PROPÓSITO – MULTITAREA Y PRODUCTIVIDAD

A todos los amantes de la efectividad les gusta ahorrar tiempo para dedicarlo a lo que realmente les gusta. Por otro lado, las exigencias laborales y del entorno nos piden realizar más y más tareas. Y como el día sigue siendo de 24 horas todavía, la única solución parece estar en hacer varias cosas a la vez, cuantas más, mejor. A esto se le ha llamado “multi-tarea”, o “multi-tasking”.

Pero, ¿es realmente efectivo? ¿Sirven todos los tipos de tareas para realizarlas en modo multitarea? ¿Cuántas tareas se pueden hacer al mismo tiempo?

En este artículo, conocerás la esencia de la multitarea y su utilidad real para tu día a día.

Hola, soy Jaír Amores, de EfectiVida, y me encanta la efectividad, tanto que he preparado una interesante definición sobre eficiencia, eficacia y efectividad para ti.

CLAVES DE LA RELACIÓN ENTRE MULTITAREA Y PRODUCTIVIDAD

¿Qué es la multitarea?

Si buscas en un diccionario el término “multitarea” te dirá algo así como “Dicho de un sistema informático: Que puede ejecutar varios programas o varias tareas de manera concurrente”.

La wikipedia también explica algo parecido. Dice que es “la característica de los sistemas operativos modernos de permitir que varios procesos o aplicaciones se ejecuten aparentemente al mismo tiempo, compartiendo uno o más procesadores.”

Evidentemente, no vamos a hablar aquí de informática. En realidad, hoy en día, usamos la palabra multitarea de forma figurativa, para referirnos a una persona que está realizando varias tareas al mismo tiempo.

Pero, aunque no hagamos referencia a las máquinas, sí me gustaría señalar algunas cosas que me parecen interesantes:

Una es que realizar varias tareas a la vez es más propio de máquinas que de personas.

De hecho, en una utópica vida en la que todos tuviéramos tiempo suficiente para las tareas que quisiéramos realizar, ¿para qué querríamos hacer varias cosas a la vez? En esa utópica vida, decidiríamos qué hacer y qué no hacer, y elegiríamos cosas que quisiéramos disfrutar.

La multitarea impide estar concentrado en algo, y por lo tanto, deleitarse en ello.

Otra idea que se extrae de la definición de Wikipedia es que ni siquiera las máquinas son capaces de hacer varias cosas a la vez.

Dice “varios procesos o aplicaciones se ejecuten aparentemente a la vez”. En realidad, aunque la informática ha avanzado mucho, hay muchos procesos que se ejecutan por lapsos de tiempo consecutivos. Es decir, ahora mando datos al disco duro, después abro una pantalla, a continuación guardo en la RAM… Parece que todo sucede a la vez porque la velocidad es muy alta, pero en realidad, estos procesos van uno después del otro.

Que me perdonen los expertos en informática por esta explicación demasiado simplista, por cierto.

La idea es que en realidad, pocas cosas suceden 100% a la vez. Y si no, plantéate cómo es posible que por un solo cable de fibra óptica, con un solo haz de luz, puedas tener internet en toda la casa, televisión con un montón de canales, y por si esto fuera poco, llamar por teléfono. No me voy a liar más con este tema. Si quieres saber más sobre esto, te invito a ver un video que lo explica muy bien.

Lo curioso es el paralelismo que hay entre esto y el funcionamiento del cerebro, pero lo dejaremos para después. Antes, respondamos otra pregunta.

¿Es realmente posible hacer varias cosas a la vez?

¿Existe alguna relación positiva entre multirarea y productividad? La respuesta es sí, pero con matices.

Un ejemplo de hacer varias cosas a la vez es el funcionamiento del cuerpo humano. Mientras te tomas una buena siesta, no paras de respirar. Tu corazón late, tu estómago está haciendo la digestión, y tu cerebro está soñando, archivando los recuerdos, etc. Esto, por mencionar solo algunas de las funciones que están activas simultáneamente. ¡Es la verdadera multitarea!

Si te fijas, en cualquier momento de la vida de una persona, hay muchas cosas funcionando a la vez. El problema surge con nuestro cerebro.

En realidad, todas las funciones automáticas nos permiten precisamente concentrarnos en algo. Un momento de tensión, por ejemplo, activa todas las alarmas para paralizar las funciones no vitales, y permitir a tu cerebro responder rápidamente. Del mismo modo, cuando quieres prestar atención a algo, eliminas la música de fondo, o hasta mandas callar a los que te rodean para focalizarte.

