PROPÓSITO – COMUNICACIÓN EFECTIVA

“La comunicación humana es la clave del éxito personal y profesional.”- Paul J. Meyer.

 

Las empresas están formadas por individuos que forman equipos estableciendo relaciones para conseguir objetivos individuales y comunes a través de la comunicación. Por medio de esta se fijan objetivos, se planifican estrategias, determinan roles y compromisos, se delegan tareas, y un largo etc.

Las habilidades sociales son capacidades o destrezas que permiten que una persona se relacione de manera adecuada con los demás. Tendemos a pensar que son innatas e inamovibles y que no podemos trabajar en aprenderlas y/o mejorarlas.

La realidad es muy diferente, y es que la comunicación efectiva es una habilidad como otra cualquiera y, por tanto, puede ser aprendida y entrenada de forma que juegue a nuestro favor y en pro de nuestros propósitos individuales y los del equipo a la hora de conseguir el éxito en los proyectos en los que nos embarquemos.

En el artículo de hoy te quiero hablar de la comunicación efectiva y sus elementos. Los beneficios de practicarla, inconvenientes de no aplicarla y cómo llevarla a cabo de la mejor manera para conseguir que tú y tu equipo trabajen enfocados en el objetivo como un bloque sin fisuras.

Vamos al lío…


COMUNICACIÓN EFECTIVA

Antes de detallarte cómo llegar a la comunicación efectiva me gustaría que conocieras de manera esquematizada los beneficios que te aporta practicarla y qué inconvenientes tiene no aplicarla en tu equipo de trabajo.

BENEFICIOS DE APLICARLA

  • Enfoca al equipo a objetivos
  • Cumplir con los objetivos de manera más sencilla y en menor tiempo
  • Impulsa la moral del equipo saber que todos trabajan en la misma línea
  • Distribuye los recursos de manera efectiva
  • Fomenta el trabajo en equipo
  • Fomenta la resolución de conflictos
  • Evita malentendidos y posibles fisuras

INCONVENIENTES DE NO APLICARLA

  • Lleva a conflictos internos
  • Desmotivación
  • Clima laboral negativo
  • Bajo rendimiento
  • Poca probabilidad de éxito en los objetivos

“La comunicación es una habilidad que puedes aprender. Es como montar en una bicicleta o teclear. Si estas dispuesto a trabajarlo, puedes mejorar rápidamente la calidad de cada parte de tu vida.” -Brian Tracy

CARACTERÍSTICAS Y ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN EFECTIVA

Ahora que ya sabes para qué sirve la comunicación efectiva y que es posible desarrollarla a base de práctica, es el momento de detallarte cómo puedes llevarla a la práctica con tu equipo para alcanzar los objetivos individuales y comunes de la mejor manera.

Define el propósito del mensaje

Una vez más, aquí tenemos al que para mí es el padre de la Productividad Personal. Antes de entablar cualquier comunicación, sea cual sea el canal (presencial, teléfono, email, chat,…) dedica un tiempo a identificar el para qué de la misma.

Una vez lo definas, marca una estrategia de comunicación. Esto no significa que busques una manera de camelar a la otra persona, ni que la tengas que engañar de algún modo, pero sí buscar el orden adecuado de las palabras para facilitar la comprensión del mensaje y conseguir el objetivo que te has propuesto.

Con esto evitarás divagar con palabras o frases que hagan que tu mensaje sea mucho más difícil de descifrar, pudiendo desviar la atención del equipo.

Realiza una escucha activa

En ocasiones, una vez escuchamos cierta parte (la que creemos esencial) del mensaje de otra persona pasamos directamente a elaborar mentalmente nuestra respuesta antes de que la otra persona haya terminado de expresarse. Incluso a veces tenemos tanta prisa en contestar que interrumpimos el mensaje para dar nuestra respuesta sin haber captado la esencia del mismo.

En algunos casos, esto puede llevarte a obviar datos relevantes que luego podrías necesitar para la resolución de algún problema o conflicto que el equipo esté experimentando en una fase determinada del proyecto.

Tendemos a pensar que, si demoramos en dar una respuesta ante la exposición de otra persona, significa que tenemos poco conocimiento de la materia que estamos tratando o perdemos la razón ante una discusión.

La realidad es bien distinta y es que, si tomamos nuestro tiempo para escuchar a nuestro interlocutor, respondemos con serenidad y, sobre todo, con todos los datos en nuestro poder, tendremos mayor control sobre la situación y nuestro interlocutor tomará conciencia de ello.

