con el mismo email. ¿Te das cuenta de la cantidad de tiempo y energía que estás derrochando?

Cada cosa a su tiempo. Deja de saltar de una tarea a la otra.

Bandeja de entrada a tope

Tu bandeja de entrada funciona como gestor de tareas, planificador, archivador, …

En ella guardas:

  • Emails de diferentes temáticas
    • Profesionales: Especificaciones, proyectos, ofertas, archivos de consulta…
    • Personales: Familiares, amigos, propios reenviados…
    • Suscripciones: Todas aquellas suscripciones que has ido acumulando y no lees en su mayoría.
    • Publicidad: SPAM, de interés para ti…
    • Notificaciones: Mensajes insulsos de notificaciones de RRSS que jamás pretendes leer, pero ni siquiera te has tomado el tiempo de gestionar.
  • Emails antiguos que quizás algún día puedas necesitar, pero no tienes ni idea de lo que tienen dentro hoy día.

Hoy día recibimos cientos de emails a diario en cada cuenta (incluido SPAM) y, en lugar de mejorar la gestión de estos, decidimos dejarlos reposar en la bandeja de entrada con la esperanza de que algún día aparezca ordenada por arte de magia.

Email desorganizado

Acumulamos correos esperando algún día acudir a él y, por arte de magia encontrar algo en concreto sin haber hecho un trabajo previo de organización.

Cada día pierdes emails con información importante que necesitas para continuar con un proyecto y debes dedicar tiempo a contactar nuevamente con la persona que te lo envió para volver a solicitar la información.

Si, en el mejor de los casos, de vez en cuando te dedicas a clasificar los emails por carpetas, pasas olímpicamente de crear reglas que automaticen este trabajo. Todo por no “perder” unos minutos aprendiendo a crearlas.

Utilizas el email como gestor de tareas

Utilizas el reenvío como forma de delegar

¿Cuántas veces has recibido un email o llamada de vuelta preguntando qué tiene que hacer exactamente con lo que le mandaste?

Olvida ya el dichoso PSI o PVI. La mayoría de los emails de este tipo no solucionan nada y generan confusión.

Utilizas el email para gestionar proyectos con tu equipo de trabajo

¿Cuántas veces has enviado planes de acción o calendarios con actualizaciones por email?

Piensa una cosa, si tan solo un miembro de tu equipo pierde el último email de actualización del plan de acción estará trabajando con una programación desfasada y, muy probablemente en las tareas equivocadas.

Utilizas el email como archivo de consulta

¿Cuánto tardas en encontrar un pdf en una bandeja de entrada llena de emails de distinto tipo? Incluso, estando la bandeja de entrada ordenada, tardarías mucho más de lo que deberías en acceder a tus archivos de consulta.

Te recomiendo leer este artículo en donde te enseño la mejor forma de gestionar este tipo de material. Te adelante que no es en el gestor de correo.

Tienes tropecientas cuentas de correo y las utilizas por separado

¿Cuántas de ellas crees que es necesario gestionar a diario? ¿Cuánto hace que no te llega un email medio interesante a tu cuenta de Yahoo?

Atiendes la típica llamada de: “Oye, te he enviado un email”, respondiendo: “Enseguida lo miro…”

¡Error! Al hacer esto adquieres un compromiso que tu cerebro está loco por cumplir lo antes posible o, en caso contrario, te lo va a estar machacando durante toda la jornada.

No hay nada malo en decir, “Ok, en cuanto mi programación me permita dedicarle un rato atiendo tu petición”.


Hasta aquí todo lo que hace que tu gestión de email esté frenando tu productividad y con ello alejando tus metas.

Ahora voy a mostrarte cada una de las soluciones que puedes aplicar desde hoy mismo para evitar cada uno de estos malos hábitos y convertirte en un Email Master.

¿Cómo gestionar tu correo como un Email Master?

Unifica tus cuentas de email en una sola

Olvídate de andar saltando de una cuenta a la otra para revisar todo el email. Si tu Sistema Operativo no trae un buen gestor de email, el mejor gestor gratuito que conozco es Gmail.

Aquí te dejo un muy buen artículo de Laura Ruíz de Caos Cero en el que te explica de forma clara y práctica, cómo configurar Gmail para gestionar tus diferentes cuentas de correo.

Desactiva las notificaciones

En un principio te va a costar y mucho, te lo digo por experiencia. Vas a desactivar las notificaciones y, aún así, tener unas ganas inmensas de revisar, si ha llegado algún email o notificación nueva.

Solo te digo que, cada interrupción de un sonido o estímulo visual capta tu atención de tal manera que te descentra totalmente de la tarea en la que estés enfocado.