Como puedes ver, la propia naturaleza ya nos está diciendo cómo se debe usar la multitarea de forma correcta.

Es aquí donde vienen los problemas de la multitarea. No solo pretendemos que nuestro corazón siga latiendo, hacer la digestión, etc. Sino que queremos ver la tv, mientras escribimos un libro, hablamos por What’sApp, atendemos a los niños, y creamos el mejor proyecto que se haya inventado jamás. Y no, esto no es posible.

Entonces, ¿cuál es el límite del cerebro humano en lo relacionado a la multitarea?

¿Cuál es el máximo de tareas que puedo realizar al mismo tiempo?

Según un interesante estudio publicado en la revista Science, y del que se hizo eco la BBC, nuestro cerebro es incapaz de realizar más de dos cosas a la vez.

¿Y por qué dos? Según parece, gracias a que nuestro cerebro está dividido en dos hemisferios, capaces de trabajar al mismo tiempo, de forma independiente, mientras comparten los datos para dar un resultado. ¡Impresionante!

Otro estudio de la univesidad de Utah mostraba que solo un 2,5% de la población era capaz de realizar varias tareas a la vez de forma exitosa.

Pero… para un momento. ¿Solo dos cosas a la vez? “Yo soy capaz de mucho más” (dirá más de uno).

Sí, así es. Solo dos cosas. Y entonces, ¿cómo es posible que haya personas que son capaces de hacer malabares, bailar, y resolver crucigramas a la vez?

La explicación es sencilla. Al igual que sucede con los programas informáticos, o con los cables de datos, en realidad, nada sucede a la vez. El cerebro se centra en una tarea, la deja, se va a otra, la deja, se va a una tercera, la atiende un momentito, y se vuelve a la primera. Y así sucesivamente.

Esta explicación añade otro punto interesante al tema de la multitarea. Cuantas más tareas añadas, menos tiempo le dedicará el cerebro a cada una. O dicho de otro modo, más tiempo estará desconectado de esa tarea.

Un ejemplo sencillo: Conducir y hablar por teléfono. ¿Es posible? Sí. Pero lo que hace el cerebro es prestar atención a la carretera durante unos micro-segundos, y desatenderla a continuación para centrarse otro micro-momento en el teléfono.

¿Resultado? La atención a la conducción se ve limitada en un 50% o más, depende de lo intensa que sea la llamada, del tipo de carretera, de la habilidad del conductor, etc.

De nuevo, perdonen los especialistas en la materia por una explicación tan simple, pero creo que se entiende la idea, ¿no?

¿Hay ventajas en la multitarea?

La respuesta sencilla es no. Pero vamos a desarrollarla.

Si para cada tarea que añadamos, hay que conectar y desconectar, es evidente que se perderá tiempo en el camino. Por lo tanto, y si las matemáticas no fallan, la cantidad de tiempo necesaria para hacer una tarea y después otra, será siempre menor a la cantidad de tiempo requerida para hacer las dos tareas a la vez.

Imagina tres tareas: A, B y C. Cada una consume 5 minutos. Esto no lo podemos variar, obviamente. Vamos a añadir un factor a la ecuación: X, que corresponde al tiempo de desconexión del cerebro. Y vamos a decir que X es 1 segundo.

Si haces una, y después otra, sería:

A (5m) + X (1s) + B (5s) + X (1s) + C (5m) = 15 minutos y 2 segundos.

Hemos dicho que si intentas hacer todo a la vez, el cerebro se desconecta y se conecta entre tareas. Vamos a poner que se desconecta cada minuto, por poner un valor al tiempo. La cosa se quedaría así:

A (1m) + X (1s) + B (1m) + X (1s) + C (1m) + X (1s) +

A (1m) + X (1s) + B (1m) + X (1s) + C (1m) + X (1s) +

A (1m) + X (1s) + B (1m) + X (1s) + C (1m) + X (1s) +

A (1m) + X (1s) + B (1m) + X (1s) + C (1m) + X (1s) +

A (1m) + X (1s) + B (1m) + X (1s) + C (1m) = 15 minutos y 14 segundos

Nuevamente, de forma simple, queda demostrado que la multi-tarea no es efectiva. Pero hay más. Esto no es del todo exacto. Hay un factor a tener en cuenta. Y es que el tiempo es relativo.