En muchas ocasiones, si haces una pausa al finalizar la exposición de la otra persona, esta continuará su explicación aportando datos que podrían ser relevantes para el resto de la reunión.

Ponte en el lugar del otro

Identifica por qué piensa de esa manera. ¿Cuál es su situación particular? ¿Qué hace que tenga esa definición tan diferente de la situación de la que tú tienes?

Las situaciones no son de una manera u otra, nada es blanco o negro. Todo depende de la perspectiva desde la que la mires, del paradigma de cada persona, de sus aprendizajes previos o experiencias.

Cada uno de nosotros podemos estar ante una misma situación y experimentarla de formas muy distintas, dependiendo de nuestras experiencias y aprendizajes anteriores. Piensa en la típica ilusión óptica, ¿por qué a veces no todos vemos lo mismo?

Dime, ¿qué ves en esta imagen?

¿Es una chica joven o una anciana? Ambas respuestas son ciertas.

Piensa que, si no entiendes el punto de vista de otra persona, difícilmente harás que esta entienda el tuyo. La razón es muy simple y es que tu explicación partirá de una situación equivocada, desde un punto que ya la otra persona no comprende.

Desarrolla una comunicación asertiva

“La asertividad es la conducta que permite a una persona actuar con base a sus intereses más importantes, defender sin ansiedad, expresar cómodamente sentimientos honestos o ejercer los derechos personales sin negar los derechos a los otros.” – E. Alberty

 

Es decir, es la habilidad de decir lo que pensamos desde el respeto a los demás. La opción más equilibrada y aceptada de comunicación y aquella que llevará a nuestro equipo a centrarse en los objetivos dejando de lado temas personales.

Para practicar una comunicación asertiva debes:

  • Realizar una escucha activa
  • Recordarte a ti mismo que eres tan importante como los demás, expresando tus sentimientos y opiniones sin coartarte
  • Hablar desde el respeto
  • Respetar y no coartar la opinión de los demás
  • Aceptar las críticas reflexionando de manera serena sobre el punto de vista de los demás

Expresa con tu tono de voz y tu cuerpo lo que dicen tus palabras

La forma en que transmites un mensaje es incluso más importante que las palabras que utilizas (se estima que entre un 70% y 90%). Si utilizas un tono de voz negativo y tus gestos tampoco acompañan, ya puedes haber maquinado la mejor frase del mundo que nadie creerá en lo que dices.

Lo mejor que puedes hacer para que tus gestos y tu tono de voz transmitan las palabras que quieres expresar es identificarte con el mensaje. Si no te crees lo que vas a decir, difícilmente conseguirás que los demás hagan lo mismo.

Mi consejo personal es que tu mensaje siempre vaya acorde con tus principios y valores. Entonces siempre tendrás el gesto y tono adecuado a lo que estás expresando.

 

“Sean cuales sean las palabras que usamos, deberían ser usadas con cuidado porque la gente que las escucha será influenciada para bien o para mal.” Buddha

Sé breve y claro en tu exposición

Si extiendes tus mensajes con adornos, y divagaciones la esencia del mismo se perderá por el camino y el impacto que quieras provocar en la otra persona se diluirá a medida que añadas palabras vacías. Incluso puedes llegar a irritar a la otra persona.

Ve al grano, pero tampoco envíes un telegrama, recuerda que quien está frente a ti debe entender claramente el mensaje.

Olvida los prejuicios

Una de las claves para evitar los prejuicios es preguntar, siempre que te quede una duda sobre cualquier mensaje. Pregunta, hasta la cuestión más tonta, pero no te quedes con la duda de lo que quiso decir la otra persona, porque cuando necesites esa información harás conjeturas que con gran probabilidad serán erráticas.

Truco: Te aconsejo que, si quieres obtener más datos sobre algún tema, evites las preguntas con respuestas del tipo SI/NO. Una buena forma de hacerlo es utilizar la frase, “háblame de…” o la pregunta ¿y qué más?

Da y pide feedback

Sin duda una de las claves del networking. Es una de las estrategias que mejor resultado dan, pues utiliza la visión y experiencia del resto del equipo para mejorar el trabajo de cada individuo, multiplicando el conocimiento del conjunto y ayudando a conseguir los objetivos con mayor facilidad.

Es conveniente que el feedback se reciba de parte de más de una persona para confirmar el nivel de acierto del mismo.