Aplícate desde ya y desactiva notificaciones de:

  • Ordenador
  • Móvil
  • Tablet
  • Reloj

¡Todo lo que pueda desviar tu atención de lo realmente importante!

Como bonus de este punto:

Recompénsate cada hora que pases sin revisar el email. Tu sabes lo que te gusta, así que no seré yo quien te diga de qué se trata tu recompensa. ¡Sorpréndete! Y que sea tan buena como para valer otra hora más sin mirar el email.

Cierra el email mientras no lo estés revisando

Facilítate crear el hábito de no revisar el email constantemente. Quita de en medio cualquier opción de un vistazo furtivo a la bandeja de entrada cerrando totalmente el gestor de email mientras trabajas en otras tareas.

Debes tener en cuenta que, si hay algún asunto realmente importante, la persona que te va a contactar, debe saber que un simple email no es lo adecuado. Si no es así, hazle saber esta máxima.

Si aún así, continúa intentándolo por esta vía, no te preocupes. La propia mala experiencia de recibir respuesta a destiempo la mayoría de las veces, le hará recapacitar ;).

Por otro lado, aplícate esto mismo a ti. No utilices el email como si estuvieras hablando por WhatsApp. Si esperas respuesta inmediata, lo ideal es el teléfono o acudir directamente a la persona.

Utiliza Bloques de tiempo para revisar y procesar tu bandeja de entrada

Tal cual pasa en las recompensas, aquí decides tu cuántos bloques de tiempo son necesarios para mantener tu email al día sin entorpecer tu trabajo diario. Puedes empezar por 4 e ir ajustando según tus necesidades.

Te recomiendo que le dediques de 30 mins. a 1h a la gestión del email en función de tus necesidades. Eso sí, decide el tiempo previamente, en caso contrario te arriesgas a pasar mucho más tiempo del necesario en esta tarea.

Plantéate retos entretenidos

Al plantearte ciertos retos entretenidos que te ayuden a gestionar de forma rápida y eficiente el email, estarás trabajando la fuerza de voluntad para aplicar los hábitos que te llevarán a triunfar en este objetivo de convertirte en un Email Master.

Un par de ejemplos pueden ser:

  • Bandeja de entrada vacía: Puedes plantearte conseguir al final del día tener la bandeja de entrada vacía. Pero no te obsesiones, nunca debe ser una de tus prioridades. Tómalo como un simple juego y respeta los bloques de tiempo establecidos.
  • Un email = 1 apertura: Este es especialmente complicado por el hábito que tenemos de procrastinar constantemente ciertas tareas que creemos nos llevarán cierto tiempo resolver. Te propongo que hagas la prueba y verás cómo muchos de los emails que creías resolverías tras un largo rato se resuelven en breve espacio de tiempo.

Utiliza carpetas y/o etiquetas para organizar los emails

Diferencia proyectos, clientes, proveedores, etc. Pueden ser carpetas temporales. Utilízalas solo para material que estés absolutamente seguro que vayas a necesitar en el futuro próximo, el resto al archivo de consulta o la papelera.

Controla el SPAM

Tu eres quien enseña a tu gestor a identificar este tipo de emails. Si simplemente los borras sin indicarle que son SPAM, seguirás recibiéndolos a diario.

Controla tus suscripciones y notificaciones

Estoy seguro de que no te da tiempo de seguir todos los blogs a los que estás suscrito. Aquellas suscripciones que lleves más de 3 meses sin abrir un email, elimínalas.

Dale un repaso a las notificaciones que tienes en tus diferentes RRSS. Realmente hoy día, que tienes todo lo que quieres a mano en tu móvil, ¿necesitas tener activadas las notificaciones por email de actualizaciones en RRSS?

Yo en tu lugar eliminaría, al menos, todas aquellas notificaciones que llegan por email.

No utilices el email para comunicaciones con tu equipo de trabajo

No solo es una herramienta lenta, sino que puede entorpecer y mucho el avance por pérdida de información.
Utiliza herramientas como:

Utiliza reglas

No olvides las famosas reglas. Te pueden ayudar a procesar emails automáticamente distribuyéndolos según la carpeta correspondiente.

Revisa tu bandeja de entrada

Es una fase previa y diferente al procesado. En este caso sería como hacer una vista de halcón de los mensajes que tenemos por procesar/gestionar.

Echar un ojo simplemente al asunto nos puede dar un indicio de por donde empezar a procesar la bandeja de entrada y descartar ciertos emails de manera previa con altas probabilidades de caer en la papelera.