¿Te ha pasado alguna vez que te pones a hacer algo que exige concentración y que te gusta y no te das cuenta del tiempo que ha pasado? Para ti, han sido minutos, pero el reloj dice que han sido horas. Ese estado, que los ingleses llaman “flow”, es imposible de conseguir si estás en modo multitarea.

Además, a menor concentración, más errores, y menos calidad. Las personas que atienden varias cosas a la vez (aparentemente, ya sabes…) pueden parecer unos cracks, pero en realidad son poco eficientes, y entregan resultados de peor calidad.

Según algunos estudios, cuando intentamos hacer varias cosas al mismo tiempo, se tarda como promedio, un 140% más, y se cometen 3 veces más errores.

Otras fallas de la multitarea

Ceguera por falta de atención

Hay muchos efectos negativos derivados de la multitarea. Uno de ellos es la llamada “ceguera por falta de atención”. En el siguiente video, tienes un ejemplo de a qué se refiere esto:

Demencia del preocupado

En el libro “El cerebro adolescente”, escrito por F.E. Jensen y Amy Eli, se explica este interesante efecto.

Cito literalmente: “El síndrome parece una demencia [pérdida o debilitamiento de las facultades mentales, que se caracteriza por alteraciones de memoria, razón o conducta], pero en realidad es solo algo que ocurre debido a las continuas y constantes preocupaciones. Creo que le pasa a mucha gente. Nuestro cerebro no puede cambiar de cometido de una manera tan rápida como la que nos reclama el día a día, así que perdemos la atención, y después nos olvidamos de lo que teníamos que hacer.”

¿Culpable? Sí, la multitarea.

Para colmo de males, según algunos neurocientíficos, la multitarea es adictiva. Según parece, el cerebro se da un premio cada vez que cambia de tarea y recibe una nueva. Es como un niño pequeño al que los juguetes le duran segundos, solo que ahora el niño está crecido y las tareas ya no son juguetitos infantiles.

Resulta evidente que una de las causas del estrés padecido por miles de personas, es precisamente empeñarse en hacer muchas cosas en poco tiempo.

Vale Jaír pero, ¿qué hacemos? ¿nos resignamos a no poder aprovechar el tiempo?

¿Hay alguna multitarea que sea productiva?

En realidad, hay excepciones a la “maldita” multitarea. Al igual que el corazón seguirá latiendo mientras leemos un libro y escuchamos los pajaritos de fondo, existen algunas actividades que sí nos permiten concentrarnos en otras cosas al mismo tiempo.

Un ejemplo es caminar. De hecho, caminar mientras tenemos una reunión es una de las multitareas más efectivas que se conocen. No hay que realizar un esfuerzo consciente para caminar, y, de paso, hacemos ejercicio. Según parece, alguien que practicaba esto era el presidente Obama.

La idea es realizar algo que no requiera concentración junto con otra cosa que sí la necesite.

De hecho, como creador de un podcast, me gusta mucho decir que escuchar podcasts es una de las pocas tareas efectivas que existen. Puedes escuchar podcasts mientras conduces, o mientras haces ejercicio. ¿Y por qué esto sí? Pues porque escuchar es muy simple.

Además, si mezclas una tarea automática, como caminar, o semi-automática, como conducir, con otra muy muy sencilla, como hablar o escuchar, tu cerebro lo admite sin problemas.

Eso sí, salvo esta excepción y otras similares, la multitarea es poco aconsejable.

Al contrario, cada vez más, los expertos están aconsejando evitar todo tipo de interrupciones.

CONCLUSIÓN

Así que, antes de ponerte con algo importante, aleja tu teléfono móvil, apaga las notificaciones, elimina distracciones, concéntrate, olvídate de la multi-tarea, y… ¡¡saca lo mejor de ti!

Por otro lado, si te ves agobiado por tantas cosas que hacer, si piensas que el día debería tener 48 horas, antes de recurrir a la multitarea, plantéate otras preguntas.

• ¿Tienes un sistema de productividad?
• ¿Sabes delegar correctamente?
• ¿Has pensado en decir que no de forma asertiva?
• ¿Has identificado ya aquellas tareas que no te están siendo de provecho?

Tanto Yan, como un servidor, te podemos ayudar con eso. También puedes buscar información por tu cuenta, claro que sí, aunque siempre es mucho mejor dejarse asesorar por otros que ya han recorrido parte del camino, y que han dicho adiós a la famosa multitarea. 😉

Música del artículo: Me Olvidé de Vivir – Macaco

Jaír Amores

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