A la hora de dar feedback es importante resaltar aquello que se ha hecho bien (sin llegar al peloteo) además de lo que se debe mejorar o cambiar. Además, te recomiendo que expliques qué es exactamente lo que crees que está mal, por qué crees que es así y, además aportes, al menos, una solución.

Con esto enviarás el mensaje a tu equipo de que, no solo te ocupas de ver los errores, sino que trabajas en aportar soluciones para la mejora del funcionamiento del grupo.

Confirma que se ha recibido tu mensaje y viceversa

Este es otro tipo de feedback, y es que, si no nos preocupamos de que el mensaje haya llegado correctamente a la otra persona existen muchas posibilidades de que partes del mismo se hayan perdido por el camino.

Si crees que alguna parte de tu mensaje es importante, resáltala. Nunca des por sentado que la otra persona se ha hecho el mismo mapa mental que tienes tu en la cabeza antes de explicarlo. Recuerda que tu le has dado mil vueltas al tema antes de explicarlo, así que, ten paciencia y confirma que tu mensaje ha llegado correctamente al equipo.

Por otro lado, cuando tu eres el receptor, ocúpate de que quien te transmite el mensaje te proporcione todos los datos necesarios y que el mensaje que has recibido es el que te pretendían transmitir.

Utiliza el feedback a tu favor

Cuando recibas una crítica a tu forma de hacer alguna tarea, tómalo como una oportunidad de mejora y no como un ataque personal. Lo primero te hará mejorar tu forma de ejecución de la tarea la próxima vez y lo segundo solo te llevará a conflictos que de ninguna manera te aportará un beneficio.

Comunica los avances en tiempo

Establece con tu equipo etapas de comunicación de avances o checkpoints para verificar se cumplen los plazos y evitar distracciones por llamadas, emails o contactos innecesarios del estilo de reuniones de pasillo o chateo por mensajería instantánea.

Define el canal y entorno de comunicación

Deja claro qué comunicaciones se deben hacer por chats (tipo Work Chat de Evernote), email, llamadas, video llamadas (tipo Skype) y cuales pueden esperar hasta la siguiente reunión de revisión de progresos.

A veces lo que crees que necesita una visita al despacho lo puedes resolver con una video llamada o un simple vídeo explicativo del funcionamiento de una herramienta. Una herramienta que utilizo mucho para estos casos es Loom.

Comunica los cambios importantes en tiempo

Si se da un cambio importante en el proyecto, debes comunicarlo a la mayor brevedad al resto del equipo. No hay nada de fastidie más que darte cuenta de que has estado trabajando en vano.

CONCLUSIÓN

Sea cual sea tu tipo de organización o empresa, la comunicación efectiva es un factor muy importante para tener éxito en cada proyecto, por lo que debe ser uno de tus grandes objetivos a alcanzar desde este momento, si no lo era ya.

Desarrolla y difunde un protocolo con los elementos de comunicación efectiva en tu empresa que contenga estas máximas:

  1. Establece un propósito
  2. Realiza una escucha activa
  3. Ponte en el lugar del otro.
  4. Desarrolla una comunicación asertiva
  5. Expresa con tu tono de voz y tu cuerpo lo que dices con tus palabras
  6. Sé breve y claro en tu exposición
  7. Olvida los prejuicios
  8. Da y pide feedback
  9. Confirma que se ha recibido tu mensaje y viceversa
  10. Utiliza el feedback a tu favor
  11. Comunica los avances en tiempo
  12. Define el canal y entorno de comunicación
  13. Comunica los cambios importantes en tiempo
“Los hombres sabios hablan porque tienen algo que decir, los tontos lo hacen porque tienen que decir algo.” – Platón Clic para tuitear
Ahora dime, ¿crees que estás realizando una comunicación efectiva en tu empresa?
¿Tienes alguna forma de mejorarla que no haya descrito en este artículo?
Pásate por los comentarios y, si tienes cualquier duda sobre el tema estaré encantado de ayudarte.

Abrazo y a seguir productivos

Música del artículo: Arin Ray, DRAM – Communication

Yan Vispo

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Ayudo a Ingenieros a gestionar la presión inherente al actual panorama multi-proyectos mediante las 3 claves de planificación: Propósito, hábitos y estrategias.

Mi propósito es ayudarte a enfocar tu atención en las tareas adecuadas para que consigas tus objetivos con el menor de los esfuerzos y dispongas de la energía para disfrutar de lo que realmente te apasiona en la vida.