PROPÓSITO – ESTABLECER PRIORIDADES
Espera… ¿No te apetece leer hoy? Dale al play y escucha el artículo narrado por mi…
Si tienes una agencia de publicidad pequeña y sientes que tú eres el negocio, tenemos un problema.
Cuando cada lead, cada entrega y cada urgencia pasan por tus manos, al final del día te encuentras tachando un montón de tareas… pero sin saber si realmente avanzaste o solo apagaste fuegos.
El caos no es parte del juego, es un síntoma de que no tienes claras tus prioridades.
Aquí van 4 estrategias probadas para establecer un plan de acción que te ayude a crecer sin perder la cabeza (ni los fines de semana).
Ojo, igual te viene mejor pasar el Test de Productividad Personal para CEO’s y encontrar en qué estás fallando exactamente, antes de leer este artículo tan específico.
Ahora que ya tienes claro que este artículo es lo que necesitas, vamos al lío…
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PRIORIDADES: QUE TU AGENCIA NO TE LLEVE A LA DERIVA
Si cada día te sientas frente al ordenador y no tienes claro qué es lo primero que deberías hacer, el caos no es una casualidad: es el resultado de la falta de prioridades.
Imagina esto:
Llegas a la oficina, revisas tu agenda y ves claramente qué tareas deben hacerse antes que cualquier otra porque son las que realmente harán que tu agencia crezca.
Ahora imagina que, al final del día, miras atrás y has avanzado justo en lo que mueve la aguja de tu negocio, no solo en tachar tareas sin rumbo.
Si esto pasa, tu planificación está funcionando.
El problema es que muchas agencias pequeñas operan en modo reactivo, apagando incendios en vez de dirigir un barco con rumbo claro. Y en ese escenario, no importa cuánto trabajes: no llegarás a ningún lado.
Es tan importante distinguir las tareas que debemos hacer como las que debemos descartar. Gracias a ello nos enfocaremos en lo adecuado y evitarmos caer en el síndrome del tachador o del ocupado. Compartir en X
La clave: Las prioridades se establecen el día anterior. Si decides qué es importante justo antes de ponerte a trabajar, ya perdiste.
“Enfócate en permanecer productivo en lugar de ocupado” – Tim Ferris
DISTINGUE LO IMPORTANTE DE LO URGENTE (ANTES DE QUE TE QUEME)
Antes de hablar de planificación, hablemos de tu mayor error: confundir lo urgente con lo importante.
Diferencia clave:
- Importante: Lo que realmente te acerca a los objetivos de tu agencia. Ejemplo: Mejorar tu sistema de captación de clientes.
- Urgente: Lo que tiene una fecha límite inminente. Ejemplo: Un cliente esperando su entrega para ayer.
Si vives en el cuadrante de lo urgente, estás en modo esclavo de tu negocio.
La pregunta definitiva para saber en qué cuadrante estás:
¿Qué pasaría si no hiciera esta tarea hoy?
- Si el mundo se acaba = Es urgente.
- Si te sigue acercando a tu meta = Es importante.
- Si nadie lo nota = No deberías estar haciéndola.
La regla de oro: Primero, lo importante. Luego, lo urgente. No al revés.
Ahora sí, vamos con las estrategias que te ayudarán a priorizar sin volverte loco.
MATRIZ DE GESTIÓN DEL TIEMPO DE EISENHOWER
Tu bandeja de entrada no es tu agenda. Cada vez que un cliente, proveedor o incluso tu equipo viene con algo “urgente”, pregúntate:
- ¿Es importante para el crecimiento de mi agencia o solo un fuego más que hay que apagar?
- ¿Qué pasaría si no lo hiciera hoy?
Desarrollada por Dwight D. Eisenhower, expresidente de EEUU y popularizada por Stephen R. Covey con su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva
Cuadrante I – Importante y Urgente
Se corresponde con las tareas que son necesarias atender cuanto antes, pues están directamente relacionadas con tus objetivos y su fecha límite está cercana.
Debes evitar, en la medida de lo posible, trabajar en este cuadrante, de lo contrario te pasarás la vida apagando fuegos, lo que repercutirá en tu estado de salud en forma de ansiedad y/o estrés.
Define claramente las tareas que alojes en este cuadrante para no confundirlas con las tareas urgentes enfocada a objetivos de otros pertenecientes al Cuadrante III.