Procesa tu bandeja de entrada

Al procesar cualquier bandeja de entrada tendrás estas opciones:

  • Hacer

Si el email conlleva alguna tarea que se resuelva en menos de 2 minutos (aprox.), hazla. Respuesta rápida (tipo email de confirmación de cita o aprobación de presupuesto), llamada rápida, lectura corta…

  • Programar

Si la tarea a realizar lleva más de 2 minutos y no impide el avance de algún proyecto prioritario en ese momento, prográmala en tu gestor de tareas para el momento más adecuado.

Como ves, en este caso, es muy importante que tengas claro cuáles son tus prioridades y objetivos para poder determinar cuándo se debe realizar cada tarea.

En caso de que necesites mantener el email para acudir a información útil o hacer referencia al mismo en un futuro. Guárdalo en su carpeta o etiquétalo y haz referencia a este en la tarea correspondiente de tu gestor de tareas.

  • Delegar

Si la tarea a realizar es necesario que la haga otra persona, envía la información necesaria a esa persona, mediante el medio que hayas acordado (email, gestor de tareas de equipo…)

En caso de que necesites mantener el email para acudir a información útil o hacer referencia al mismo en un futuro. Guárdalo en su carpeta o etiquétalo y haz referencia a este en la tarea correspondiente de tu gestor de tareas.

  • Archivar

Si el email no implica tarea alguna, pero tiene información valiosa para un proyecto en curso o futuro, extrae los datos necesarios del mismo y almacénalos en tu archivo de consulta.
Email a la papelera ;).

  • Desechar/Eliminar

Si el email no implica ninguna tarea y la información que lleva no es valiosa para ti, puedes borrarlo con toda la seguridad.

A la hora de la Redacción

Cuando vayas a redactar un email, ante todo, piensa, ¿es un asunto urgente? Si es así, mejor haz una llamada o acude a esa persona directamente, en caso necesario.

Cuidado con los reenvíos. Piensa bien si es absolutamente necesario que esa persona tenga esa información y en esos términos. Puedes llegar a aburrir de tal manera que ni abran tus emails.

No todos los emails necesitan respuesta. Quizás la conversación se puede terminar simplemente con el último email que recibiste. Una confirmación, un simple gracias, hace que la otra persona tenga que procesar el email y con ello pierda cierto tiempo leyendo algo que se presupone.

Composición

  • Asunto: Debe aclarar sin margen a equivocación la temática que se trata en el contenido. Es tu oportunidad de oro para llamar la atención del receptor.
    En cadenas de mensaje, no dudes en cambiar el asunto del email si el contenido es diferente al inicialmente planteado.
  • Contenido:
    • Claro, directo y conciso.
    • La idea del mensaje se debe captar lo antes posible.
    • Si la información que hay que comentar es extensa, mejor incluirla en un documento y adjuntar dicho documento al mensaje. Mejor aún, si el email es tan largo, quizás necesite de una llamada o incluso una reunión presencial con esa persona o personas para exponer tu visión.
    • No fundas a preguntas al receptor. Intenta que no le dé pereza contestarte.
    • Si tienes adjuntos de mucho peso, o varios, intenta utilizar un servicio en la nube como Dropbox y enviar solo los enlaces. Facilitarás la apertura del email a sus lectores y tu mensaje o idea se “venderá” mejor.
  • CC/CO: Intenta evitarlo por todos los medios. Utilízalo cuando sea absolutamente necesario, no siempre es necesario responder a todos los destinatarios.
  • ¡Revisa la ortografía por favor!

Plantillas

Elabora plantillas de aquellos emails recurrentes en tu oficina. Con esto ahorrarás un tiempo muy valioso que podrás dedicar a tareas esenciales.

Reglas y automatizaciones

Igual que las plantillas, te pueden ahorrar mucho tiempo y apuros.
Algunas interesantes pueden ser:

  • Establecer un retraso al envío de emails para evitar mandar el típico mensaje con archivo adjunto, habiendo olvidado adjuntarlo.
  • Programar el envío de emails apoyado en una aplicación externa como Letterme Later. En este artículo de Berto Pena de Think Wasabi tienes una práctica explicación de su funcionamiento.

CONCLUSIÓN

Ya ves que alcanzar el Objetivo Email Master no tiene porqué ser complicado si aplicas los hábitos y estrategias adecuadas con perseverancia.

Sentirte cómodo al gestionar tu email y saber qué es exactamente lo que vas a hacer cuando te sientes a realizar esta tarea puede marcar la diferencia entre conseguir un gran objetivo en tiempo o no.

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¿Tienes algún otro recurso interesante para aplicar a la gestión del correo electrónico?
Para cualquier duda o sugerencia sobre el tema, estaré por los comentarios.

Abrazo y a seguir productivos

Música del artículo: Free Fallin’ – John Mayer

Yan Vispo

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