Cuadrante II – Importante y No urgente
Aquí están las tareas dirigidas al corazón de tus objetivos y con una fecha límite lejana en el tiempo. Es el cuadrante de la proactividad y la gente altamente efectiva.
Este debe ser, en mayor medida tu área de trabajo habitual. Allí donde reina lo planificado y trabajado bajo condiciones de serenidad y mente despejada. Justo el ambiente que te permite sacar lo mejor de ti.
Cuidado con tomarte mucho tiempo para las tareas de este cuadrante. Puedes cometer el error de irlas retrasando en el tiempo y acabarlas trasladando al Cuadrante I. El de las grandes urgencias.
Cuadrante III – No importante y Urgente
Estas tareas normalmente tienen relación directa con los objetivos de otras personas. Lo más lógico sería reducir tu atención a ella al mínimo exponente y, en la medida de lo posible, delegarlas.
Cuadrante IV – No importante y No urgente
No te quito tiempo con esto.
Si una tarea cae en este cuadrante y crees que en un futuro puede llegar a ser parte de alguno de los cuadrantes anteriores, pásala a tu lista de “algún día”, en caso contrario, elimínala de tu programación. No te afecta en absoluto.
Por último y, para obtener el mayor provecho posible a esta estrategia, reduce a la mínima expresión el Cuadrante I, delega al máximo el Cuadrante III, elimina todo lo posible del Cuarante IV y enfoca tus esfuerzos en planificar y resolver todo aquello que has situado en el Cuadrante II.
REGLA 1-3-5
Esta es una estrategia muy simple que se basa en la idea de que cada día podemos completar un máximo de 9 tareas divididas en:
- 1 Tarea Grande e importante que te lleva directamente a tus objetivos semanales. Si hoy pudieras hacer una sola cosa, ¿qué sería? Tu respuesta es tu elección.
- 3 Tareas Medianas y de importancia media alineadas con tus objetivos semanales y propósito pero que no son fundamentales realizarlas lo antes posible.
- 5 Tareas pequeñas y de importancia baja que no tienen porqué estar alineadas con tus objetivos actuales, pero que te permiten resolver un problema mayor futuro que solo puedes resolver tu.
Aunque la estrategia es sencilla, puede ser compleja de asumir en un principio, ya que, normalmente nos creemos Superman y nos cuesta reducir nuestra planificación a 9 tareas diarias.
Por experiencia te digo que, tal como establece esta regla cada día podrás asumir como mucho 9 tareas, incluso la mayoría de los días tendrás que establecer menos tareas para poder tacharlas todas.
Para tener éxito con ella, si eres de las personas que suele tener muchas tareas urgentes, deja libre en tu planificación al menos 1 tarea mediana y 2 pequeñas, para evitar saltarte tu propia planificación.
Esta regla no es inamovible, así que juega con estos números hasta encontrar tu combinación perfecta.
Trucos
- Si no estás seguro de poder abarcar tu plan de acción diario, céntrate única y exclusivamente en conseguir la tarea principal. Descarta desde primera hora del día las medianas y pequeñas.
- Para conseguir que esta regla sea 100% efectiva, nada mejor que aplicar el recurso que te proponía en el artículo sobre la Puesta a Punto del Enfoque. Resuelve la tarea grande e importante antes de mediodía y tu motivación se disparará para el resto de la jornada.
LAS 2 LISTAS DE WARREN BUFFETT – UNA SOLA LISTA QUE CONTENGA TODAS LAS TAREAS
Empleada por uno de los mejores inversores como es Warren Buffett, esta estrategia se basa en un proceso de 3 simples pasos. No es algo que se resuelva en 5 minutos, así que toma un bloque de tiempo, enfócate en la tarea y…
- Escribe 25 hitos o tareas que te gustaría alcanzar a corto plazo (una semana o un mes).
- Elige 5 hitos de entre los 25 anteriores.
- En este punto tendrás dos listas, una con 5 y otra con 20 hitos. Lo que debes hacer con ellas es clasificarlas de la siguiente manera.
La primera será tu lista prioritaria, aquello en lo que debes centrar todo tu esfuerzo, y la segunda será todo aquello que debes evitar que ocupe tu tiempo hasta terminar la anterior lista.
Esta es una estrategia que te obliga a diferenciar las tareas primordiales de las de importancia media a la hora de establecer prioridades.
EL MÉTODO DE IVY LEE
Desarrollado por el considerado como pionero de las relaciones públicas Ivy Lee, esta estrategia se fundamenta en 5 pasos:
- Al finalizar la jornada, escribe 6 tareas que quieres completar en el día de mañana.
- Prioriza estas tareas en función de su importancia.
- Al día siguiente, enfócate en la primera tarea hasta terminarla, no comentas el error de pasar a la siguiente antes de finalizarla.
- Continúa el proceso hasta terminar con todas. Al final de la jornada, recopila las tareas que no has podido completar de la lista e inclúyelas en la parte superior de la lista del día siguiente.
- Repite este proceso cada día.
Aunque pueda parecer de lo más sencilla, esta estrategia puede ayudarte a obtener grandes resultados por el simple hecho de centrar tus esfuerzos en una tarea cada vez.
La parte menos buena, cada día aparecen nuevas tareas y se te puede complicar la propia tarea de priorización, desenfocando tu atención de lo realmente importante. Ahí lo llevas…
LA QUE A MÍ ME FUNCIONA
Supongamos que:
- Tienes 3 posibles tareas entre manos
- Solo tienes tiempo para realizar una de ellas
- No tienes idea de cuál es realmente prioritaria para ti
¿Cómo establecerías prioridades entre ellas? Espera, quizás esto no es tan relevante…
Vayamos un poco más allá, ¿qué tal si en lugar de tareas, hablamos de proyectos? Imagínate decidiendo entre 3 proyectos de gran presupuesto y responsabilidad que pueden reportar beneficios importantes a tu empresa y por ende, para tu carrera profesional.
Ahora sí me gusta el desafío…
Lo más interesante a tener en cuenta en estos casos es que, no puedes decidir qué priorizar en base a tu situación actual (perspectiva, preocupaciones, recursos, urgencias…). No, no…
«Los desafíos significativos que afrontamos no pueden solucionarse en el mismo nivel de pensamiento en el que estábamos cuando los creamos.» – Albert Einstein
Te propongo que lleves tu mente más allá y te imagines justo dentro de un año o incluso más, dentro de 5 o 10 años. Piensa, qué debes haber conseguido en ese momento. Es decir, ¿cuál es tu gran objetivo a plazo de 1 año? ¿Y el de tu negocio/empresa?
Toma distancia de tus actuales preocupaciones y ahora, trata de imaginar qué hitos te deben llevar a conseguir ese objetivo.
¿Alguno de estos 3 proyectos tiene relación con esos hitos? El que más se acerque a esta descripción es el proyecto que debes priorizar. Si ninguno de ellos lo está, estás jodido, quizás incluso en la posición equivocada. Tendrías que hacer un replanteo al nivel de propósitos. Pero ese no es el propósito del artículo hoy. 😉
Después de realizar este ejercicio al nivel de grandes proyectos, te será mucho más fácil llevarlo al nivel de tareas diarias. Incluso tengo otro recurso que te puede ser muy útil.
Cuando de tareas o proyectos pequeños se trate, siempre pregúntate: ¿Qué impacto tendrá esta tarea? La solución es así de sencilla:
- 1 día: No vale la pena ni tenerla en cuenta. Directa al saco roto.
- 1 mes: No es prioritaria en absoluto. Es una tarea mediocre.
- 1 año: Ponla arriba del todo en el listado. Esta sí que es relevante.
Este ejercicio me ayuda cada semana a establecer mis metas de una forma rápida e incluso estimulante. Te recomiendo utilizarlo si quieres facilitarte el trabajo a tope.
Bonus: Bloques de Tiempo: La Técnica que Evita que Todo Sea Urgente
Si cada vez que un cliente te escribe en WhatsApp dejas lo que estás haciendo para responder, no estás gestionando una agencia, estás sobreviviendo en ella.
📌 Solución: agenda tu tiempo en bloques fijos.
- Bloques de enfoque (para tareas clave sin interrupciones).
- Bloques de gestión (para revisar emails, WhatsApp y tareas del equipo).
- Bloques de reuniones (para que los clientes sepan cuándo pueden hablar contigo sin improvisar).
📢 Bonus del bonus: Si dejas claro a tu equipo y clientes cómo comunicaste, reducirás las urgencias innecesarias en un 50%. Por ejemplo, en la agencia educamos a clientes y equipo desde la venta/contratación para que entiendan la importancia de que todas las comunicaciones deben suceder en Slack y serán atendidas de lunes a viernes en horario comercial.
¿Lo vas a aplicar o seguirás apagando fuegos?
Dirigir una agencia sin prioridades claras es un camino seguro al burnout. Si ya facturas pero te sientes atrapado en la operación, es hora de trabajar en la estructura, no en más tareas.
Empieza aplicando una sola de estas estrategias HOY, y en una semana notarás la diferencia.
Y si necesitas una hoja de ruta real para convertir tu agencia en un negocio que funcione sin que todo pase por ti, escríbeme en los comentarios.
Abrazo y a seguir productivos
Música del artículo: Mos Def – Priority
16 respuestas
Hola Yan,
8 años después, tu mensaje sigue vigente. Estoy trabajando intencionalmente en mejorar mis métodos de prioritización y tu artículo es perfecto. Describe de manera clara y sencilla varios modelos y cómo crear un método más personalizado.
Con gran aprecio,
Diana
Muchas gracias por tus palabras Diana. Es un placer poder seguir ayudando a través de la experiencia que comparto.
Abrazo grande
Excelentes consejos para comenzar a organizar lo más importante y así poder agilizar el trabajo diario
Gracias Valentina.
Espero te sean de mucha utilidad.
Abrazo
Hola.. muy interesante la propuesta, la aplicaré, pero me queda la duda de dónde dejar esas cosas pequeñas diarias como los correos electrónicos o cosas muy pequeñas que uno debe resolver en el mismo día que aparecen, será que es mejor hacerlas a primera hora de la mañana?, pero si es así puede que uno se quede pegado en algún correo por ejemplo, o al medio día antes de almuerzo, o al final??? que terrible.. !!
Muchas gracias
Buenísima pregunta Pame!
La resolución de tareas recurrentes (que se repiten en el tiempo) diariamente lo ideal establecer esos horarios fijos de revisión. Puedes empezar revisando el email nada más llegar a la ofi o nada más ponerte a trabajar, pero corres el riesgo de caer en la micro-tarea y darte cuenta 2h después que llevas tiempo resolviendo esas pequeñas cosas que llegan.
Lo ideal sería que establecieras unos horarios de revisión/ejecución de tareas recurrente tipo: 11h – 15h y antes de terminar de trabajar, por ejemplo. Así te aseguras siempre de empezar con lo que ya tenías programado y, de acabar el día teniendo todo revisado.
Abrazo
Hola Yan,
Genial el artículo, me ha encantado.
Conocía la matriz pero desconocía las estrategias. Personalmente lo que hago es una gran tareas (Roca) y 2-3 tareas importantes al día. Parecido a la estrategia 1-3-5.
Lo que me funciona bien para evitar pasarme el día en el cuadrante 1 y estresado es reservar tiempo para las urgencias. Son mis momentos «¡Fuego!», así aunque me llegue una tarea urgente se que le dedicare un tiempo y me olvido de ella hasta ese momento.
También me han parecido interesantes el resto de estrategias, las iré probando y ya te cuento que tal me funcionan.
Un abrazo
¡Buenas Oscar!
Muchas gracias por pasarte por los comentarios. 🙂
Como dices, es muy interesante lo de guardar un tiempo cada día para urgencias e incluso para tareas menos importantes. De esas que se terminan rápido y dan gustito hacer. Con ello ganas confianza en tu sistema y te olvidas del estrés de andar con una planificación justa.
Cuando pruebes estas estrategias ya nos comentas… 😉
Abrazote
Es bueno tener una estrategia definida para alcanzar metas esto nos permite tener un orden y permite auto evaluarnos. hector.calderon
Gracias por la aportación Hector!
Hola,
Muy interesante el articulo Yan. Grandes estrategias para incorporar en el día a día. Si te digo la verdad no las conocía Matriz de gestión del tiempo de Eisenhower, que la conocí gracias al libro de Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva como me recomendaste. Me ha hecho reflexionar mucho para intentar incorporar variantes a mi estrategia.
Yo actualmente la estrategia para establecer prioridades que aplico es dividirlas en 4 categorías (Trabajo como empleado, proyecto , personal y social) Intento poner entre 1-3 en las 2 primeras categorías y una en las 2 segundas, aunque depende del día que sea. Si pongo más de una por categoría los pongo por orden de importancia. Se podría decir que lo hago siguiendo el Metodo de Ivy Lee.
Creo que como decís es muy importante probar, variarlas e ir encontrando la tuya poco a poco. Pero hay que establecer un método ya que como diría Steve Jobs: si no defines y trabajas en tus prioridades, estarás trabajando en las de otro.
Un abrazo y gracias por esta guía.
¡Hola Jaime!
Genial que te esté ayudando el libro de «Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva» de Stephen R. Covey.
En cuanto a las estrategias, se puede decir que estás aplicando algo parecido al método de Ivy Lee como dices, que está muy bien para enfocarse en una tarea a la vez y evitar dispersar la mente en otros temas.
Igualmente, como comentan arriba Rubén y Christian, en mi caso la que más beneficios me aporta es la Regla 1 – 3 – 5, pues la propia regla te ayuda a priorizar las tareas y establecer un orden de ejecución. Previo a esto, cada semana antes y después de establecer el plan de acción para cada día, reviso todo está en concordancia con los roles (profesionales y personales) que asumo y las metas que he establecido con anterioridad. Esta es una de las recomendaciones que hace Stephen Covey en su libro y que a mi me ha funcionado siempre de maravilla.
Abrazo y gracias por tu comentario 😉
Hola compañero,
regla 1-3-5 bastante interesante.
En mi opinión personal, y como ha dicho también en su comentario, Christian, la aplicaría más a lo largo de la semana, aunque también se puede subdividir en el día a día. pero en mi caso, nunca agrupo tantas tareas en solo 24 horas.
No consigo hacerlas, porque la tarea principal suele ocupar bastante tiempo, y si solo planifico día a día, acabo saltando de tarea en tarea y llevando todas a medias.
Al final hay que adaptar un poco las herramientas para sacarles el máximo partido.
Trabajar por bloques y hacerlo de forma organizado aplicando esta regla 1-3-5 de manera semanal, es lo que ahora mismo, me da más productividad y mayor foco.
Un abrazo.
¡Hola Rubén!
Gracias por aportar valor, como siempre ;).
En cuanto a la regla 1-3-5, particularmente para la semana, la aplico a proyectos (lo identifico como conjunto de 2 o más tareas) y para el diario, lo enfoco en las propias tareas derivadas de estos proyectos.
Igualmente es algo muy personal y no a todos nos funciona lo mismo así que, como siempre recomiendo, busca aquella estrategia que más se amolde a tu forma de trabajo, estúdiala, pruébala y desarróllala hasta el punto de llegar a adaptarla a tu situación particular.
Abrazo compañero
Hola Yan,
¡Felicidades por el artículo!
Me ha gustado mucho la frase:
«Pasando a actuar en modo reactivo, en función de las urgencias continuas que llegan a nuestra bandeja de entrada.»
Vivimos en una sociedad en la que parece que todo el mundo es nuestro jefe, mandándonos «tareas» en cualquier formato que hacen que nos dispersemos de nuestro objetivo principal.
Aprender a controlar y filtrar éstas dentro de ese cuadrante está en nosotros mismos.
Por mi parte, aplico la regla 1-3-5 pero aplicada a semana en lugar de a cada día. Es como mejor me funciona. Como dices, hay que aplicarlo a cada caso y no todo funcionará de forma estándar a todo el mundo. Prueba y error, como buen ingeniero 😛
Un abrazo y a ser productivos
Christian
¡Un gusto verte por los comentarios Christian!
Tal como dices, es nuestra responsabilidad la de mover nuestra vida profesional y personal al Cuadrante II. Abordar a tiempo las tareas y proyectos importantes y no urgentes influirá directamente en la planificación futura de forma positiva, ayudando a mantener los niveles de estrés en el mínimo posible gracias a haber reducido al mínimo las tareas que nos llegan al Cuadrante I (el coco :P), delegado las del Cuadrante III y eliminado la mayor parte de las del Cuadrante IV.
En cuanto a la Regla 1-3-5, también es una de mis preferidas, tanto para el diario como para el semanal y lo cierto es que funciona muy bien si dejamos cierto margen. Es importante guardar en la manga bloques vacíos en función de nuestro tipo de actividad diaria. Lo mejor es que es muy personalizable y lo que aumenta su efectividad.
Abrazo y a seguir productivo 😉